Att hantera förmodad misskötsamhet är en utmanande uppgift som många gånger också upplevs obekväm och svår.
Varje situation är unik och kräver en god arbetsgivarkompetens hos den som ska hantera frågan. Därför är rekommendationen att den som är ansvarig chef kontaktar HR på sin institution, fakultet eller motsvarande i ett tidigt stadium för rådgivning.
Detta stödmaterial syftar till att underlätta för dig som chef/prefekt/motsvarande vid hantering av förmodad misskötsamhet i din verksamhet.
Vad är misskötsamhet?
Arbetsrättsligt kan misskötsamhet sammanfattas som att medarbetaren handlar eller beter sig på ett sätt som bryter mot anställningsavtalet.
En anställning innebär ett avtal mellan en arbetsgivare och en arbetstagare och är ett juridiskt bindande avtal om en relation.
Ett anställningsavtal bygger på ett ömsesidigt förtroende och lojalitet mellan parterna där båda har rättigheter och skyldigheter gentemot varandra. För att relationen mellan arbetsgivare och arbetstagare ska fungera i praktiken förutsätts att båda parter fullgör sina respektive skyldigheter.
Läs mer om relationen mellan arbetsgivare och arbetstagare på sidan Arbetsgivarrollen i HR-guiden.
Arbetsgivarrollen
Mindre allvarliga beteenden
Misskötsamhet kan vara mindre allvarliga beteenden som blir problematiska när de upprepas. Det kan till exempel handla om att en medarbetare:
- konsekvent är sen till möten
- inte samarbetar med en specifik medarbetare
- är otrevlig mot medarbetare och/eller studenter (arbetsmiljö)
- slarvar med vissa arbetsuppgifter.
Mer allvarliga beteenden
Misskötsamhet kan också vara mer allvarliga beteenden, till exempel att en medarbetare:
- uteblir från arbetsplatsen utan att meddela giltigt skäl/ uteblir trots uppmaning att infinna sig på arbetsplatsen
- vägrar utföra en eller flera arbetsuppgifter som rimligen kan och bör utföras av medarbetaren, utifrån kompetens, arbetskapacitet och sysselsättningsgrad
- behandlar andra medarbetare och/eller studenter på ett sätt som kan uppfattas som kränkande eller trakasserande/diskriminerande
- gör allvarliga fel i utförandet av arbetsuppgifter.
Särskilt allvarliga beteenden
Särskilt allvarliga beteenden kan till exempel vara:
- våld, våldsamt beteende
- hot om våld
- stöld eller annan ekonomisk brottslighet mot arbetsgivaren.
Ofrivillig misskötsamhet
Misskötsamhet kan i vissa fall vara ofrivillig och bero på saker som:
- sjukdom, psykisk ohälsa eller liknande
- bristande rutiner i verksamheten
- bristande kompetens hos den enskilde eller i verksamheten som orsakats av arbetsgivaren, till exempel genom att arbetsinnehållet förändrats.
Eftersom misskötsamhet kan se väldigt olika ut måste du som chef alltid samtala med medarbetaren för att klargöra och förtydliga vad du ser som misskötsamhet. I samtalet försöker du också ta reda på vad som har hänt och orsaken till medarbetarens agerande.
👥 Chefens ansvar för att hantera misskötsamhet
Det är ditt ansvar som chef att dina medarbetare är medvetna om vilka regler och ramar som gäller på arbetsplatsen och i verksamheten.
Det är den anställdes ansvar att vara införstådd med och följa reglerna och rutinerna samt utföra sina arbetsuppgifter med skicklighet samt att samarbeta/samverka och vara lojal.
Vid en rättslig prövning av huruvida en anställd misskött sig eller ej är det inte bara medarbetarens misskötsamhet som är föremål för prövning utan även hur arbetsgivaren har agerat prövas.
Det är arbetsgivaren som måste bevisa att en anställd har misskött sig. Det är också arbetsgivaren som ska kunna visa att man har agerat för att misskötsamheten ska upphöra. Som ansvarig chef och den närmsta arbetsgivarrepresentanten har du ansvar för det.
Att hantera misskötsamhet
De följande stegen bör övervägas vid all form av misskötsamhet.
- Reagera direkt vid kännedom, prata med medarbetaren.
- Undersök vad det är som faktiskt har hänt.
- Medvetandegör medarbetaren om vad som är otillåtet eller felaktigt i beteendet. Läs nedan om hur du kan hålla ett klargörande samtal.
