Som en viktig del av chefens ekonomiska ansvar ingår att fatta beslut om utbetalning och beslut som föranleder framtida utbetalningar.
Det ekonomiska ansvaret innebär att:
- utgiften ligger inom ramen för universitetets verksamhet
- utgiften ryms inom ramen för institutionens resurser samt
- medlen används enligt gällande regler
En chef vid en institution eller enhet får inte besluta i ett ärende som medför betalning till eller på annat sätt gynnar honom/henne eller närstående, fysisk eller juridisk person (ESV:s föreskrifter till 22 § i "Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring"). I sådana fall ska utbetalningsbeslut tecknas av närmast högre chef.
Chefen kan, om det är motiverat av praktiska skäl, delegera rätten att teckna beslut om utbetalning. Observera dock att chefens ansvar för institutionens ekonomi alltid kvarstår. Delegation får bara göras till person med tillräcklig ekonomisk insikt och ska anpassas till övriga ansvars- och befogenhetsnivåer inom institutionen. Chefen ansvarar för att ingen person ensam ska kunna handlägga ett ärende med ekonomiska konsekvenser.
Beslut om delegation ska göras skriftligt och för en begränsad period. Beslutet, som signeras av såväl chef som mottagare av delegation, ska sändas till Ekonomienheten via e-post.
Läs om Namnteckningsprov och Delegationer
Det är inte möjligt för en chef - eller den/de personer som på delegation av chefen har rätt att teckna utbetalningsbeslut - att ha kännedom om varje enskild utbetalning. För att han/hon ska kunna fatta beslut om utbetalning krävs därför att någon som känner till förhållandena först attesterar fakturan. Chefen utser den/de personer som ska ha rätt att attestera. En attestordning ska upprättas och förvaras vid institutionen. I attestordningen ska anges för vilka projekt och för vilken period respektive attesträtt gäller samt eventuella beloppsgränser.
Attesten innebär ett intygande att:
- varan är mottagen/tjänsten utförd
- utgiften ligger inom ramen för universitetets verksamhet
Då attesträtten sammanfaller med projektansvar innebär attest dessutom ett intygande att projektet får belastas.