Vad är det som gäller när man ska hyra lokaler?
Umeå universitet har en internhyresmodell med genomsnittshyra. För lokaler under mark debiteras halva genomsnittshyran. Genomsnittshyran fastställs årligen av universitetsstyrelsen i samband med budget och resurstilldelningsbeslut. Vid ändrade lokalbehov kontaktar prefekt eller motsvarande Lokalförsörjningsenheten som hanterar alla större lokalärenden för Umeå universitet.
Vad är internhyra?
Hyran sätts en gång per år av universitetsstyrelsen och beräknas på verksamhetsarean. I internhyran ingår ombyggnader av gemensamma lokaler, data- och telenät, säkerhetsanläggning (larm, passagekontroll och dylikt) samt befintlig inredning och utrustning. Underhåll och inköp av ny inredning och utrustning ingår inte.
Vad gäller för ombyggnationer?
Prefekt eller motsvarande ska kontakta Lokalförsörjningsenheten när institutionen önskar bygga om sina lokaler. Institutionen eller enheten får inte beställa ombyggnationer direkt från fastighetsägaren eller annan entreprenör.
Hur görs en uppsägning av lokaler?
För att Lokalförsörjningsenheten ska klara uppdraget att tillhandahålla bra lokaler till kärnverksamheten är det viktigt att de hanterar all in- och uthyrning. Om institutionen eller enheten vill lämna yta ska en skriftlig uppsägning av lokalerna sändas till Lokalförsörjningsenheten senast den 31 december för avflyttning den sista december året efter. När uppsägning av enstaka rum önskas, får detta endast ske om rummen har sådan placering att den kan hyras ut till någon annan utan olägenhet för någondera parten.
Om jag hyr ett kontor vad ingår?
När Lokalförsörjningsenheten hyr ut ett kontor för en arbetsplats ingår det en grundmöblering i form av ett arbetsbord (ej höj- och sänkbart), en kontorsstol, vägghängda hyllor, en förvaringsenhet, en väggmonterad klädkrok, gardiner, samt allmänbelysning i form av en lysrörsarmatur. Kraft- och nätverksuttag finns för en arbetsplats och ventilationen i rummet är anpassad för en person.
Grundmöbleringen består av återbrukad inredning från byggnaden alternativt från universitetets möbelförråd. Standardhöjande åtgärder med hänvisning till ytskikt, lös/fast inredning, allmänbelysning samt installation av arbetsplatsbelysning (punktbelysning) bekostas av förhyrande institution/verksamhet.
Hur gör jag för att köpa inredning?
Institutionen eller enheten finansierar själv inköp av ny inredning.
Om institutionen eller enheten vill köpa inredning finns information om universitetets upphandlade avtalspartner i avtalsdatabasen. Lokalförsörjningsenheten kan även ge rådgivning och hjälp vid inköp av inredning.
I samband med inflyttning
Institutionen ansvarar för att beställa inkoppling av datauttag via ITS servicedesk. Cylinderbyte bekostas av verksamheten och beställs av ansvarig lokalplanerare. Om byggnaden har nytt skyltsystem ombesörjer institutionen byte av information i skyltbärare/insticksark.
Notera att om verksamheten under tiden som rummet hyrs planerar att ställa om för annan användning till exempel att rummet möbleras för fler arbetsplatser än initialt eller att rummet används som mötesrum istället för kontor, behöver ventilationen ses över. Kontakta då ansvarig lokalplanerare.
Hur gör jag om något inte fungerar?
Vem du ska kontakta för att felanmäla beror på vilket felet är och i vilket hus felet uppstått. Felanmälan som gäller uppvärmning, ventilation, belysning (ej särskild arbetsplatsbelysning eller byte av glödlampor eller lysrör), vatten och avlopp, sophämtning från miljörum, yttre eller inre underhåll samt snöröjning och sandning ska gå till fastighetsägaren. För felanmälan som gäller alla andra ärenden kan du vända dig till Universitetsservice i ditt hus eller Infocenter.
Läs mer här
Finns det något forum för lokalärenden?
På husråden diskuteras ärenden kring bokningsbara lokaler och gemensamma ytor. Lokaler som hyrs av institutioner och enheter tas inte upp här. Husråden hålls två gånger per termin i alla hus på Campus Umeå. I husråden deltar representanter från institutioner, fastighetsägare, Universitetsservice, Lokalförsörjningsenheten samt entreprenörer och studenter.
Vad gäller för lokalvården?
Lokalvården på Umeå universitet sköts av Universitetsservice. Basstäd är en gemensam kvalitetsnivå och utöver det erbjuds möjlighet att komplettera med ett flertal tillvalstjänster.