Kvalitetsarbete

    I Universitetsförvaltningens målbild, som har utarbetats av enhetscheferna och som fastställdes våren 2016, ingår bland annat att leverera resultat med rätt kvalitet och att tillsammans driva ständiga förbättringar. En strategi för att nå detta är att kontinuerligt se över och vidareutveckla Universitetsförvaltningens arbetsmetoder.

    Samordning av verksamhetsstöd

    Universitetsförvaltningen arbetar medvetet med att samordna verksamhetsstödet inom förvaltningen. Detta sker genom att, i takt med pensionsavgångar och andra förändringar av resursbehov, successivt flytta framför allt ekonomi- och personalresurser från respektive enhet till Ekonomienheten och Personalenheten. Syftet är att minska sårbarheten med att ha en eller fåtal resurser inom ett område på en enhet, men även att säkerställa kompetens- och processutveckling samt likriktning inom ekonomi- och personalfrågor.

    Hur genomförs en audit?

    Sedan hösten 2016 genomför Universitetsförvaltningen enhetsaudits. Syftet är att utveckla kvaliteten i vår verksamhet och att lyfta goda exempel.

    Auditgrupp inför varje audit

    Varje enhet genomlyses av en auditgrupp, som består av representanter från både Universitetsförvaltningen och den akademiska verksamheten. Auditgruppen byts ut inför varje audit och består av en kanslichef, en prefekt, en enhetschef från förvaltningen (ordförande) samt förvaltningens verksamhetscontroller (sekreterare).

    SWOT-analys görs av aktuell enhet

    Den enhet som ska granskas inleder med att genomföra en SWOT-analys med inriktning mot kvalitets- och förbättringsarbete. Auditgruppen går sedan igenom SWOT-analysen samt enhetens senaste verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser. Baserat på det materialet förbereder auditgruppen ett antal frågor som ställs vid dialoger med olika grupper av anställda inom enheten, vanligtvis medarbetare, områdeschefer, ledningsgrupp, och enhetschef.

    Allt sammanställs till en rapport

    Auditgruppen sammanställer en rapport, där man reflekterar över de svar man fått och vilka förslag till förbättringar man rekommenderar. I rapporten beskrivs även de goda exempel som man funnit. Enhetschefen får möjlighet att kommentera rapporten, varefter den presenteras för personalen på enheten. Resultatet av auditen återrapporteras även till universitetsdirektör och förvaltningens ledningsgrupp. Efter sex månader görs en uppföljning, där enhetschefen får kommentera de förbättringsförslag auditgruppen föreslagit.

    Genomförda audits - sammanfattningar

    Nedan listas de audits som hittills genomförts.

    Lokalförsörjningsenheten

    Auditen vid lokalförsörjningsenheten slutfördes i december 2021. Auditgruppen rekommenderar följande:

    • Engagerade medarbetare är med i planeringen, men eftersom enhetens uppdrag nu består av flera olika delar kan det vara en idé att reflektera kring vilka delar som alla medarbetare ska vara delaktiga i, och vad som kan göras i mindre grupper på till exempel planeringsdag.
    • I SWOT-analysen anges avsaknad av systematiskt uppföljningsarbete inom LOK som en svaghet. Det systematiska arbetet med olika typer av uppföljningar av verksamheten kan ge många möjligheter och utveckla både medarbetare och verksamhet .
    • Fundera lite över om kompetensdelning och kompetensutveckling kan vara ett sätt att minska sårbarheten när viktig kompetens endast finns hos enstaka individer.
    • Dialog med universitets- och förvaltningsledning diskutera mandat och uppdrag nu när lokalförsörjningsenheten fått ett bredare uppdrag än vad enhetens namn indikerar.
    • Enhetens inre organisation upplevs otydlig både av medarbetare och utomstående. Olika delar av LOKs uppdrag bör tydliggöras inklusive chefsområden/ansvar.
    • Ta fram en kommunikationsplan som stödjer de områdenas olika uppdrag och för att tydliggöra vad som erbjuds inom de olika ansvarsområdena
    • Vara stolta över det stora engagemang som medarbetarna känner för sin enhet, uppdrag och jobb
    • Fundera på ett namnbyte

