Val- och utseendeärenden

Beredningsprocessen för handläggning av val- och utseendeärenden ska utgå från nedanstående steg.

Initiering

Externt organ

Anmodan inkommer utifrån om att utse eller nominera personer till externt organ. Ärendet fördelas till handläggare och eventuellt samråd.

Internt organ

Nyinrättande av internt organ, utgående mandatperiod eller fyllnadsval.

Beredning

I normalfallet finns anvisningar i instruktion/stadgar för berört organ. Alternativt fastställs specifika bestämmelser genom beslut av rektor enligt gängse beslutsordning inför rektors beslutsmöte. Utskick till berörda fakulteter/Lärarhögskolan för att inkomma med förslag på kandidater.

Jävsprövning

Vid Umeå universitet ska all handläggning och beslutsfattande präglas av objektivitet, saklighet och opartiskhet. Som en del av detta ska en jävsprövning genomföras vid utseende av externa personer till organ och uppdrag vid Umeå universitet. Exempelvis

Styrelser (exempelvis universitetsstyrelsen och styrelsen för Umeå universitetsbibliotek)
Nämnder (exempelvis fakultetsnämnder och disciplinnämnden)
Styrgrupper (exempelvis styrgrupp för centrum eller motsvarande)
Rådgivande organ, advisory board eller motsvarande (exempelvis råd för arbetsenheter)
Andra motsvarande organ

Till stöd bör mall för Jävsprövning inför utseende av externa personer till organ och uppdrag vid Umeå universitet användas.

Samråd med universitetsledningen

Avstämning ska ske med berörd person i universitetsledningen om ärendet är lottat på samråd eller om det finns bestämmelser om detta i berörd instruktion/motsvarande.

Gatekeeping

Ärendet ska godkännas av akademisekreteraren innan det går vidare till rektor för beslut.

Beslut

Rektor

Rektor beslutar om utseende eller nominering. Läs Vanliga frågor inför rektors beslutsmöte och kontakta registratur och arkiv för rutiner inför rektors beslutsmöte.

Information

Expediering

Beslutet ska expedieras till dem som närmast berörs. Ansvarig handläggare meddelar expedieringslista till registraturen.

Information genom nyhet på webb

Utifrån bedömning av biträdande universitetsdirektör och i samråd med Kommunikationsenheten tas en nyhet fram för publicering på lämplig webb och, om det anses relevant, genom nyhetsbrevet Nyheter för anställda och/eller Chefsnytt.