Till grund för beslutet ligger en översyn av de olika lagrings- och samarbetstjänsterna som används på universitetet. ITS har i samarbete med Kommunikationsenheten tittat på de olika tjänsterna utifrån flera kriterier och tagit fram en rekommendation.
Underlaget med genomförd översyn och rekommendationen har gått på remiss inför rektorsbeslut. Nu är rekommendationen beslutad av rektor.
Rekommendationen
Office 365 (och alla applikationer som ingår, till exempel OneDrive, Teams, Sharepoint) ska användas för att lagra, dela och samarbeta kring dokument utan skyddsvärd information.
Trygg filyta ska användas för att lagra och dela dokument med personuppgifter och information med högre säkerhetsklass, till exempel sekretess.
Dessa rekommenderade tjänster kommer att finansieras universitetsgemensamt, delvis genom besparingar av avvecklade tjänster och delvis tillskjutna medel (enligt budgetförslag inför 2021). Tills vidare, då tjänsten saknar gemensam finansiering, finns möjlighet att köpa tjänsten.
Mer om Office 365
Mer om Trygg filyta
Många olika lösningar skapar förvirring
Anledningen till att man tagit fram en rekommendation är att universitetet vill ha ett renodlat utbud som möter verksamhetens behov. De tjänster som universitetet erbjuder måste uppfylla nödvändiga säkerhets-, legala, tekniska och ekonomiska krav.
I dagsläget används många olika lösningar för att lagra dokument och samarbeta vilket kan krångla till det för användaren och verksamheten. Det blir svårt att veta vilken tjänst som ska användas till vad och information sprids ut på många olika ställen. Många av tjänsterna uppfyller inte heller de krav som ställs på en molntjänst.
– Med den här rekommendationen vill vi göra det så enkelt och tydligt som möjligt för användaren. Tjänsterna som universitetet erbjuder ska vara säkra, användarvänliga. Som användare ska man känna sig trygg och få bra support och hjälp som stöd för arbetet, säger Ali Foroutan-Rad, enhetschef vid ITS.
Tjänster som inte uppfyller kraven avvecklas
De tjänster som inte uppfyller de nödvändiga kraven kommer avvecklas. Det är Box, Gapps och samarbetsytorna på Aurora.
- Box uppfyller inte vissa säkerhetskrav som handlar om att tjänsten ligger utanför Europa.
- Gapps uppfyller inte vissa juridiska krav som handlar om GDPR och personuppgiftsavtal.
- Samarbetsytor på Aurora bygger på Sharepoint 2013, en produkt som inte längre vidareutvecklas av Microsoft och där support på produkten kommer att upphöra. Samarbetsytorna och dokumentdelningsfunktionen i Aurora har därmed nått slutet på sin livscykel och behöver ersättas.
– Vi har förståelse för att de här tjänsterna används av många i verksamheten idag. Avvecklingens timing och takt kommer vi givetvis ta hänsyn till, och därför kommer avvecklandet och förändringen att få ta tid. Ingenting kommer flyttas eller tas bort utan ägarens vetskap, säger Johan Carlsson, ansvarig för teknik vid ITS.
Du kan redan nu flytta över dina filer från Box till OneDrive
Du kan redan nu börja använda OneDrive i Office 365 för lagring av filer.
Läs mer om att flytta över filer från Box till Onedrive
Gapps och samarbetsytorna i Aurora kommer avvecklas på längre sikt, fram till sommaren 2021. Du som lagrar innehåll i dessa tjänster kommer behöva flytta över det till någon av apparna i Office 365, förslagsvis Teams eller Onedrive. Mer information kommer längre fram.