Ditt ansvar som arbetsgivare
Som arbetsgivare ska vi kontrollera att medborgare som kommer från ett land utanför EU/EES har rätt att bo och arbeta, forska eller studera i Sverige. Den som är ansvarig på institutionen ska ta en kopia på Migrationsverkets beslut eller personens uppehållskort och spara i personalakt. Kopia ska även tas på samtliga förlängningsbeslut. Underlagen ska sparas 12 månader efter att anställningen har upphört. Dessutom ska underrättelse om anställning göras till Skatteverket.
Information från Migrationsverket om arbetsgivarens ansvar
Avgifter för tillstånd kan inte ersättas av arbetsgivaren utan är en privat utgift för den som ansöker.
Säkerställ att du har koll på när tillstånd löper ut
I anställningsärendet kan datum för tillståndets upphörande läggas in. På så vis kan en flagglista dras ut varje månad för att säkerställa att ett giltigt tillstånd finns. I samband med en förlängning av anställning eller stipendieperiod är det bra att kolla upp så att förlängning av tillstånd görs i tid. Tänk på att en förlängningsansökan måste lämnas in före det aktuella tillståndet går ut, annars får personen inte arbeta och behöver lämna Sverige för att ansöka om ett nytt tillstånd.
Vem behöver tillstånd och när?
Innan ett anställningskontrakt kan skrivas med en person som inte är svensk medborgare ska vi som arbetsgivare säkerställa att kandidaten har rätt att arbeta och uppehålla sig i Sverige. Ansvaret för detta ligger rekryteringsansvarig med HR-stöd/motsvarande som hjälp.
För att avgöra om en person behöver tillstånd och vilket tillstånd behöver du veta följande:
- vilket land personen kommer ifrån
- vistelsens längd
- vilken typ av uppdrag som personen ska ha (studera, forska eller arbeta)
- om det finns en medföljande partner
Huvudregeln är att alla som kommer från ett land utanför EU/EES och/eller Norden ska ha ett arbetstillstånd men det finns undantag för nedanstående kategorier:
- personer som är antagna till forskarstudier (ska ha uppehållstillstånd för forskarstudier)
- anställda som ska forska i huvudsak i sin anställning (ska ha uppehållstillstånd för forskare)
- stipendiater som ska ägna sig åt egen forskningsmeritering (ska ha uppehållstillstånd för forskare)
- gäster och utbytesdoktorander (ska ha besökstillstånd om vistelsen är längre än 90 dagar)
- forskare och lärare inom den högre utbildningen som ska forska eller undervisa under en sammanlagd tid av tre månader under en tolvmånadersperiod (kan behöva visum för inresa)
Vanliga frågor om tillstånd
Hur vet jag om medarbetaren är undantagen arbetstillstånd eller inte?
Utgå från vad medarbetaren ska göra. Om medarbetaren i huvudsak ska forska är de undantagna arbetstillstånd och ska i stället ansöka om uppehållstillstånd för forskare. Huvuddelen räknas om det är mer än 50%.
Många befattningar har inslag av både forskning och undervisning och ni behöver då se till omfattningen av arbetsuppgifternas olika delar. Riktlinjerna är att en anställd som ska undervisa eller arbeta (ej forska) övervägande del av sina arbetsuppgifter ska ansöka om ett arbetstillstånd.
Vad är en forskare och vad krävs för att kunna söka uppehållstillstånd för forskare?
En forskare är en person som har doktorerat eller är behörig att påbörja en forskarutbildning och är inbjuden av en forskningshuvudman som är godkänd av Vetenskapsrådet att forska i Sverige. En forskningshuvudman kan vara ett svenskt lärosäte, institution eller ett företag.
Vad gör jag om en medarbetare saknar giltigt tillstånd?
Om det uppstår en situation där en anställd medarbetare saknar giltigt tillstånd från Migrationsverket (exempelvis på grund av att personen inte beviljats arbetstillstånd/inte beviljats förlängning av tillstånd/giltigt tillstånd har löpt ut och personen har inte ansökt om nytt) har vi som arbetsgivare laglig rätt att avsluta anställningen.
Vi behöver dock följa vissa arbetsrättsliga rutiner. Kontakta omgående Personalenheten för hantering via interhr@umu.se
Dubbla medborgarskap
En del personer har dubbla medborgarskap och vanligtvis utgår man från det enklaste förfarandet om det är möjligt. Till exempel om en person är Italiensk och Mexikansk medborgare behövs inget arbets- eller uppehållstillstånd om personen uppfyller uppehållsrätten som EU/EES-medborgare genom arbete, forskning, studier eller har egna medel.
Om personen har ett stipendium (egna medel) rekommenderar vi att ett arbets-eller uppehållstillstånd söks för att få en enklare process vid ansökan om folkbokföring om det är aktuellt. Läs mer om särskilda krav för EU/EES-medborgare vid folkbokföring under fliken folkbokföring.
Om personen har en medföljande familj kan hänsyn till deras medborgarskap vara nödvändig vid val av tillstånd.
Vad gäller för personer som redan befinner sig i Sverige?
Ibland händer det att den person som ska påbörja ett uppdrag redan befinner sig i Sverige. För att fortsatt legalisera sin vistelse och kunna utföra sitt nya uppdrag måste personen skicka in en ny ansökan för det framtida uppdraget på Umeå universitet. Detta måste göras före det befintliga tillståndet går ut för att undvika att behöva lämna landet.
I utlänningslagen finns reglerat vilka tillstånd som kan sökas då en person redan befinner sig i Sverige. För vissa tillstånd är det möjligt att fortsatt befinna sig här men för andra måste personen vara beredd att lämna landet.
Via länkarna nedan finns information om vilka byten mellan tillstånd som är möjliga att byta mellan då man befinner sig i Sverige.
Migrationsverkets guide för att kontrollera om den studerande kan göra ett byte av uppehållstillstånd inifrån Sverige.