På denna sida:
Goda förberedelser innan en ny medarbetares ankomst är värdefullt oavsett vem den nya personen är. Som chef, handledare eller HR-stöd har du en viktig roll vid medarbetarens förberedelser och vid ankomsten till Umeå universitet.
Denna sida rymmer förslag till rutiner som kan användas vid alla nyanställningar, och punkter som enbart är aktuella vid nyanställning av internationella medarbetare.
Vid rekrytering av internationella medarbetare har de praktiska förberedelserna extra stor betydelse. Särskilt om den internationella medarbetaren har en medföljande partner och/eller barn kan det finnas många frågor som behöver besvaras och lösas för att flytten till Umeå ska gå smidigt.
Information riktad till nya internationella medarbetare
På externa webben umu.se finns information och checklistor till nya medarbetare under sidan som heter work with us.
Stöd till chefer, HR, handledare och introduktionsansvariga för nya internationella medarbetare
Personalenheten erbjuder stöd och utbildningsinsatser till institutioner och enheter vid rekrytering, mottagande och introduktion av nya internationella medarbetare.
Om du arbetar med stöd till internationella medarbetare kan du också gå med i det Internationella HR-nätverket. Kontakta Jannike Hurenkamp för att få tillgång till Teams-gruppen.
Lämpliga förberedelser vid alla nyanställningar
Här följer ett förslag på rutiner att följa innan en nyanställd medarbetare är på plats och börjar arbeta.
Överväg gärna att arbeta vidare och utforma egna rutiner som är särskilt anpassade för just er institution eller enhet.
✔ Utse en introduktionsansvarig
Du som chef kan gärna utse en ansvarig person som tillsammans med dig och andra berörda ger den nyanställde en anpassad arbetsplatsintroduktion.
✔ Informera övriga medarbetare om den nya medarbetaren
Du som chef ser till att alla blivande kolleger får information om vem den nya medarbetaren är, vad hon eller han ska arbeta med och tidpunkt för första arbetsdagen.
✔ Förbered den fysiska arbetsplatsen
Institutionen eller enheten bör
- se till att det är klart var i lokalerna den nya medarbetaren ska sitta
- se till att det finns kontorsmöbler på plats
- se till att det finns nycklar
- förbereda eventuella namnskyltar till arbetsrum och postfack.
✔ Förbered den digitala arbetsplatsen
Institutionen eller enheten bör
- se till att det finns en dator till medarbetaren, gärna med relevanta programvaror installerade
- beställ Umu-id, e-postkonto och inloggningsuppgifter
- besluta och beställ eventuell telefonianknytning och/eller mobiltelefon
✔ Planera introduktionen
Chef eller utsedd introduktionsansvarig tar ansvar för att
- planera välkomnande, introduktionsmöte och rundtur på arbetsplatsen för den nya medarbetaren
- boka in tider för möten med nyckelpersoner på institutionen eller enheten.
✔ Informera den nya medarbetaren
Chef eller utsedd introduktionsansvarig tar ansvar för att
Förberedelser vid nyanställning av internationella medarbetare
Listan på lämpliga förberedelser vid alla nyanställningar gäller i högsta grad vid nyanställning av internationella medarbetare.
Utöver dessa förberedelser behöver ni även tänka på följande:
✔ Säkerställ att arbets- eller uppehållstillstånd är ordnat
Observera att Umeå universitet inte får skriva anställningskontrakt med en internationell medarbetare förrän det är säkerställt att personen har rätt att bo och arbeta i Sverige.
Rekryteringsprocessen 3: från beslut till kontrakt
På sidan Arbetstillstånd och uppehållstillstånd finns information om Sveriges regler för arbetskraftsinvandring om vilka ansökningar och intyg som behöver skickas in till Migrationsverket.
Migrationsregler och tillstånd
✔ Hitta en bostad
Efterfrågan på bostäder i Umeå är väldigt stor vilket gör det viktigt att börja sökandet så tidigt som möjligt.
Institutioner och enheter kan vända sig till Umeå universitets bostadsförmedling Housing Office för att få hjälp att ordna bostad till internationella medarbetare och gästforskare. En förfrågan skickas då in från institutionen.
