Alla medarbetare har sin huvudarbetsplats i någon av de lokaler där universitetet bedriver verksamhet. Med huvudarbetsplats menas den plats där medarbetaren enligt anställningsavtalet har sin anställning.
Det är arbetsgivaren, utifrån verksamhetens behov, som avgör under vilka former arbete hemifrån eller från annan tillfällig arbetsplats kan/får utföras. Inför arbete hemifrån eller från annan tillfällig arbetsplats ska en dialog föras mellan chef och medarbetare.
Ditt ansvar för arbetsmiljö i hemmet
Oavsett om arbetet sker på arbetsplatsen eller hemma så har universitetet som arbetsgivare ansvar för medarbetarnas arbetsmiljö. Som chef med fördelade arbetsmiljöuppgifter är du ansvarig för att förebygga ohälsa och olycksfall och uppnå en god och säker arbetsmiljö.
Samtidigt som det formella ansvaret för arbetsmiljön är oförändrat, säger arbetsmiljölagen att arbetsgivaren och medarbetarna ska samarbeta för att skapa en god arbetsmiljö.
Det samarbetet blir extra viktigt när medarbetare arbetar hemifrån eftersom möjligheten att se, hantera och åtgärda arbetsmiljöproblem kan vara begränsat. Det är därför av vikt att du som chef för en kontinuerlig dialog med medarbetarna för att förvissa sig om att den tillfälliga arbetsplatsen fungerar.
Du kan läsa mer under Arbetsmiljö: Chefens ansvar och under Systematiskt arbetsmiljöarbete
Skillnaden mellan distansarbete och arbete hemma
Med distansarbete avses arbete som medarbetare regelbundet utför i hemmet (medarbetarens svenska folkbokföringsadress) eller på annan plats i Sverige som arbetsgivaren godkänt. Vid distansarbete ska en skriftlig överenskommelse alltid ingås oavsett distansarbetets omfattning. Läs mer om vad som gäller vid distansarbete i Policy för distansarbete vid Umeå universitet.
Att arbeta i hemmet eller från annan tillfällig arbetsplats vid enstaka tillfällen är inte att betrakta som distansarbete. I det fallet räcker en muntlig överenskommelse.
Råd för en bra arbetsmiljö vid arbete hemma
Här presenteras några råd om vad du som chef bör tänka på när dina medarbetare tillfälligt arbetar hemma:
• Kom överens med medarbetaren och inom arbetsplatsen om vilka arbetsuppgifter som bör utföras på arbetsplatsen och vilka arbetsuppgifter som är möjliga att utföras hemma.
• För en kontinuerlig dialog med dina medarbetare om hur den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön arbetsförhållandena i hemmet fungerar, hur arbetsuppgifter som utförs i hemmet fungerar, samt rutiner för avstämningar, möten m.m.
Digital arbetsmiljörond vid arbete hemma
Personalenheten och huvudarbetsmiljöombuden har tagit fram en digital enkät för att du ska kunna göra en arbetsmiljörond bland dina medarbetare och undersöka hur de upplever sin arbetsmiljö i hemmet.
I enkäten finns frågor om både den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön, samt om medarbetaren behöver komma i kontakt med sin närmaste chef.
Målet är att arbetsmiljön ska vara tillfredsställande vid tillfälligt arbete i hemmet och att komma tillrätta med det som fungerar mindre bra.
Enkäten är konstruerad i Microsoft Forms, ett verktyg för att skapa formulär som ingår i Office 365. Enkäten finns på både svenska och engelska.
Börja med att läsa manualen så att du förstår hur det går till att skapa egna enkätformulär baserat på de framtagna mallarna.
Om länkarna till malldokumenten inte fungerar, hör av dig till Servicedesk för att få hjälp. Under kategori/tjänst, välj alternativet Office 365.
Utbud av stöd från företagshälsovården
Företagshälsovården kan tillhandahålla utbildning eller stöd i olika former gällande arbete hemma. Det kan röra sig om exempelvis hjälp med riskbedömning, rådgivning när det gäller ergonomi och kognitiv ergonomi, samtalsstöd m.m.
Läs mer om vad företagshälsovården kan hjälpa till med på sidan Företagshälsovården - Vad ingår?
Mer information om rehabilitering finns på sidan Rehabilitering