    Kommunikationsenheten

    Auditen vid Kommunikationsenheten inleddes i slutet av 2019. Rapporten var i princip klar att fastställas i slutet av februari, men arbetet försenades till följd av hanteringen av coronapandemin. Rapporten fastställdes därför först i september 2020 och presenterades för medarbetarna vid Kommunikationsenheten i början av november. Några av de förslag auditgruppen lämnade var att:

    • Inom enheten och i dialog med universitetsdirektör och verksamheten, tydliggöra enhetens uppdrag, mål och roll

    • Förankra roller och ansvarsfördelningar med universitetsdirektör och fakultetsledningar

    • Skapa ömsesidig förståelse för verksamhetens behov och Kommunikationsenhetens förutsättningar

    • Analysera, tillgängliggöra och informera om den statistik och de analyser som finns

    • Utforma fler styrdokument, till exempel kommunikationsplan, för kommunikationsarbetet

    • Reflektera över de näringslivsanknutna begrepp ("kund", "uppdrag") som enheten använder

    • Genomföra omvärldsanalyser av andra lärosätens kommunikationsverksamheter

    Personalenheten

    Under våren 2019 genomfördes en audit av Personalenheten, och resultatet presenterades för medarbetarna vid enheten i slutet av augusti 2019. Några av de rekommendationer som auditgruppen gav till enheten var att:

    • Föra en konkret diskussion om uppdraget och prioriterade områden
    • Utveckla skriftlig information och checklistor att hänvisa till vid frågor
    • Genomföra de planerade dialogerna med fakulteterna, för att diskutera ansvarsfördelning och processer
    • Genomföra en systematiserad insamling av synpunkter och behov, till exempel via kundundersökningar eller referensgrupper, eller genom att förändra befintliga inrapporteringsmallar
    • Diskutera behovet av en arbetsrättsjurist inom universitetet
    • Införa en levande aktivitetslista för mindre insatser och aktiviteter, som löpande följs upp
    • Överväga att införa stå-uppmöten för korta avstämningar och informationsspridning inom enheten

    International Office

    Auditen vid International Office avslutades i januari 2019, och rapporten innehöll följande rekommendationer till enheten:

    • Formulera tydliga mål och strategier för verksamheten, i dialog med universitetsledningen
    • Identifiera (och vid behov utveckla) lämpliga plattformar och former för dialog med universitetsledning, fakulteter och institutioner
    • Slutför påbörjad verksamhetsanalys och använd den tillsammans med de förtydligade målen för verksamheten för att analysera hur verksamheten bäst organiseras och vilken typ av kompetens som behövs
    • Utforma backup för prioriterade funktioner
    • Utveckla dialogen med USSR
    • Diskutera vilken intern uppföljning som behövs och hur den ska utformas
    • Se över kommunikationsplanen och ta fram nya strategier anpassade för respektive målgrupp

    Enheten för externa relationer

    Under vårvintern 2018 genomfördes en audit vid Enheten för externa relationer. Auditgruppen lämnade bland annat följande förslag till enheten:

    • Agera proaktivt och ta initiativ i frågan om enhetens uppdrag i samverkan med fakultetsledningarna
    • Involvera medarbetarna i framtagandet av strategier för hur enheten ska tackla de nya förutsättningarna och den nya inriktningen
    • Färdigställ den påbörjade kommunikationsplanen i samband med visions- och strategiarbetet för det nya uppdraget
    • Förbättra strukturen i överlämning av information som framkommer i dialogerna med fakultetsledningar och institutioner
    • Fortsätt att kartlägga och beskriva processer i verksamheten
    • Fortsätt att utveckla mått och mätetal i verksamheten för att kunna följa utveckling över tid och synliggöra verksamhetens utveckling

