Chefen är ansvarig för såväl intäkter som kostnader samt att balans råder både inom och mellan verksamheter. Ansvaret omfattar samtliga medel, både internt fördelade statliga anslag och externa medel. Enligt ekonomistyrreglerna sätter ekonomin gräns för måluppfyllelsen vid konflikt mellan mål och medel.
Som chef måste du årligen upprätta:
- bokslut
- budget över institutionens samtliga intäkter och kostnader,
- bemanningsplan (personalkostnader)
Rektor har i beslut daterat 2023-03-10, dnr FS 1.1-455-23, fastställt Regel för chefens ansvar och behörighet att förfoga över myndighetens medel. Vid Umeå universitet är varje institution en ekonomisk resultatenhet. Med institution likställs i detta avseende enheter vid den centrala förvaltningen inklusive ITS, universitetsbiblioteket, samt högskolor och centrumbildningar. Vad som sägs om prefekter gäller även chefer vid dessa enheter.
Externa medel
Med externa medel menas bidrag och uppdragsmedel från statliga eller andra finansiärer samt försäljningsintäkter. Chefen fattar beslut om verksamhet som ska bedrivas med bidrag från externa finansiärer oberoende av beloppets storlek. För uppdragsverksamhet, dvs. uppdragsutbildning och uppdragsforskning, gäller att chefen beslutar om avtal understigande 3 mnkr. Avtal om 3 mnkr eller mer tecknas av rektor eller universitetsdirektören vilka också tecknar avtal om all EU-finansierad verksamhet.
För uppdragsverksamhet ansvarar chefen för att full kostnadstäckning uppnås. För både bidrags- och uppdragsfinansierad verksamhet gäller att rätten att underteckna kontrakt/avtal inte får delegeras vidare.
Ekonomienheten ger i samarbete med Enheten för forskningsstöd och samverkan stöd och råd till enheter som har EU-projekt. Vid Ekonomienheten finns kompetens för att ge stöd till projektansvariga för EU-finansierade projekt från det att budget upprättas till dess slutrekvisition görs. Enheten för forskningsstöd och samverkan hjälper bland annat till med att sprida information om möjligheter till forskningsfinansiering, utbildar och ger stöd i arbetet med ansökningar samt förmedlar kontakter med industri, samhälle och universitet.
Intern styrning och kontroll
Med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör de krav som framgår av myndighetsförordningen. Universitetsstyrelsen ansvarar för processen och rektor ansvarar för att övrig personal sätts in i och tar del av processen.
Institutioner och enheter har ansvar för att säkra och utveckla intern styrning och kontroll inom sitt ansvarsområde. Chefen ansvarar för att universitetets regelverk och övriga interna ekonomiadministrativa bestämmelser följs. Dessa bestämmelser utgår från det statliga regelverket, samlat i EA-boken som finns att läsa hos Ekonomistyrningsverket (ESV).
Chefen ska se till att enheten har väl fungerande ekonomiadministrativa rutiner och att en god intern kontroll upprätthålls. Det senare innebär att nödvändiga kontroller ska finnas inbyggda i enhetens organisation och arbetsrutiner. Fördelning av arbetsuppgifter och ansvar ska göras så att ingen person ensam ska kunna handlägga ett ärende med ekonomiska konsekvenser.
Delegationsordning
Beslutad delegationsordning ska alltid följas. Delegationsordningen ska göra beslutsprocessen vid universitetet genomskinlig och lättillgänglig. Delegation ska ges på så sätt att ärenden blir effektivt behandlade med rätt kompetens samt att ansvar och befogenheter följs åt. Namnteckningsprov och delegationer ska upprättas för de personer som på delegation har rätt att fatta beslut om ekonomiska transaktioner. Vad det innebär att fatta beslut om utbetalningar och andra transaktioner som påverkar enhetens ekonomi beskrivs på sidan Utbetalningsbeslut/attest.
Tertialvis uppföljning
Chefen ansvarar för att den ekonomiska ställningen följs upp minst tertialvis. Intäkter och kostnader ska vara i balans. Om obalans befaras ska åtgärder skyndsamt vidtas. I samband med tertial- och årsbokslut ges tillfälle att följa upp resultatet och stämma av mot budget.
En kortfattad beskrivning av universitetets övergripande planerings- och uppföljningsprocesser har utarbetats.
Läs om planeringsprocessen
Läs om uppföljningsprocessen
Stöd i ekonomifrågor
Planeringsenheten ger råd och stöd i institutionernas och enheternas arbete med budget och verksamhetsplanering. Till hjälp för chefen i arbetet med planering och uppföljning har ett beslutsstödssystem, Fokus, utvecklats vid enheten. Ekonomienheten tillhandahåller ekonomisystemet Raindance som bland annat innehåller budgetverktyget, Budget & Prognos". Enheten ger råd och stöd i allmänna redovisningsfrågor samt i arbetet med delårs- och årsbokslut.
Information om förändringar i regelverk och rutiner inom det ekonomiadministrativa arbetsområdet ges löpande via Ekonomiadministration i O365. Ekonomienheten anordnar också informationsträffar/seminarier en eller flera gånger varje termin. Som exempel kan nämnas informationsträffar inför årsbokslut.