Del 1- Statsvetenskapliga institutionen
Behovet av att förbättra den interna kommunikationen inom institutionen för Kirurgisk och perioperativ vetenskap har länge varit stort. I samband med medarbetarundersökningen 2018 kom det fram att kommunikation var ett av utvecklingsområdena.
Institutionen har de senaste åren använt sin samarbetsyta på Aurora till statisk information och gemensamma dokument men användningen har varit väldigt begränsad och statistiken visar i genomsnitt en besökare per dag. Mycket av informationen gick därför istället ut via mejl eller på möten. Det fanns flera utmaningar även med detta tillvägagångssätt då många på institutionen arbetar kliniskt med kombinerade anställningar och inte alltid har tid att läsa alla mejl som inkommer eller delta på möten och därför missar viktig information.
Bygga på något som ligger i framtiden
Eftersom samarbetsytan i Aurora inte användes så mycket så kändes det inte relevant att göra ett omtag med att förbättra den. Samtidigt gick också ryktet om att samarbetsytorna på Aurora skulle avvecklas. Detta gjorde att Linnéa valde att lyfta frågan till prefekten om att blicka framåt mot en ny lösning.
- Istället för att bygga på något som inte används idag, som sen kanske upphör ville vi bygga på något som ligger i framtiden, säger Linnéa.
Linnéa hade under våren 2020 gått några mindre utbildningar om Teams och såg potentialen med verktyget, speciellt för distansarbete. Trots detta valde institutionen inte Teams som lösning för sin nya samarbetsyta. Efter flera diskussioner med sina administratörskollegor framkom att det största behovet inom institutionen var att förbättra den statiska informationen och envägskommunikationen. Valet föll därför på Sharepoint. Det behövdes en tydlig visualisering med genvägar till information på Aurora, olika dokument och nyheter. Den nya samarbetslösningen skulle göra det enkelt för användaren att ta del av information och bli ett naturligt intranät för institutionen.
- Då blev valet ganska självklart - att det skulle bli mer en hemsida man går till för att leta information och inte Teams som är mer för interaktion och samarbete, konstaterar Linnéa.
Ett nav för de anställda
En ny Sharepoint-yta skapades dit den befintliga strukturen av information med tillhörande filträd flyttades från den dåvarande samarbetsytan på Aurora. Den gamla strukturen fick vara grunden för det arbete som gjorts fram tills idag. Linnéa beskriver att den nya lösningen i Sharepoint fungerar som ett nav dit de anställda kan gå för att få en överblick av all information som är bra att ta del av.
Startsidan som de möts av innehåller nyheter och händelser och med hjälp av den inbyggda nyhetsmodulen publiceras allt från intressanta artiklar från bland annat VK och SVT till påminnelser och viktig information. Under nyhetsmodulen hittar de också en institutionsgemensam kalender med APT-möten, disputationer och seminarier. Här finns också genvägar och olika utvalda RSS-flöden med nyheter från exempelvis Aurora och Medfak.
Under startsidan har Linnéa även skapat sidor för till exempel forskningsstöd, ekonomi och IT. På dessa sidor hittar de anställda kontaktuppgifter till kontaktpersoner, genvägar till Aurora och relevant information om de olika områdena. Tanken är att anställda ska slippa gå till olika hemsidor och system för att hitta relevant information utan allt ska gå att hitta på en och samma plats.
- Det ska kännas lite som ett hem eller som dit man går för att starta och sedan klicka sig vidare för att hitta den information som man söker, beskriver Linnéa.
Institutionens nya intranät lanserades i slutet av juni 2020 och arbetet fortsatte under augusti med introduktion och utbildning internt. Till sin hjälp i lanseringen har Linnéa flitigt använt institutionens interna nyhetsbrev där hon uppmuntrat kollegorna att besöka intranätet genom att länka till de olika nyheterna och informationssidorna. På detta sätt har hon styrt trafiken och engagerat användaren att själv gå till ytan för att ta del av informationen.
Framgångar och utmaningar
Under utvecklandet av det nya intranätet har Linnéa fått ett bra stöd av sin administratörsgrupp men även från MedFaks andra webbredaktörer. Även om de tillhör olika verksamheter står de ofta inför samma eller liknande utmaningar. Webbredaktörerna har träffats varannan vecka i en mindre grupp för att utbyta erfarenheter och diskutera olika lösningar. Att tillsammans hjälpas åt och inspireras av varandra är något som uppskattats och värderats högt.
Linnéa lyfter den senaste tidens systembyten som en utmaning vid deras lansering. Deras kombinerade anställningar har också varit en annan utmaning - med konton både hos Region Västerbotten och hos Umeå universitet. Det har ibland varit förvirrande för de anställda vilket konto de ska använda och ibland har det inte fungerat som de har önskat. Linnéa beskriver även att en av lärdomarna hon tar med sig är att initialt ha en tydligare strategi för vilken information som ska finnas och vad som ska kommuniceras. Idag är detta något som fått växa fram med tiden.
Trots de utmaningar som uppstått på vägen så har det nya intranätet i Sharepoint tagits emot väl – vilket visade sig i den senaste medarbetarundersökningen. Något som Linnéa påpekar känns väldigt roligt och kan ses som ett kvitto på att det går åt rätt håll med den interna kommunikationen. Resan för institutionen är dock inte över utan Linnéa understryker att det sker en ständig utvärdering över vad som saknas och kan förbättras på intranätet. Hon återkommer flertalet gånger till att det finns en strävan om att hålla det så enkelt som möjligt. Det är en levande process med det varaktiga målet att förenkla och underlätta för användarna att hitta och få relevant information.
Tips från Linnéa
- Ta reda på hur andra gör och var inte rädd att fråga.
- Utgå från behoven och förankra i verksamheten under införandet.
- Håll det enkelt och lättarbetat för att det ska vara lätt att uppdatera och för att medarbetarna enkelt ska kunna ta till sig informationen.
- Satsa på utbildningsinsatser och en tydlig introduktion för användarna så att de tidigt förstår hur det kan använda intranätet.
- Se på lösningen som en levande process som hela tiden kan utvecklas och förbättras.