Kompetensförsörjningsplanering handlar om att säkerställa att verksamheten har den kompetens som behövs för att kunna fullgöra sitt uppdrag. Detta är en viktig del av chefens ansvar för strategisk planering.
På ett övergripande plan handlar kompetensförsörjningsplanering om att
- ge en bild av vilken befintlig kompetens som finns
- analysera och beskriva det framtida kompetensbehovet
- beskriva planerade åtgärder för att säkerställa att verksamheten har den kompetens som behövs för att fullgöra sitt uppdrag.
Kompetensförsörjningsplanering
Kompetensförsörjningsplanering kan med fördel göras i samband med verksamhetsplaneringen med utgångspunkt i verksamhetens uppdrag, förutsättningar och prioriterade utvecklingsområden samt medarbetarnas behov av kompetensutveckling. Kompetensförsörjningsbehovet bör beaktas på såväl kort som lång sikt.
Metodstöd till att arbeta med kompetensförsörjningsplanering
Kompetensförsörjningen påverkas av många faktorer som till exempel omvärld, uppdrag, förutsättningar, budget och lönebildning. De olika delarna av kompetensförsörjningsprocessen kan kort sammanfattas i fyra delar: kartlägga och analysera, planera, genomföra och följa upp.
Som chef kan du använda dig av de följande rubrikerna när du arbetar med att analysera och planera kompetensförsörjningen vid din institution eller enhet.
1. Kartlägga och analysera
Kartlägga och analysera handlar om att kartlägga, analysera och beskriva vilka verksamhetsförutsättningar och ekonomiska förutsättningar som påverkar det framtida läget vad avser verksamhet, personal och ekonomi.
Dessa faktorer bör undersökas på både kort och lång sikt.
Kartläggningen startar med fördel genom att ledningsgrupp/motsvarande har en dialog om nuläge och framtida behov. Ta gärna stöd av din HR-specialist.
Till stöd kan kompetensförsörjning – förslag på frågor för kartläggning och analys underlätta arbetet.
Förslag på frågor kartläggning och analys kompetensförsörjningsplanering
Om det visar sig att det framtida kompetensbehovet kan bli svårt att fylla kan en riskbedömning genomföras för att se vilka konsekvenser det skulle kunna innebära för verksamheten.
2. Planera aktiviteter
Planera aktiviteter handlar om att komma fram till vilka åtgärder som behöver vidtas för att lösa eventuella utmaningar och säkerställa att verksamheten har den kompetens som behövs för att fullgöra sitt uppdrag och sina mål.
Det kan till exempel handla om åtgärder för att attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla/ ställa om. Planeringen kan med fördel sammanställas i form av en tabell.
Kompetensförsörjningsplanen kan med fördel sammanställas i form av en tabell.
Exempel på tabell över åtgärder
| Utmaning |
Behov av kompetens eller omställning |
Åtgärd |
Ansvarig |
Tidplan |
Uppföljning |
| Pensions-avgång lektor inom X ämne, december XX |
Kompetens-behov av disputerad lärare inom ämnet X
|
Rekrytering av universitets-lektor |
Prefekt |
Påbörjas termin XX, klart senast under termin XX |
Löpande |
| ... |
... |
... |
... |
... |
... |
3. Genomföra
Genomföra handlar om att se till att planerade aktiviteter genomförs, vem som ansvarar för vilka aktiviteter och när de ska vara genomförda.
Kommunicera och skapa delaktighet i arbetet med de olika aktiviteterna. Gå igenom de aktiviteter som är beslutade och se över vilka delar som kan vara bra att lyfta i utvecklingssamtal med berörda medarbetare.
4 Följa upp
Följa upp handlar om att se om aktiviteterna som beslutats och genomförts lett till det som var tänkt, om inte, varför och vad som behöver förändras och tas med i kommande verksamhetsplan/kompetensförsörjningsplan. Ledningen ansvarar för att arbetet följs upp regelbundet och att aktiviteterna genomförs samt har avsedd effekt.