Beslut om representation fattas av dig som chef för en institution eller enhet. Universitetets regler och beloppsgränser ska följas. I undantagsfall kan dispens medges. Anhållan om dispens ställs till chef för Ekonomienheten. Anhållan ska vara skriftlig, väl motiverad och inges i god tid före representationstillfället. Skattebestämmelsernas regler för avdragsgill moms gäller dock alltid och kan inte beslutas bort.
Representation medges endast då det föreligger ett omedelbart samband mellan representationen och den verksamhet som bedrivs vid Umeå universitet. Det omedelbara sambandet avser både tidpunkten, platsen och den eller de personer som representationen riktar sig mot. Ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer ska undvikas. Återhållsamhet bör iakttas vad gäller representation i allmänhet.
Extern representation
Med extern representation avses i huvudsak sådan gästfrihet som på grund av sedvänja visas utomstående besökare som har betydelse för universitetets verksamhet. Vid extern representation ska antalet deltagare från Umeå universitet vara väl avvägt i förhållande till antalet gäster. Representation mot medföljande partner medges endast undantagsvis och med särskild motivering.
Intern representation
I begreppet personalvård ingår bland annat personalfester med kringkostnader (lokalhyra, underhållning med mera) och informationsmöten för anställda. En förutsättning för att något ska accepteras som intern representation är att:
- det är fråga om interna möten för myndigheten
- sammankomsten riktar sig mot all personal
- sammankomsten har en varaktighet på högst en vecka
- det inte är fråga om möten som regelbundet hålls med kort mellanrum (varje eller varannan vecka) som t.ex. styrelse-/ledningssammanträden på olika nivåer
- måltidsarrangemangen är gemensamma
Intern representation som sker i form av till exempel gemensam jullunch eller annan personalfest får endast utnyttjas två gånger per anställd och år.
Arbetsluncher
Det förekommer att institutioner och enheter bjuder anställda vid myndigheten på så kallade arbetsluncher. Endast i undantagsfall – då alla möjligheter till att hitta annan tid för ett möte är uttömda – får sådan lunch bekostas av myndigheten. Samma grupp av personer får inte regelbundet beviljas kostnadsfria arbetsluncher. Endast i undantagsfall får en arbetslunch ske mellan endast två personer.
Förutsättningarna för att en arbetslunch ska klassificeras som intern representation och bekostas av myndigheten är att:
- det ska vara fråga om internt arbete (ej allmänna diskussioner)
- chefen för enheten ska i förväg ha gett sitt tillstånd
- lunchen ska intas i lokal på campusområdet (restaurang, café eller catering)
Arbetsluncher ska i normalfallet inte tillämpas om den totala mötestiden, inklusive tid för lunch, understiger minst tre (3) timmar. Samma regler och tillåten kostnad gäller vid arbetslunch som vid övrig intern representation. Datum och ändamål med mötet ska anges på faktura eller motsvarande. Deltagarförteckning ska upprättas och bifogas faktura eller motsvarande.
Julbord
Julbord klassificeras som intern representation. Då gäller att
inbjudan ska riktas till alla anställda på enheten. Måltiden får som mest kosta 650 kronor inklusive moms per anställd. Intern representation får användas max två gånger per år och anställd. Se momsregler i Ekonomihandboken kapitel 8 bilaga 8b (O365).
Förtäring som betraktas som kostnad för verksamheten
Nedan ges exempel på kostnad för måltid (lunch, middag eller supé) som inte ska betraktas som representation utan som kostnad för verksamheten.
- Måltid i samband med aktiviteter som till exempel interna kurser och konferenser samt planeringsdagar under förutsättning att kursens eller konferensens uppläggning klart framgår av programmet och att kursen eller konferensen pågår i minst sex timmar per dag eller 30 timmar per vecka jämnt fördelade under veckan.
- Fika (kaffe/te med bröd) i samband med till exempel sammanträden eller arbetsmöten.
- Personalvårdsförmåner i form av förfriskningar på arbetsplatsen, personalutflykter och enklare blomsterbuketter vid födelsedagar, sjukdomar osv. Kostnader för personalvårdsförmåner ska konteras i kontoklass 4.
- Förtäring av enklare slag som erbjuds studerande i samband med introduktion till utbildningsprogram och kurser.
Gåvor till anställda
I enlighet med rektorsbeslut 2000-03-01 är det tillåtet för arbetsgivaren att ge anställda julgåva och minnesgåva. För att gåvorna ska vara skattefria för mottagaren gäller bland annat att gåvan inte utgör ersättning för utfört arbete eller kan bytas mot kontanter. Med kontanta medel jämställs värdepapper eller liknande värdehandlingar. Presentkort jämställs inte med kontanta medel under förutsättning att det inte går att lösa in mot kontanter.
Minnesgåvor
Med minnesgåva avses gåva som lämnas till anställd vid längre tids anställning samt vid anställningens upphörande.
Julklappar
Julklappar är skattefria om de är av mindre värde. För att mottagaren inte ska behöva betala skatt för julklappen, får den inte vara ersättning för utfört arbete eller kunna bytas mot kontanter. En julklapp får kosta som mest 500 kronor inklusive moms. Observera att vid inköp som ger mängdrabatt är det gåvans marknadsvärde som gäller. Överstiger marknadsvärdet 500 kr inkl. moms blir den anställde skattepliktig för hela gåvovärdet.
Presentkort
Presentkort är tillåtet att ge bort som julklapp om det inte går att byta mot kontanter. Vid köp av presentkort faktureras inte moms, vilket innebär att momsavdrag inte kan göras på fakturan.
Bidrag till organisation
Julklapp kan inte ersättas med bidrag till organisation då det betraktas som donation, vilket inte är tillåtet.
Vilka avtal gäller?
I avtalskatalogen finns avtal att använda. Beställning görs genom instruktioner som anges i avtalskatalogen.