Bostadsförmedling
✔ Planera resan till Umeå
Kommunicera med den nyanställda medarbetaren kring
- vem som bokar resan till Sverige och Umeå och
- vem som står för kostnaden.
Institutionen har i vissa fall möjlighet att betala kostnaden för resa till och från Sverige i samband med uppdragets början och slut, samt skälig kostnad för logi.
Lämna namnet på en kontaktperson och ett telefonnummer dit den nya medarbetaren kan vända sig vid förseningar eller frågor.
Ett personligt mottagande på flygplatsen rekommenderas.
Skatteregler: Observera att ersättning för rese- och logikostnad är skattefri om vistelsen i Sverige är kortare tid än sex månader, men skattepliktig och skall påföras arbetsgivaravgifter om vistelsen i Sverige är beräknad att pågå längre tid än sex månader.
✔ Ordna med folkbokföring eller samordningsnummer
Ansökan om att bli folkbokförd i Sverige behöver medarbetaren göra själv vid ett personligt besök på Skatteverkets kontor. Som arbetsgivare kan vi se till att de intyg som krävs är förberedda innan medarbetaren kommer till Umeå.
Läs mer:
Folkbokföring och personnummer för internationella medarbetare
✔ Se över och informera om försäkringar
Internationella medarbetare behöver få veta vilket försäkringsskydd de har under sin vistelse i Sverige. Försäkringsintyg kan också behöva ordnas.
Försäkringar för internationella medarbetare
Rätt till sjukvård och socialförsäkring
Postdoktorsstipendiater kan läsa om sitt försäkringsskydd under ingången Education and Research, Support for scholarship holders.
Support for scholarship holders
Under vissa förhållanden kan det vara aktuellt för internationella medarbetare att ansöka om skattelättnader.
Skattskyldighet
Förberedelser för medföljande familj till internationella medarbetare
En medarbetare som flyttar till Umeå med sin familj behöver ofta lite extra stöd för att hela familjens anpassning ska gå så bra och smidigt som möjligt.
Ansöka om uppehållstillstånd
Medföljande familjemedlemmar kan beviljas ett uppehållstillstånd som gäller för samma period som den anställde/stipendiaten vid Umeå universitet.
Huvudsökande kan inkludera ansökan för medföljande i förstagångsansökan men det går även bra att skickas in en ansökan senare.
Dual Career Programme
Medföljande partners till anställda och postdoktorstipendiater är välkomna att delta i Dual Career Programme inom ramen för Euraxess Dual Career and Spouse Support | EURAXESS. Här får medföljande till internationella medarbetare och internationella medarbetare tillgång till ett flertal värdeskapande workshops och webinarier.
Dual Career Programme
Studier i svenska för partner/medföljande
För att underlätta integrering och jobbsökande rekommenderas studier i svenska. Det finns ett flertal olika möjligheter för att studera svenska.
SFI (svenska för invandrare) är det vanligaste sättet och kräver personnummer för anmälan.
Kurser på folkhögskola eller ett studieförbund - medför kostnad för den enskilde.
Studier i Svenska på universitetet, 3 terminer på heltid
Kontakta studentcentrum för mer information
Studentcentrum
Arbete eller företagande
Allmän information om att bo och arbeta i Sverige samt lediga jobbannonser finns på Eures och European Job Mobility Portal
Kontakt på Arbetsförmedlingen: Annika Sund, EURES-rådgivare, Internationell rekrytering
Om en medföljande partner har en affärsidé och eventuellt är intresserad av att starta eget företag kan de kontakta Uminova Innovation.
Uminova Innovation
Högre studier
För vissa medföljande finns möjligheten att studera kostnadsfritt i Sverige. Det beror på vilket medborgarskap samt vilken typ av tillstånd huvudsökande har.
Kontakta studentcentrum för mer information
Studentcentrum
Ansöka om plats i förskola eller skola
Umeå kommun har ett Kompetenscentrum för flerspråkighet som kan förmedla information om det svenska skolsystemet samt om förskolor och skolor i Umeå.
Modersmål (Umeå kommuns webbplats, umea.se)
Nya internationella medarbetare bör så snart som möjligt kontakta Kompetenscentrum och ansöka om önskad plats på en förskola eller skola.