Sharepoint är ett samarbetsverktyg i Microsoft 365 som grupper kan använda som en gemensam lagringsyta för att dela och samredigera filer med varandra. Den stora skillnaden mellan Teams och Sharepoint är att Sharepoint saknar de sociala delarna som exempelvis chatt och videosamtal.
SharePoint är din digital samarbetsyta där du kan:
- Dela och samredigera filer med dina kollegor med hjälp av ett gemensamt dokumentbibliotek.
- Dela information och nyheter med din grupp
- Ha en anteckningsbok för gemensamma anteckningar
- Använda en gemensam Outlook för e-post och kalender
Vilka är tjänsten till för?
Tjänsten är tillgänglig för alla anställda och studenter vid Umeå universitet.
Så skaffar du tjänsten
Så här hittar du till SharePoint:
- Gå till www.o365.umu.se och logga in med ditt Umu-id (umuid@ad.umu.se).
- Leta upp SharePoint i panelen till vänster. Om du inte hittar den där, klicka längst ned i hörnet för att få fram alla applikationer.
- Klicka på SharePoint.
- Du är nu igång med Sharepoint!
Kom igång med tjänsten
Skapa en gruppwebbplats
Innan du och din grupp kan börja samarbeta och dela filer i SharePoint behöver ni skapa en gruppwebbplats.
Observera att om du redan har ett Team i Teams så finns det redan en gruppwebbplats i SharePoint.
Det går även bra att skapa ett team till din befintliga gruppwebbplats i SharePoint.
Strukturera dina filer i Sharepoint
När du skapar en gruppwebbplats i SharePoint kan det fort bli ett överflöd av filer. Därför är ett tips att du redan i ett tidigt skede arbetar med mappar för att sortera och strukturera era filer. På så vis blir det lättare för gruppen att hitta till filerna du vill arbeta med.
Användarstöd Microsoft 365
Personuppgifter och känsliga personuppgifter
Lagra inte känsliga personuppgifter eller sekretessbelagd information i Microsoft 365
Du får inte lagra känsliga personuppgifter eller information som omfattas av sekretess i Office 365. Detta innebär exempelvis att du inte kan lagra information om hälsotillstånd, skyddade adresser, uppgifter om lagöverträdelser, anbud/upphandling, uppgifter om personers etniska ursprung, politiska åsikter och sexuella läggning.
Läs mer om personuppgifter
Har du frågor om informationssäkerhet och lagring av filer? Kontakta ITS IT-säkerhetsfunktion via Servicedesk.
Lagra inte forskningsmaterial med högt skyddsvärde
Om ditt forskningsmaterial har högt skyddsvärde får du inte lagra det inte i Microsoft 365. För lagring av filer med högt skyddsvärde erbjuder universitetet tjänsten Skyddade dokument.
Börja med att göra en informationsklassning innan du tar ställning till var ditt forskningsmaterial kan lagras.
Vägledning för informationsklassning
Skyddade dokument (lagring av filer med högt skyddsvärde)
Har du frågor som gäller informationssäkerhet och lagring? Kontakta ITS IT-säkerhet eller informationssäkerhetssamordnare via Servicedesk.