Statliga myndigheter ska upprätta och föra register över anläggningstillgångar. Även förbrukningsinventarier som bedöms vara stöldbegärliga ska rapporteras in i registret.
Vid Umeå universitet ska materiella och immateriella anläggningstillgångar, förbättringsutgifter på annans fastighet samt stöldbegärliga förbrukningsinventarier föras in i anläggningsregistret.
I Ekonomistyrningsverkets (ESV) föreskrifter till 22 § Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring föreskrivs att "Den bokföringsskyldige ansvarar för att organisation och rutiner utformas så att en tillförlitlig redovisning främjas och förvaltade tillgångar skyddas"
Materiella anläggningstillgångar
Följande kriterier gäller beträffande när en anskaffning ska behandlas som materiell anläggningstillgång. Observera att båda kriterierna ska vara uppfyllda.
- Anskaffningsvärdet ska uppgå till 25 000 kronor exklusive moms eller mer.
- Den ekonomiska livslängden ska beräknas uppgå till tre (3) år eller längre.
Nedanstående förbrukningsinventarier med ett inköpsvärde understigande 25 000 kr ska alltid hanteras som stöldbegärliga och tas in i anläggningsregistret.
- Datorer med tillbehör
- Kameror
- Mobiltelefoner
- Projektorer
- TV-apparater
- Teknisk/elektronisk utrustning i t.ex. laboratorier (ex. mikroskop)
Immateriella anläggningstillgångar
Följande kriterier beträffande när en anskaffning ska behandlas som immateriell anläggningstillgång. Observera att båda kriterierna ska vara uppfyllda.
- Anskaffningsvärdet ska uppgå till 100 000 kronor exklusive moms eller mer.
- Den ekonomiska livslängden ska beräknas uppgå till tre (3) år eller längst fem (5) år.
Inventering
Maskiner, inventarier och övriga tillgångar ska inventeras oavsett om myndigheten äger tillgångarna eller leasar dem. Enligt beslut av rektor ska inventering ske en gång per år och avse anläggningstillgångar (samt stöldbegärliga förbrukningsinventarier) som finns bokförda i anläggningsregistret.
Syftet med inventeringen är:
- Att kontrollera och dokumentera att de anläggningstillgångar som finns i anläggningsregistret faktiskt är desamma som är i institutionens/enhetens ägo.
- Att kontrollera att värdet av inventarier och anläggningstillgångar som är upptagna i registret är riktigt så att de uppgifter om myndighetens tillgångar som lämnas i bokslut/delårsbokslut blir rättvisande.
Utse inventeringsförrättare
Till inventeringsförrättare ska en person med god kännedom om enhetens anläggningstillgångar utses. Som enhetens chef ansvarar du ytterst för enhetens ekonomi och resurser och kan därför inte utses till inventeringsförrättare.
Beslut om vem som utsetts till inventeringsförrättare för viss period ska förvaras vid respektive enhet och kunna uppvisas vid eventuell intern eller extern revision. Inventeringsdokumentet ska dateras och skrivas under av inventeringsförrättaren såväl som av chefen.
Blanketten heter Anläggningstillgångar - inventeringsförrättare EA40
Inventering regleras av Ekonomistyrningsverkets (ESV) föreskrifter till 22 § i Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring.