Strax innan sommaren 2020 fick Linnéa Eriksson Östberg uppdraget från sin prefekt vid Statsvetenskapliga institutionen att ta fram en ny lösning för deras samarbetsytor.
Parallellt pågick ett förbättringsarbete med den interna kommunikationen och beslutsprocesser vilket skulle vara grunden för den nya lösningen. Vid utformning av den nya samarbetslösningen har de arbetat noggrant med att skapa en tydlig struktur som stödjer beslutsprocesserna på ett logiskt sätt. Detta har varit viktigt för att skapa en så bra övergång som möjligt till det nya arbetssättet.
- Att bygga ett team väldigt verksamhetsnära har i sig skapat en positiv inställning för att man ser behovet då det är så kopplat till det man gör, säger Linnéa.
Teams som ett paraply
Det första steget mot att välja en ny lösning var att Linnéa tillsammans med några kollegor från institutionen inventerade de befintliga samarbetsytorna ur olika perspektiv (vad, vem, hur och varför) och gemensamt diskuterade idéer utifrån olika behov som identifierats. De hade även dialog med en representant på ITS för att få en bredare förståelse över vilka möjligheter som finns i Office 365. Ledningen har också löpande involverats och fått tycka till om förslag, lösningar och arbetssätt.
Slutligen valde institutionen att arbeta Teams då det i jämförelse med Sharepoint ansågs vara mer självinstruerande och därför har en lägre tröskel för slutanvändare och för de som ska arbeta administrativt. Linnéa beskriver teamsappen som ett paraply där institutionens anställda kan samla sina samarbetsytor och sin kommunikation. Hon utvecklar:
- Teams i sig gav en layout och struktur som vi annars behövde bygga i Sharepoint.
Under hösten 2020 har de successivt bjudit in grupper till teamen och i samband med årets första APT hölls en kort utbildning om Teams med ITS och Statsvetenskapliga institutionen flyttade officiellt över från samarbetsytorna på Aurora till teamen i Teams.
Flyttens olika steg
- Uppdrag från prefekt
- Inventering av samarbetsytor i Aurora
- Idégenerering
- Presentation och beslut i ledningsgruppen
- Successivt införande
- Utbildning på APT inför officiell övergång
Två samarbetsytor blev tre
Innan flytten lagrades gemensamma dokument på samarbetsytorna. Vid samarbete skickades filer ofta i e-post och ibland även på USB. Vid kommunikation har e-post, sändlistor och Skype varit de stora kommunikationsvägarna. Idag arbetar institutionen i Teams dit de flyttat både filer och stor del av deras kommunikation.
På Aurora hade institutionen två samarbetsytor: en för institutionen och en för Centrum för skolledarutveckling. Att ha två separata team för dessa kändes naturligt då Centrum för skolledarutveckling består av representanter från andra institutioner och enheter som inte behöver ta del av institutionens interna arbete. Det beslutades också av liknande skäl att skapa ett ytterligare team där Högre Seminarier bröts ut från den tidigare institutionsövergripande samarbetsytan.
Behovet av att skapa tre team grundade sig framförallt i vilka som skulle ha behörighet till informationen i respektive team. I de olika teamen har man också arbetet med att både ha öppna och privata kanaler, beroende på vilka medlemmar inom teamet som ska ha möjlighet att ta del av vilket innehåll.
Hur blev det då?
Linnéa beskriver att de till en början fick prova sig fram och upptäcka vad som fungerade och inte medan de försökte lära känna verktyget och skämtar sedan om att ett tips till andra är att inte vara först ut med att flytta. Valet föll på Teams då det kändes enklare att överblicka men valet kanske hade sett annorlunda ut om de haft mer kompetens i Sharepoint, men hon trycker extra på att det bara är spekulationer. Hon poängterar även att en samarbetslösning i Teams inte behöver ses som skriven i sten, den kan förändras i samband med att behoven förändras.
Intervjun med Linnéa hölls i slutet på april och de hade då hunnit arbeta i sina nya samarbetsytor ett tag. De är mitt uppe i en utvärdering av nuvarande lösning och Linnéa berättar att hennes bild är att införandet har varit övervägande positivt. Det är förstås aldrig enkelt eller smärtfritt att byta verktyg och arbetssätt och just denna gång har senaste tidens systembyten vid Umeå universitet påverkat. Linnéa betonar därför att det är viktigt för användaren att det finns ett genomtänkt arbetssätt och en tydlig struktur.
- Om det krävs ett nytt system och det krävs ett nytt arbetssätt, då vill de inte komma in i en byggarbetsplats. De vill ha ett färdigt hus där man vet exakt var dörrarna och fönstren sitter.
Framgångsfaktorer
- Ett tydligt uppdrag och stöd från ledningen
- En tydlig vision som genomsyrade kommunikationen från både ledning och projekt - "Det här är det som gäller, det här ska vi göra och alla ska med"
- Att bygga teamet verksamhetsnära med fokus på att stötta de interna beslutsprocesserna.
Tips från Linnéa
- Gå med i Användarforum för Office 365! - I forumet kan du hitta personerna att ta hjälp av
- Sitt inte på din kammare och fundera, fråga andra och hitta likasinnade
- Se till att ledningen stöttar och se till att det går att avsätta tid.
- Försök tänka så verksamhetsnära som möjligt – om man ser en vinning med det, då är det något man vill använda.
- Prata med era användare – det är svårt att se andras behov utan att fråga
- Låt det ta tid att reflektera och tänka igenom syfte och mål
Kommande intervjuer
Kommande intervjuer kommer att publiceras i Aurora samt på webbsidan för Användarstöd i Office 365.