Med tjänsten skyddad bilaga kan du som anställd vid Umeå universitet skicka filer med krypterad överföring mellan avsändare och mottagare. Att skicka med krypterad överföring är säkrare än att skicka som bifogad fil i vanlig e-post.
Kryptering innebär att filerna konverteras från ett läsbart format till ett kodat format som bara går att läsa eller bearbeta efter att det har blivit dekrypterat (upplåst).
Så fungerar tjänsten
Den krypterade överföringen fungerar såhär:
- Avsändaren laddar upp fil till tjänsten. Filen blir då krypterad.
- Filen lagras i krypterad form i Skyddad bilaga tills nedladdning.
- Tjänsten skickar ut ett e-postmeddelande till mottagaren med en länk för att kunna ladda ned filen.
- När mottagaren fyller i lösenordet kan hen ladda ner filen som då blir dekrypterad och går att ladda ned och arbeta vidare med. Filen ligger kvar i systemet i 7 dagar från uppladdning. Efter det raderar systemet filen oavsett om den blivit nedladdad eller inte.
Detta kan du använda tjänsten till
Du kan använda tjänsten för att:
- skicka filer internt inom Umeå universitet samt till extern part.
- skicka filer från extern part till mottagare vid Umeå universitet.
Kravet för att använda tjänsten är att avsändaren eller mottagaren är anställd vid Umeå universitet och har en e-postadress som slutar på @umu.se.
Du har ansvaret för de filer du skickar
Du som skickar och tar emot filer via Skyddad bilaga har ett särskilt ansvar.
Som avsändare ansvarar du för överföringen. Det innebär att du ansvarar för att:
- säkerställa att du skickar filen till rätt mottagare.
- följa de lagkrav, övriga föreskrifter och villkor som gäller för överföringen.
- informera mottagaren om vilken typ av information du skickar samt eventuella krav på hur informationen ska hanteras.
- kontrollera att du får skicka handlingen. Detta kallas utlämnandeprövning. Vid prövningen tar du ställning till om uppgifterna är allmän handling och gör en sekretessprövning (kontrollera om informationen innehåller sekretessbelagda uppgifter). Sekretess kan gälla mot utomstående men också mot interna mottagare på universitetet (så kallad inre sekretess). Om informationen innehåller sekretessbelagda uppgifter behöver du också dokumentera utlämnandeprövningen skriftligt. Observera att informationen inte ändrar karaktär när du skickar den krypterat. Exempelvis är en sekretessbelagd handling sekretessbelagd även om du skickar den krypterat. Om du ska skicka känsliga personuppgifter måste du säkerställa att mottagaren har rätt att ta emot de känsliga personuppgifterna enligt etiktillstånd eller annan grund. Du hittar mer information på sidan om Offentlighet och sekretess.
- följa kraven utifrån Dataskyddsförordningen (GDPR). Exempelvis gäller särskilda krav om du skickar personuppgifter till land utanför EU/EES. Läs mer på sidan om personuppgiftsbehandling.
Som mottagare:
- ansvarar du för att hantera information du har tagit emot utifrån lagkrav, övriga föreskrifter och villkor samt enligt eventuella instruktioner från avsändaren.
Så använder du skyddad bilaga
Gå till Skyddad bilaga
För att använda tjänsten behöver användaren skapa ett lösenord som både avsändare och mottagare har tillgång till. På grund av säkerhetsskäl får du endast meddela lösenordet exempelvis muntligen eller via SMS, inte via e-post eller chatt.
Observera att om det rör sig om information som du ska föra över till Skyddade dokument efter nedladdning - kom ihåg att radera filen från din dator efter uppladdning till Skyddade dokument.
Vanliga frågor om skyddad bilaga
Hur stora filer kan jag skicka?
Du kan skicka filer som är högst 2GB. Om du har ett behov av att skicka större filer – skicka ett ärende till servicedesk.
Hur länge är filerna tillgängliga för nedladdning?
Filer som skickas via tjänsten ligger kvar för nedladdning max sju dagar (168 h). Filen blir raderad från systemet efter sju dagar oavsett om filen har blivit nedladdad eller inte.
Finns det backup av filerna?
Nej, det finns ingen backup.
Vilka kan använda tjänsten?
Anställda vid Umeå universitet som har en e-postadress som slutar på @umu.se kan använda tjänsten.
Vilka filer får jag skicka/inte skicka via tjänsten?
I texten ovan hittar du information om vad du behöver tänka på när du ska skicka filer genom tjänsten. Utifrån detta gör du en egen bedömning om din överföring uppfyller lagkrav, övriga föreskrifter och villkor och om du bör använda tjänsten för att skicka dina filer.
Du får inte använda tjänsten för att skicka material som lyder under Säkerhetsskyddslag (SFS 2018:585).
Hur meddelar jag lösenordet till mottagaren av filen/filerna?
Du kan meddela lösenordet till mottagaren exempelvis muntligt eller via SMS. Du får inte skicka lösenordet via e-post eller chatt på grund av säkerhetsskäl.
Vad händer om jag tappar bort lösenordet till dokumentet?
Om du har tappat bort lösenordet så får du skicka om filen på nytt och bestämma ett nytt lösenord. Det går inte att återskapa ett lösenord.