Institutioner och enheter ställs ibland inför nya ekonomiska eller verksamhetsmässiga förutsättningar. Det kan röra sig om ändrade uppdrag, minskande resurser eller andra saker som leder till att behovet av verksamhetens omfattning och organisation behöver förändras.
Om förändringarna leder till att verksamheten behöver minskas så uppstår arbetsbrist. Arbetsbrist innebär att arbetsuppgifter reduceras eller försvinner.
Arbetsbrist kan leda till övertalighet, vilket innebär att anställda behöver sägas upp. För att undvika övertalighet ska universitetet alltid undersöka möjligheten att omplacera medarbetare till annat ledigt arbete inom myndigheten.
Vid en eventuell övertalighet ses Umeå universitet som en enda arbetsplats med ansvar för alla arbetstagare. Detta innebär att arbetsbrist som uppstår inom en viss institution och enhet kan leda till uppsägningar inom en helt annan del av universitetet.
Processen för omställning på grund av arbetsbrist styrs av en rad olika lagar och avtal, bland annat lag (1982:80) om anställningsskydd (LAS) och lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet (MBL).
Ditt ansvar som chef
Som prefekt eller chef med verksamhetsansvar, ekonomiskt ansvar och personalansvar behöver du leda och driva arbetet med att anpassa institutionen eller enheten till förändrade förutsättningar. Du ansvarar också för att leda dina medarbetare genom förändringen.
Att genomföra förändringar som innebär personalneddragningar är utmanande både för chefen och medarbetarna. Ditt agerande som chef har stor betydelse för hur omställningsprocessen faller ut och hur den upplevs av medarbetarna.
Som prefekt eller chef är det viktigt att du
- använder de resurser och stödfunktioner som finns
- avsätter mycket tid
- planera omställningsarbetet, särskilt i starten
- informerar medarbetarna ofta, tydligt, rakt, ärligt och på olika sätt
- skapar tillfällen till dialog med hela institutionen eller enheten och med varje enskild medarbetare
- identifierar medarbetare som är i behov av extra stöd, till exempel via företagshälsovården.
Stöd till chefer som ska leda en omställning vid arbetsbrist
Det är viktigt att du som chef har tillgång till ett nära professionellt stöd under hela omställningsprocessen.
HR-stödet på fakultetsnivå
HR-stöd på fakultet eller motsvarande har bred kompetens inom universitetets HR-processer och grundläggande kunskap om de arbetsrättsliga förutsättningarna vid arbetsbrist.
Personalenheten
Personalenheten har experter som är specialiserade på att stötta chefer i omställningsprocesser.
Personalenheten ansvarar för att
- genomföra förberedande samtal med chefer som ska leda en omställning på grund av arbetsbrist
- utreda möjligheterna till omplacering för medarbetare som berörs av arbetsbrist
- ta fram underlag och leda förhandlingar med fackliga organisationer enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL).
Arbetsmiljöombud
Arbetsmiljöombud på institutioner och enheter har till uppgift att företräda de anställda i arbetsmiljöfrågor. På en institution eller enhet som genomgår omställning ska arbetsmiljöombudet bidra till att ta fram en strukturerad riskbedömning som en del av den fördjupade verksamhetsanalysen.
Trygghetsstiftelsen
Trygghetsstiftelsen hjälper statsanställda som blivit uppsagda på grund av arbetsbrist med stöd på vägen till ett nytt arbete.
Trygghetsstiftelsen
Företagshälsovård
Företagshälsovården kan ge individuellt stöd till både chefer och medarbetare.
Omställningsprocessen steg för steg
Umeå universitet har en inarbetad process för omställning som ska användas när förutsättningarna förändras på ett sätt som potentiellt kan leda till arbetsbrist. Omställningsprocessen beskrivs i detalj i en handläggningsordning.
» Handläggningsordning – omställning på grund av arbetsbrist
Här följer en övergripande beskrivning av stegen i processen. Läs handläggningsordningen för mer ingående information med hänvisningar till lagar och avtal.
1. Behov av verksamhetsförändring uppstår
- Om du som prefekt eller chef ställs inför en situation med befarad arbetsbrist ska du kontakta HR-stödet på fakultetskansli eller motsvarande. Fakultetens HR-specialist ska i sin tur kontakta Personalenheten för rådgivning och stöd.
- Så snart som möjligt ska du som prefekt/chef bli inbjuden till ett samrådsmöte med någon av Personalenhetens HR-strateger som är specialiserade på Omställning. Syftet med detta samråd är att göra dig förberedd på utmaningar du kan ställas inför i en omställningsprocess, samt att stärka dina kunskaper om vilka formella krav som ställs.
- Som chef behöver du på ett tidigt stadium informera medarbetarna om läget. Det är viktigt att hela omställningsprocessen präglas av kontinuerlig information, dialog och transparens.
2. Fördjupad verksamhetsanalys
När du som prefekt eller enhetschef bedömer att det finns risk för övertalighet behöver du till genomföra en fördjupad verksamhetsanalys.
