Viktigt att veta om det statliga ramavtalet
Det statliga ramavtalet är rangordnat. Det innebär att du måste beställa från den leverantör som listas överst. Om leverantören inte kan ta ditt uppdrag vänder du dig till den leverantör som listas på andra plats, och så vidare.
Priset för översättning är samma för samtliga leverantörer och justeras en gång per år. Som exempel är priset för översättning engelska till svenska 2,40 kr per ord (2022) för icke-auktoriserade översättare.
Tjänsten översättning inkluderar språkgranskning nivå 1-2 som görs av översättaren, men det går också att köpa till kontrolläsning av ytterligare en person till en extra kostnad på 35 %.
Andra organisationer nära kopplade till Umeå universitet, men som inte delar Umeå universitets organisationsnummer, kan även köpa översättning från svenska till engelska och språkgranskning av engelska texter från detta ramavtal. Översättningsköp sker på samma sätt oavsett språkriktning, men språkgranskningsköp kräver alltid förnyad konkurrensutsättning.
OBS! Om något av följande gäller för din beställning måste du i stället följa rutinerna för förnyad konkurrensutsättning:
- Krav på kortare leveranstider än vad som framgår av ramavtalet och/eller fler än 10 000 ord.
- Krav på andra ämnesområden än samhällsorientering (allmänna texter) och juridik.
- Uppdraget är särskilt komplext och det krävs speciella ämneskunskaper för att kunna utföra det.
- Särskilda krav på säkerhet, t.ex. säkerhetsskyddsavtal eller översättning på plats i myndighetens lokaler.
- Utvärdering av översättarens kompetens med arbetsprov, referenser, erfarenhet eller liknande.
- Krav på tilläggstjänster såsom språkgranskning. (OBS! Detta ramavtal gäller inte längre för engelsk språkgranskning för köp från Umeå universitets organisationsnummer.)
Så här gör du för att beställa
- Kontrollera att ditt uppdrag inte kräver förnyad konkurrensutsättning. Det vill säga att någon av de sex punkter som listas ovan gäller för ditt uppdrag.
- Fyll i Statens inköpscentrals avropsblankett för beställning av översättningstjänster. Ladda ner blankett och få stöd med att fylla i avropsblanketten.
- Skriv ett mejl till den högst rangordnade avtalsleverantören CBG Konsult & Information AB via ii@cbg.com med ämnesraden "Översättning engelska, avtal 23.3-1520-20". Lägg till "Express" i ämnesraden om du beställer expressleverans. På sidan Göra en bra översättningsbeställning får du hjälp med att göra en bra beställning, vilket underlättar när du tar emot leveransen.
- Bifoga ifylld avropsblankett.
- Bifoga de filer som ska översättas om de är klara, eller ange ungefärligt ordantal och datum för när filerna är tillgängliga för översättning i avropsblanketten om filerna inte är klara vid beställning. Filerna ska helst vara i redigerbart format, alltså Word hellre än pdf. På sidan Hur du förbereder text för översättning får du hjälp med att göra en bra beställning, vilket underlättar när du tar emot leveransen.
- Skicka gärna med eventuella tidigare översättningar, ordlistor eller annat stödmaterial som kan vara till hjälp för översättaren antingen redan vid beställningen eller först när uppdraget är bekräftat.
- Skicka beställningen (avropet).
Svar från leverantören
Du ska få ett svar från leverantören inom 4 arbetstimmar (helgfri måndag–fredag kl. 9.00–17.00). Svara på leverantörens bekräftelse av din beställning så är beställningen klar.
Om leverantören inte kan ta uppdraget skickar du förfrågan med avropsblankett till den nästa rangordnade avtalsleverantören, kontaktuppgifter hittar du på avropa.se.
Ta emot och hantera leveransen
Bara för att översättningen är levererad är arbetet inte klart. Avsätt tid för att läsa igenom texten och se till att den kommer till användning.
Läs Ta hand om översättningsleveransen för att få hjälp med att planera.
Stöd och svar
Fylla i avropsblanketten
Ladda ner avropsblanketten
Avropsblanketten är framtagen av Statens inköpscentral, nedan följer lite stöd för att fylla i den.
Fyll i uppgifterna:
- Myndighet: Umeå universitet.
- Organisationsnummer: 202100-2874.
- Avdelning/enhet. Din organisatoriska tillhörighet. Till exempel Kommunikationsenheten.
- Fakturareferens: Ange kostnadsställe på den person som ska ta emot fakturan, till exempel 7508ABC.
- Kontaktperson är beställaren. Ange ditt namn.
- Ref/diarienummer för: Skriv ett valfritt löpetal så att du kan hålla reda på dina olika beställningar, eller använd ett formellt diarienummer.
- Telefon: ditt telefonnummer.
- E-post: din e-postadress.
- Datum när leverantören får materialet: Fyll i beställningsdatumet om du skickar med dokumenten i beställningen, annars ett senare datum.
- Titel på texten eller materialet: Beskriv beställningen kortfattat. Till exempel "Översättning Regler för lokaler". Titeln anges sedan i fakturan och hjälper dig spåra fakturan.
- Antal ord i materialet: Gör en sammanlagd ordräkning av samtliga filer som du planerar att beställa. OBS! Om siffran överstiger 10 000 ord behöver du läsa om och göra en förnyad konkurrensutsättning se längre ner.
- Beskriv uppdraget: Om utrymmet inte räcker, hänvisa till mejlet och beskriv där eller i bilaga. Glöm inte att ange till och från vilket språk uppdraget gäller och vilken tjänst (t.ex. översättning) som efterfrågas. Umeå universitet använder generellt brittisk engelska. Beskriv vad texterna ska användas till eller vem de riktar sig till. Du kan också be om en specifik översättare. Läs lite tips på sidan Göra en bra översättningsbeställning.
