Internrevisionen har på uppdrag av universitetsstyrelsen genomfört ett projekt om ekonomistyrning på institutionsnivå. Syftet var att få en fördjupad bild av hantering av tilldelade resurser och utmaningar vad gäller budget- och prognosarbete. Bakgrunden är att universitetet har redovisat ett betydande ekonomiskt överskott de senaste fem åren, vilket är problematiskt då resurserna ska användas för att bedriva utbildning och forskning av hög kvalitet.
Susanne Hellqvist, Internrevision
Foto: Mattias Pettersson
− Projektet har syftat till att gå bakom siffrorna och få en fördjupad bild av vilka förutsättningar och utmaningar som verksamheterna står inför i budget- och prognosarbetet. Universitetets institutioner och enheter ser väldigt olika ut vad gäller exempelvis antal anställda, årlig omsättning och hur stor andel av verksamheten som är anslagsfinansierad respektive externfinansierad, säger Susanne Hellqvist, internrevisionschef.
Inom projektet har internrevisionen tittat på det praktiska budget- och prognosarbetet, tagit del av ekonomiska underlag, intervjuat företrädare vid åtta institutioner, stämt av med dekan och kanslichef vid respektive fakultet samt universitetets budgetchef. Frågorna har bland annat rört principer för budgetering, institutioners förutsättningar att lägga realistiska budgetar, behov av utvecklat stöd inom ekonomiområdet, resursfördelningsmodeller och ekonomisk uppföljning.
− Det finns flera faktorer som påverkar hur ekonomistyrningen fungerar, exempelvis hur våra interna modeller för resurstilldelning ser ut och hur chefskapet är organiserat. En viktig iakttagelse i rapporten är behovet av att stärka det ekonomiadministrativa stödet på institutionsnivå, säger Susanne Hellqvist.
Rekommendationer och åtgärder
Internrevisionen har utifrån iakttagelser i projektet tagit fram fyra rekommendationer till universitetsledningen. Därefter har universitetsledningen tagit fram ett svar med förslag till åtgärder, som stämts av med planeringsenheten och ekonomienheten. Nedan presenteras en förkortad version av dessa rekommendationer och svar.
1. Tydliggör förutsättningar och plan för finansiering av särskilda satsningar
Universitetsledningens kommentar och åtgärder:
För att finansiera universitetets särskilda satsningar planerar universitetsledningen att använda indraget positiv resultat 2021 och framåt, eventuellt överskott inom internhyresramen samt exempelvis eventuella överskott på räntekontot. När det gäller satsningen på insatser 315 mnkr överstiger medel för att finansiera satsningen faktiskt utbetalda belopp 2021. Detta innebär att en del av kommande utbetalningar inom satsningen redan är finansierade av indragna medel 2021.
Universitetsledningen planerar att göra motsvarande avstämningar efter varje budgetår samt kommer att föreslå att styrelsen vidtar ytterligare åtgärder vid behov.
2. Överväg om fler delar i universitetets ekonomiska styrmodell ska följa den treåriga planeringsperioden, exempelvis indrag av medel vart tredje år i stället för varje år och längre dispositionstider för tilldelade medel i särskilda satsningar
Universitetsledningens kommentar och åtgärder:
Universitetsledningen instämmer i vikten av långsiktighet. Vi har därför tagit fram beslut och förslag i linje med det, exempelvis treårig avräkning för utbildningsanslaget. Inför budgetåren 2023—2025 kommer förslag om i huvudsak fasta budgetramar för utbildning på grundnivå och avancerad nivå.
Universitetsledningen instämmer med internrevisionen kring att en fördel med att dra in på resultat är att det inte riskerar att störa institutionernas planer för förbrukning av myndighetskapital.
Dispositionstiderna för forskningssatsningen kommer att förlängas.
Universitetsledningens genomförda omvärldsanalys med Uppsala och Örebro bekräftar att ett årligt indrag av överskott är en viktig faktor för nyttjande av resurser.
3. Ekonomiska planeringsanvisningar bör omfatta krav på att institutioner och enheter årligen ska analysera sitt myndighetskapital och kunna redogöra för hur stor andel av medlen som det finns en planerad förbrukning för
Universitetsledningens kommentar och åtgärder:
Universitetsledningen instämmer och kommer att ta fram förslag på kompletterande anvisningar för analys av myndighetskapital inför år 2023.
4. Se över hur det ekonomiadministrativa stödet kan stärkas på institutionsnivå genom fortsatt utveckling av systemstöd, utökat ekonomiadministrativt lärande över fakultetsgränserna, kvalitetssäkrade rekryteringsprocesser och utvecklat kompetensutvecklingsutbud. Överväg att se över ekonomibefattningar och möjligheter för verksamheter att på institutionsnivå att vid behov kunna tillsätta befattningar som ekonom och controller.
Universitetsledningens kommentar och åtgärder:
Universitetsledningen instämmer och kommer att genomföra aktiviteter i syfte att stärka det administrativa stödet inom ekonomiområdet.
Ekonomipoolen vid Ekonomienheten inom Universitetsförvaltningen har förstärkts med ytterligare en medarbetare samt permanentades i början på år 2022.
Ett arbete pågår med att ge mer stöd från universitetsgemensam nivå och fakultetsnivå inför institutionernas och enheternas budgetering. De senaste fem åren har det ekonomiska resultatet varit högre än budgeterat. Planeringsenheten och Medicinsk fakultet kommer att genomföra en studie utifrån internrevisionens rapport under våren av 2022, i syfte att få mer information om hur stöd inom ekonomiområdet kan utvecklas och förbättras. Åtgärder kommer att vidtas utifrån detta arbete.
I dagsläget är det svårt att rekrytera ekonomer på samtliga organisatoriska nivåer. En översyn av befattningar inom ekonomi kommer att göras, med målet att det ska finnas attraktiva befattningar på institutionsnivå, fakultetsnivå och universitetsgemensam nivå.
Delrapport för översyn av prefektvillkor
Internrevisionen har tidigare granskat prefekters och föreståndares villkor och förutsättningar. Baserat på rapportens slutsatser beslutade universitetsstyrelsen den 2 juni 2020 att genomföra en översyn av prefektvillkoren, med avsikt att överbygga brister i villkor och förutsättningar. Vid styrelsemötet den 20 april fick universitetsstyrelsen en delrapport med status för vidtagna, pågående och planerade åtgärder.
Översynen genomförs i form av tre delprojekt: 1) Framtidens prefektroll – villkor och förutsättningar 2) Ledarutveckling och utbildning 3) Administrativt stöd.
Sammanfattningsvis har översynen genomförts enligt plan, även om arbetet för att ge prefekter och föreståndare bästa möjliga förutsättningar är ett ständigt utvecklingsarbete där nya förutsättningar och utmaningar uppkommer löpande. Några exempel på genomförda och pågående insatser är revidering av styrdokument så som universitetets chefs- och ledarskapspolicy, villkorsavtal och utseendeprocessen av prefekter, föreståndare och dekaner, utvärdering och beslut om digital utbildningsplattform, digitalisering och utveckling av chefsintroduktionen och rekrytering av ett utökat centralt chefsstöd inom området misskötsamhet, trakasserier och sexuella trakasserier.
Vill du veta mer?
Om internrevisionens rapport Ekonomistyrning på institutionsnivå, kontakta Susanne Hellqvist
Om universitetets åtgärder för ekonomistyrning på institutionsnivå, kontakta Per Ragnarsson
Om delrapport för översyn av prefektvillkor, kontakta Lars Nordlander