Personalenheten har tagit fram en detaljerad mall i word-format som ett stöd i detta arbete, Mall för fördjupad verksamhetsanalys (se högerkolumnen).
Den fördjupade verksamhetsanalysen ska innehålla en beskrivning av:
Bakgrund
Vilken problematik föranleder behovet att genomföra en verksamhetsförändring?
Utgångspunkter
- Vad är institutionens eller enhetens huvudsakliga uppdrag och inriktning för framtiden?
- Finns det krav eller uppdrag som man inte kan göra avkall på?
- Har det gjorts åtgärder för att motverka arbetsbrist?
Nuläge
- Hur ser den ekonomiska situationen ut?
- Hur är institutionen/enheten organiserad?
- Hur ser bemanningen ut?
Verksamhetsförändring
- Vad innebär verksamhetsförändringen och vilka konsekvenser för den?
- Hur ska verksamheten se ut när förändringen är genomförd?
- Kommunikation och samverkan
- Hur har kommunikationen till medarbetarna skett?
- Hur ser planen ut för den fortsatta kommunikationen?
- När har omställningsärendet samverkats med de fackliga organisationerna?
Den fördjupade verksamhetsanalysen ska också innehålla en risk- och konsekvensanalys.
Denna ska arbetas fram i samarbete med arbetsmiljöombudet.
Läs mer: Utföra en risk- och konsekvensanalys
3. MBL-förhandling och beslut om verksamhetsförändring
Enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL) ska arbetsgivare informera arbetstagarorganisationerna om förändringar i verksamheten. Innan beslut om viktigare förändringar ska arbetsgivaren förhandla med arbetstagarorganisationerna.
Du som är ansvarig prefekt eller chef ska kalla representanter från Umeå universitets centrala lokala arbetstagarorganisationer till information och förhandling. Personalenheten medverkar vid dessa möten.
När förhandlingen är genomförd kan du som prefekt eller chef fatta beslut om att genomföra den planerade verksamhetsförändringen.
Dekan eller motsvarande fattar därefter beslut om risk för övertalighet. Innan beslut sker med de lokala arbetstagarorganisationerna.
4. Undersöka möjlighet till omplacering
Nästa steg är att utreda möjligheterna att omplacera medarbetare som berörs av arbetsbrist genom att matcha dem mot lediga anställningar inom hela universitetet. Medarbetaren måste ha tillräckliga kvalifikationer för att kunna utföra arbetet på den nya tjänsten. Personalenheten ansvarar för att undersöka möjligheterna till omplacering.
5. Kretsning och turordning för uppsägning
Om övertaligheten inte kan lösas via omplacering så leder det till uppsägning av medarbetare.
Enligt rådande kollektivavtal ska arbetsbrist inte ses som isolerad till den institution eller enhet som befinner sig i omställning. I stället ska övertalighet ställas i relation till medarbetare med jämförbara arbetsuppgifter inom hela universitetet. Bedömningen av vilka medarbetare som ska omfattas kallas för kretsning.
När kretsningen är genomförd ska de berörda medarbetarna turordnas baserat på hur lång tid man har arbetat inom staten. Personalenheten ansvarar för kretsning och turordning.
Kretsning och turordning kan innebära att arbetsbrist uppstår vid en institution eller enhet, men drabbar medarbetare med kortare statlig anställningstid vid en annan institution eller enhet.
Underlaget med kretsning och turordning ska förhandlas med de fackliga organisationerna innan beslut. Personalenheten kallar till förhandling och leder förhandlingen. Som prefekt eller chef ansvarig för omställningen medverkar du i förhandlingen.
6. Uppsägning
Beslut om uppsägning på grund av arbetsbrist kan endast fattas av rektor. Innan uppsägning kan beslutas ska det genomföras MBL-förhandlingar för de medarbetare som omfattas av övertaligheten. Personalenheten ansvarar för dessa förhandlingar.
När rektor har fattat beslut om uppsägning ska ansvarig chef träffa sin medarbetare och personligen överlämna ett skriftligt uppsägningsbesked. En företrädare från Personalenheten ska alltid närvara vid överlämnandet.
7. Under uppsägningstiden
Som prefekt eller chef fortsätter du att ha personalansvar för den uppsagda medarbetaren under hela uppsägningstiden.
En medarbetare som har blivit uppsagd har rätt att behålla sin lön under uppsägningstiden även om arbetsuppgifterna förändras eller helt försvinner.
Medarbetare som sagts upp på grund av arbetsbrist anmäls till Trygghetsstiftelsen av Personalenheten. Trygghetsstiftelsens uppdrag är att hjälpa statsanställda som blivit uppsagda på grund av arbetsbrist att finna ett nytt arbete.
Under uppsägningstiden har medarbetaren rätt att vara ledig med bibehållen lön för att kunna utföra och delta i omställningsaktiviteter som har planerats tillsammans med Trygghetsstiftelsen.