- Åtgärda genom att medvetandegöra medarbetaren och sätta in åtgärder för att misskötsamheten inte ska upprepas.
- Dokumentera vad som har hänt, vad som har sagts och vilka åtgärder som har satts in.
- Följ upp genom att stämma av om åtgärderna varit tillräckliga och gett avsedd effekt.
- Dra slutsatser inför framtiden om förebyggande arbete.
- Upprepa stegen från början vid behov. Var konsekvent.
Om misskötsamheten beror på sjukdom ska du samtidigt följa Umeå universitets rehabiliteringsprocess:
Rehabilitering
Att hantera olika grader av misskötsamhet
Mindre allvarlig misskötsamhet
Vid misskötsamhet som inte är av särskilt allvarlig karaktär ska medarbetaren alltid få möjlighet att rätta till sitt beteende eller handlande.
Alla kan göra fel och alla ska få en ärlig chans att göra rätt, med det stöd som behövs. För att lyckas med att komma tillrätta med ett felaktigt eller otillåtet beteende måste du som chef ge medarbetaren tydlig och konsekvent information om vad som är fel och vad hen ska göra istället.
Medarbetaren måste få tillräckligt med stöd och tid för att kunna lyckas nå målet: att göra rätt.
Vid mindre allvarliga fall kan det räcka med att ha medvetandegörande samtal med medarbetaren.
Det kanske kommer fram att anledningen till misskötsamheten är lätt åtgärdad, att den beror på missförstånd eller liknande.
Dokumentera vad som hänt och att du har haft samtal med medarbetaren, samt vilken åtgärder ni enats om.
Boka uppföljningssamtal med medarbetaren och stäm av att allt fungerar som ni tänkt.
Allvarlig misskötsamhet och upprepad misskötsamhet
När misskötsamheten är allvarlig, eller om en mindre allvarlig misskötsamhet upprepas trots tidigare samtal, måste du som chef agera direkt när du får kännedom om att misskötsamheten inträffat eller upprepats.
Kalla medarbetaren till ett klargörande samtal. Ta stöd av din närmaste HR-funktion som även kan rådgöra med Personalenheten vid planeringen av samtalet.
Vid allvarlig eller upprepad misskötsamhet är rekommendationen att prefekt/chef respektive medarbetare tar stöd av HR respektive fackligt representant eller annat stöd vid samtalet.
Det klargörande samtalet kan resultatera i att du och medarbetaren kommer fram till att medarbetaren behöver särskilt stöd för att komma tillrätta med det felaktiga/otillåtna beteendet.
Gör en enkel skriftlig plan för vilka åtgärder som ska sättas in, vem som ansvarar för vad, när insatsen ska vara klar och när ni ska följa upp insatsen.
Dokumentera samtalet, genomförandet av stödinsatsen och uppföljningen.
Beroende på vad misskötsamheten handlar om (se ofrivillig misskötsamhet) finns det flera vägar att gå, som kräver mer undersökning och kanske större insatser. Håll i kontakten med medarbetaren.
Om ingen förbättring sker trots samtal och vidtagna åtgärder bör chefen konsultera enhetens/fakultetens HR-stöd angående ärendets fortsatta handläggning.
Särskilt allvarlig misskötsamhet
Vid särskilt allvarlig misskötsamhet kan det finnas anledning för arbetsgivaren att omgående agera kraftfullt. Fakultetens HR bör därför omedelbart konsultera Personalenheten i dessa fall för bedömning av ärendets fortsatta handläggning/lämplig åtgärd.
Ofrivillig misskötsamhet på grund av sjukdom
Beror misskötsamheten helt eller delvis på sjukdom, ska du arbeta med rehabilitering av personen, samtidigt som du fortsätter att följa upp och agera vid upprepad misskötsamhet. Kontakta din HR-funktion och företagshälsovården för stöd.
Rehabiliteringsinsatser beror på vad det är för sjukdom som medarbetaren har.
Ofrivillig misskötsamhet på grund av kompetensbrist
Beror misskötsamheten på att medarbetaren inte har tillräcklig kompetens för att utföra sina arbetsuppgifter, utred vad som brister och ta fram en skriftlig plan för kompetensutveckling tillsammans.
Tänkbara kompetensutvecklingsinsatser kan vara att:
- gå bredvid en mer erfaren medarbetare
- gå en kurs eller utbildning
- engagera en mentor eller coach (t ex för stöd i ledarskap).