- Krav på språkkonsultens kompetens (de menar "översättarens"). Till exempel: "Översättaren ska ha engelska som modersmål eller ska behärska engelska på modersmålsnivå och ska ha dokumenterad erfarenhet av översättning inom högskolesektorn." Eventuellt "Översättaren ska vara namngiven." Lägg till eventuella ytterligare krav som är relevanta. Till exempel: "Översättaren bör ha erfarenhet av att översätta kursplaner inom högskolesektorn".
- Maskinöversättning: Ange "Nej". Välj genom att klicka på cellen och sedan på den lilla pil som visas.
- Kontrolläsning av färdig översättning: Det innebär att en annan person än översättaren kontrolläser texten innan leverans. Välj vanligtvis "Nej". Om "Ja" tillkommer extra kostnad på 35 %.
- Bestyrkande av auktoriserad translator: Välj vanligtvis "Nej". Ordpriset är högre för denna tjänst (2,70 kr/ord för svenska till engelska år 2022). Läs om när du ska välja en auktoriserad translator.
- Format: Välj vanligtvis "Digitalt redigerbart", det är till exempel Word.
- Leveranstid: Välj vanligtvis inom spannet "Normalleverans", välj spann utifrån totalt antal ord i uppdraget, om antal ord är känt. Eller välj "Expressleverans". Kostnadspåslag för express är 50 %. Läs om de avtalade leveranstiderna nedan.
- Leveranssätt: Vanligen "E-post".
- Leveransadress: Fyll i den e-postadress som ska ta emot leveransen, eller fyll i en fysisk adress om en papperskopia ska skickas med post.
- Övrig information: Fyll i om du har något mer du vill tillägga, till exempel om referensmaterial.
Leveranstider inom avtalet
Normalleverans
1–2 000 ord inom 5 arbetsdagar
2001–10 000 ord inom 10 arbetsdagar
Expressleverans
Vid beställning med expressleverans tillkommer en kostnad på 50 %, ordpriset för översättning från svenska till engelska blir då 3,60 kr/ord (2022). Innan beställning med expressleverans måste du planera med alla involverade att hanteringen av leveransen kan göras skyndsamt. Annars bör normalleverans användas.
1–500 ord inom 1 arbetsdag
501–1 000 ord inom 2 arbetsdagar
1 001–2 000 ord inom 3 arbetsdagar
2 001–10 000 ord inom 5 arbetsdagar
Vid förnyad konkurrensutsättning gäller inte de avtalade leveranstiderna. Du kommer istället överens om leveranstid med leverantören, eller kan använda leveranstid som ett krav som utgör underlag för tilldelning av uppdraget.
Förnyad konkurrensutsättning
Avrop genom förnyad konkurrensutsättning ska ske med stöd av Området för Upphandling och inköp. Fyll i formuläret Beställning av upphandling, så tar en upphandlare kontakt med dig.
Förhållanden som kräver förnyad konkurrensutsättning
Avrop från ramavtalet ska ske genom förnyad konkurrensutsättning om något av följande föreligger:
- Krav på kortare leveranstider än vad som framgår av ramavtalet och/eller fler än 10 000 ord.
- Krav på andra ämnesområden än samhällsorientering (allmänna texter) och juridik.
- Uppdraget är särskilt komplext och det krävs speciella ämneskunskaper för att kunna utföra det.
- Särskilda krav på säkerhet, t.ex. säkerhetsskyddsavtal eller översättning på plats i myndighetens lokaler.
- Utvärdering av översättarens kompetens med arbetsprov, referenser, erfarenhet eller liknande.
- Krav på tilläggstjänster såsom språkgranskning. (OBS! Detta ramavtal gäller inte längre för engelsk språkgranskning för köp från Umeå universitets organisationsnummer.)
Direktupphandling och direktköp
När det finns ett ramavtal får du inte göra köp genom direktupphandling. Du får alltså inte köpa tjänster från leverantörer som inte är avtalade. En direktupphandling kan däremot göras om ingen av ramavtalsleverantörerna är villig att ta uppdraget, men de måste tillfrågas först.
Läs mer om direktupphandling
När ska jag välja en auktoriserad translator?
Auktoriserad translator är en skyddad yrkestitel. För att bli auktoriserad translator måste översättaren genomgå och klara ett översättningsprov med mycket högt ställda krav. Provet anordnas av Kammarkollegiet och prövar områdena finansiella, juridiska och allmänna texter.
En auktoriserad translator ska följa God translatorssed, som är en vägledning för auktoriserade translatorer utfärdad av Kammarkollegiet. Uppdragen som auktoriserade translatorer utför varierar allt från betyg, intyg, födelseattester, vigselbevis, dödsattester, rapporter, årsredovisningar till domar, polisutredningar, stämningar och krävande lagtexter.
En auktoriserad translator är vanligen auktoriserad i en språkriktning, till exempel engelska till svenska, och auktoriseringen gäller i fem år. Efterfråga och kontrollera därför giltigheten hos translatorns translatorsnummer.
Läs mer om auktoriserade translatorer
Avtalets giltighetstid
Statens inköpscentrals avtal "Översättning till och från engelska" skrevs under den 4 april 2022 och löper till och med den 3 april 2026. Avtalsnumret är 23.3-1520-20.
Kontakt eller klagomål
Om du är missnöjd med en leverans, ska du omgående meddela detta till leverantören samt rapportera till Upphandling och inköp genom upp.adm@umu.se. Dit kan du även vända dig om du har andra frågor om ramavtalet.