Enheten upprättar bokslut enligt god redovisningssed och upprätthåller god intern kontroll och god redovisningskompetens. Utifrån interna och externa krav ska enheten utarbeta underlag till beslut och ekonomisk uppföljning samt erbjuda service och expertstöd till alla nivåer inom universitetet.
Stöd till ekonomiadministration
Universitetet är en myndighet vars verksamhet till stor del finansieras med statliga medel, och granskas därför årligen utifrån myndighetsspecifika regler av Riksrevisionen. Felaktigheter i vår ekonomihantering eller redovisning kan ge konsekvenser både för enskilda individer och universitetet i stort. Det är därför viktigt att alltid följa regelverk och uppställda processer.
Du kan läsa mer om området på samarbetsytan Ekonomiadministration eller kontakta din institutions eller enhets ekonomiadministratör för handledning och råd.
Vårt ekonomisystem Raindance
Universitetet har ett gemensamt ekonomisystem, Raindance. Systemet hanterar bland annat fakturor, bokföringsorder, projekt, budget, prognoser och rapporter. Vad du arbetar med i systemet beror på din roll och behörighet.
För att kunna arbeta i systemet behöver du ett användarnamn och lösenord som du ansöker om hos Ekonomienheten. I första hand är det ekonomiadministratörer på din institution eller enhet som ger dig en grundläggande utbildning. Behöver du en mer omfattande utbildning i systemet kontaktar du Ekonomienheten.
Du kan läsa mer om ekonomisystemet på samarbetsytan Ekonomiadministration.
Mallar och kalkyler för beräkningar
För att underlätta olika beräkningar finns mallar och kalkyler. Exempel på sådana är:
- fullkostnadskalkyl för ansökan om bidrag.
- kalkyl för beräkning av kostnader vid uppdragsutbildning.
- kalkyl för beräkning av kostnadsskillnad mellan lån och leasing av anläggningstillgång.
- kalkyl för löne- och lokalkostnader.
Beräkningsmallarna hittar du på samarbetsytan Ekonomiadministration.
Representation
Det finns ingen bestämd definition av begreppet representation, men vanliga kostnader för representation är till exempel mat och dryck. Representation kan vara extern eller intern och olika regler gäller för dessa. Representation är en viktig del av universitetets verksamhet. Reglerna för representation hittar du i Ekonomihandboken, kapitel 8.
Universitetet har som myndighet ett viktigt ansvar att vara återhållsamma när det gäller representation, den får aldrig vara lyxbetonad. Universitetets verksamhet granskas kontinuerligt av revisorer, finansiärer och media och det är av största vikt att vi följer gällande regler.
Varje tillfälle av representation ska vara noga planerad, gärna tillsammans med ekonomiadministratör, och i förväg förankrad med chef eller prefekt.
Gåvor
Alla former av gåvor betraktas som en form av representation. Kontakta din chef, prefekt eller ekonomiadministratör för att få veta mer om de regler och maxbelopp som gäller. Du hittar reglerna för gåvor i Ekonomihandboken, kapitel 8.
Forskningsprojekt och medfinansiering
När statliga myndigheter bidrar till forskningsprojekt, ska bidraget omfatta medel för både kärn- och stödverksamhet i samma proportioner som beräknats för projektet i sin helhet. Redovisningsmodellen innebär att universitetets olika verksamheter alltid ska ha full kostnadstäckning.
Medfinansiering av universitets- och fakultetsgemensamma kostnader ska endast ske undantagsvis. Målet ska alltid vara att försöka få så fullständig finansiering som möjligt från finansiärer. Vid ansökningar om forskningsbidrag ska fullkostnadskalkylen användas vid ansökningar för 50 000 kr eller mer. Fullkostnadskalkylen är ett stöd för att beräkna full kostnadstäckning.
Vi skiljer mellan medfinansiering och samfinansiering. Så här definierar vi begreppen:
Medfinansiering
Universitetet använder anslagsmedel till att täcka upp gemensamma kostnader i de fall när vi inte får full kostnadstäckning för dessa från finansiären.
Samfinansiering
Universitetet använder anslagsmedel till en kompletterande finansiering av både direkta och gemensamma kostnader i ett forskningsprojekt.
Avdelningar
Ekonomienheten(EA) kan delas in i fem områden: Ekonomisystemet Raindance, Reskontra, Redovisning, Uppdrag utanför EA samt Upphandling och inköp.
Ekonomisystemet Raindance
Teknik och användarfrågor såsom Behörighet i Raindance, nyupplägg av organisation, namnbyte, brevlådehantering och e-handel.
Raindance systemfrågor
raindance@umu.se
Behörigheter, Cirkulationsmallar & Lösenord
rd-anvandare.ea@umu.se
E-beställning och Marknadsplatsen
e-bestallning.ea@umu.se
Reskontra
Kundreskontran jobbar bland annat med upplägg av kunder, kundfakturor, betalningspåminnelser och inbetalningar. Leverantörsreskontran jobbar med leverantörsfakturor, SVE-fakturor etc.
Vid frågor
reskontra@umu.se
Redovisning
Redovisningsfrågor rör bland annat anläggningstillgångar, arkivering, externa medel, moms och representation.
Vid frågor
ea@umu.se
Uppdrag utanför EA
Användarstöd, utbildning, Budget & Prognos, Stiftelser, Fonder, Ekonomipoolen.
Ekonomipoolen
Har du akut behov av ekonomistöd? Då har du som prefekt/chef möjlighet att köpa ekonomiadministrativa tjänster från Ekonomienheten. Kontakta Birgitta Berglund.
Konsultuppdrag
Ekonomienheten sköter på uppdrag från Universitetsdirektören ekonomiadministrationen för de flesta av förvaltningens enheter.
Upphandling och inköp
Den centrala upphandlingsverksamheten har huvudansvaret för att samordna, planera, genomföra samt följa upp att universitetets upphandlingar görs med hög kvalitet och i enlighet med lagar och interna regelverk. Detta gör vi genom att
- Kartlägga, och där så är möjligt samordna, universitetets behov av varor och tjänster
- Planera och genomföra upphandling av varor och tjänster
- Utgöra verksamhetens stöd vid direktupphandlingar
- Tillhandahålla ramavtal, egna eller samordnade med andra offentliga myndigheter
- Presentera och tillhandahålla mottagaranpassad information om upphandlade varu- och tjänsteleverantörer för universitetets inköpare
- Bistå vid avtalskontroll och leveransuppföljning för att tillse att ingångna avtal följs samt leveranser sker i enligt med avtalade villkor
Kontakta upphandling och inköp: upphandling@umu.se