Ofrivillig misskötsamhet på grund av bristande regler och rutiner
I ett misskötsamhetsärende kan du som chef inte hänvisa till sunt förnuft eller det du anser som självklarheter. Vad som är sunt förnuft och självklarheter för en person är kanske inte detsamma för en annan.
Om rutinerna för till exempel sjukanmälan är oklara, är det svårt för dig som chef att påvisa att en medarbetare missköter sig inom detta område.
Säkerställ att det på din arbetsplats finns tydliga, skriftliga och kommunicerade regler och rutiner. Introducera nya medarbetare i dessa och gå löpande igenom reglerna vid möten som exempelvis arbetsplatsträffar.
Tänkbara åtgärder kan vara att:
- förtydliga regler och rutiner
- klargöra och förtydliga roller och ansvar.
Att hålla ett klargörande samtal
Ett klargörande samtal med medarbetaren är oftast lämpligt att hålla, både när det det rör sig om mindre allvarlig misskötsamhet eller mer allvarlig misskötsamhet.
Här följer ett förslag till struktur/upplägg för klargörande samtal.
Inledning
Berätta om bakgrund, syfte och mål med detta samtal.
Bakgrund: till exempel att du vill ha ett samtal med personen eftersom att du upplever att det finns saker som inte fungerar
Syfte: att syftet med samtalet är att beskriva problembilden. Att klargöra för personen vad som inte fungerar och vilken förbättring som behöver ske samt ta reda på vad som kan göras för att förbättringen ska kunna ske.
Mål: att medarbetaren ska vara medveten om vad som brister och vad hen behöver förbättra/sluta göra/börja göra osv. Att utforma en handlingsplan som tydligt visar på vad som ska göras och vem som ansvarar för att göra vad (chef/medarbetare)
Beskrivning av problembild/nuläge
Chefen beskriver sin syn på vilka problem/brister som finns.
Medarbetaren får beskriva sina upplevelser, sin syn på problembild och eventuellt ge sin förklaring till bakomliggande orsaker.
Klargöra förväntningar
Exempel på förväntningar kan till exempel röra medarbetarens hantering av arbetstider, tidrapporter, ledigheter.
Det kan också handla om utförandet av arbetsuppgifter – specificera i så fall vad som ska förbättras. Exempelvis: hålla deadlines, återkoppling till studenter, svara på mail o.s.v.
Undersöka vilket stöd som kan ges
Fråga medarbetaren om vilket stöd arbetsgivaren kan ge för att förbättra situationen.
Det kan till exempel handla om:
- viss kompetensutveckling
- hjälp med struktur
- bättre introduktion i arbetsuppgifter
- annan arbetsfördelning
- Genomgång av rutiner och regler.
Upprätta en handlingsplan utifrån vad som sagts i samtalet:
- Vad ska göras?
- Vem gör vad? (ditt respektive medarbetarens ansvar)
- Hur ska det följas upp?
- När ska det vara klart?
Försäkra dig om att medarbetaren tagit emot och förstått budskapet
Be medarbetaren att upprepar vad ni kommit överens om i handlingsplanen:
- Vad är det som ska förbättras/ändras/korrigeras?
- Vad åligger medarbetaren att göra i handlingsplanen och när ska det vara gjort?
Handlingsplanen renskrivs sedan i två exemplar och undertecknas av den chef som hållit i samtalet.
Eventuellt övriga närvarande som deltagit i samtalet anges med namn och funktion/roll i dokumentet.
Den anställde bekräftar med sin underskrift på arbetsgivarens exemplar att den mottagit ett eget exemplar av handlingsplanen som den anställde får behålla..
Avsluta
Boka in en tid för uppföljningsmöte. När första uppföljningsmötet bör ske måste avgöras från fall till fall, men vänta inte längre än en månad.
Därpå kommande uppföljningsmöten sker efter behov.
När det råder delade meningar om misskötsamheten
Samtalet kan ibland leda till att ni kommer fram till att det råder delade meningar mellan dig och medarbetaren om vad som har hänt och om det är misskötsamhet eller inte.
I sådana fall är det extra viktigt att du som chef har dokumentation av och bevis för misskötsamheten och att du är konsekvent och tydlig med vad som är misskötsamhet.
Ta stöd av din närmaste HR-funktion för vidare hantering av ärendet.