    Studentcentrum

    Auditen vid Studentcentrum genomfördes i december 2017, och resulterade i bland annat följande förslag från auditgruppen:

    • Det gedigna processarbete och arbetet med ständiga förbättringar som genomförts och fortsätter utvecklas på enheten, bör spridas till andra förvaltningsenheter
    • Processarbetet bör kompletteras med ett tydliggörande kring  ansvarsfördelningen mellan Studentcentrum och institutioner
    • Studentcentrum skulle också kunna arbeta för att utveckla den lokala studievägledningen och studieadministrationen
    • Kundundersökningarna kan utvecklas, dels genom att införa uppföljande kundundersökningar, dels genom att försöka ta reda på vad de som inte kontaktar Studentcentrum har för eventuella behov och hur de kan nås
    • Transparensen från enhetens ledning och den medvetna delegeringen av ansvar och befogenheter till medarbetarna bör värnas

    Ekonomienheten

    De förslag som lämnades till Ekonomienheten efter auditen under hösten 2017 var bland annat:

    • En systematisk utvärdering av enhetens forum/träffar/utbildningar skulle kunna vara ett bra komplement till befintliga utvärderingar
    • Ekonomienheten skulle kunna fungera som sakkunniga vid rekrytering av ekonomipersonal till institutioner
    • Den arbetsrotation som har påbörjats skulle kunna utvecklas till att omfatta fler funktioner/arbetsuppgifter
    • Den övergripande ekonomiadministrativa processen skulle behöva kartläggas
    • Ett utvecklat samarbete eller sammanslagning med Upphandling kan höja kvaliteten i inköpsprocessen
    • Medarbetarna bör göras mer delaktiga i enhetens vision, mål, övergripande processer och resultat
    • En revidering av den strategiska kompetensförsörjningsplanen bör genomföras

    Universitetsservice

    Vid auditen av Universitetsservice våren 2017 föreslog auditgruppen bland annat följande:

    • De övergripande målen bör brytas ned till verksamhetsnära mål i dialog med medarbetarna
    • Multikompetens är ett bra sätt att utveckla verksamheten och medarbetarna, men enklare arbetsuppgifter behöver också behållas i vissa tjänster, samtidigt som det är viktigt att behålla specialisttjänsterna kring teknik
    • Dialogen mellan FM-chefer och utvecklingsledare behöver utvecklas, och ansvarsfördelningen mellan dem tydliggöras
    • Ett strukturerat och lättillgängligt sätt att dela goda exempel inom organisationen skulle vara bra, t ex studiebesök eller personalutbyten
    • Det närvarande ledarskapet behöver utökas, för både medarbetare och kunder
    • Den externa benchmarkingen skulle behöva kompletteras med egna undersökningar, för att kunna utvärdera hela Universitetsservice tjänsteutbud och även kunna jämföra mellan husen
    • Kunderna och medarbetarna behöver bli mer medvetna om servicenivåerna och prissättningen

    Universitetsledningens kansli

    Den första auditen genomfördes på Universitetsledningens kansli hösten 2016. Några av de förslag som lämnades efter auditen var:

    • Juristerna bör fundera på en funktionsbrevlåda, eventuellt kopplad till Infocenter
    • Både jurister och upphandlingen skulle kunna låta Infocenter hantera "inkorgen" och prioritera i den (i enlighet med de direktiv som ges)
    • Man skulle kunna korsbefrukta verksamhetsområdena ytterligare när det gäller hur man arbetar med nyckeltal, mål och arbetsflöden/processer
    • Den strategiska planeringen och samordningen kan stärkas
    • Gemensamma planeringsdagar med fler gemensamma frågor skulle kunna ge ett mervärde
    • Alla nivåer av medarbetare bör ges möjlighet att vara med i diskussioner om områdets uppdrag, mål och framtid
    • Upphandlingen bör gå vidare med tanken på att skaffa sig formella eller informella kanaler ut i verksamheten
    Anja Axelsson
    2021-12-20