Kontakta gärna universitetsjuristerna, eller Arkiv och registratur om du har frågor eller vill ha råd i frågor om allmänna handlingar eller sekretess. På varje institution finns det även en arkivsamordnare som du kan vända dig till.
Ditt ansvar som anställd
Du som anställd på Umeå universitet har ansvar för att lämna ut handlingar som du har ansvar för om någon begär att få ta del av dessa. Om uppgifter i en handling omfattas av sekretess har du tystnadsplikt och får därmed inte avslöja den sekretessbelagda informationen. Brott mot tystnadsplikten är straffsanktionerat. Du måste därför alltid göra en sekretessprövning innan du lämnar ut en handling.
Allmänna handlingar ska vara lätta att hitta. Det innebär att du ska registrera allmänna handlingar så snart handlingen har inkommit eller upprättats alternativt hålla handlingar ordnade på ett sätt som gör att det är lätt att fastställa att handlingen finns hos universitetet.
Allmänna handlingar får bara gallras (förstöras) om det anges i universitetets dokumenthanteringsplan.
Fördjupning
Vad är en handling?
När blir en handling allmän?
Diarieföring och arkivering
Exempel på allmänna handlingar
Vad är en handling?
Med handling menas inte bara traditionella pappersdokument. Även fotografier, databaser, kartor, ritningar och ljud- och bildupptagningar kan vara allmänna handlingar. Det saknar betydelse om handlingen är på papper eller i elektronisk form, t.ex. e-post eller uppgifter i ett IT-system.
När blir en handling allmän?
En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet som t.ex. Umeå universitet och är att anse som inkommen hit eller upprättad här.
Om någon begär att få ta del av information som finns hos Umeå universitet behöver du avgöra om informationen finns i en allmän handling. Här följer några grundregler för att bedöma om handlingen är allmän eller inte.
- En handling anses inkommen när den kommit till universitetet eller till en anställd på universitetet.
- En handling anses upprättad när den har expedierats, vilket vanligen innebär att handlingen har skickats till en mottagare utanför universitetet.
- En handling som inte har expedierats anses upprättad när ärendet som handlingen hör till är avslutat. Handling som inte tillhör ett ärende anses upprättad när den är justerad eller på annat sätt färdigställd, till exempel har tagits om hand för arkivering.
Även om en handling är allmän kan den skyddas av sekretess. Sekretess innebär ett förbud att lämna ut information ur en allmän handling eller på annat sätt, t.ex. muntligen, avslöja en uppgift (tystnadsplikt). Om handlingen begärs ut måste du därför göra en sekretessprövning innan du lämnar ut handlingen. Du måste också handlägga frågan om utlämnande av allmän handling skyndsamt. Läs mer på sidorna om sekretess och utlämnande av allmän handling.
Vad är inte en allmän handling?
Vissa typer av handlingar är normalt inte allmänna handlingar, exempelvis:
- Minnesanteckningar, som legat till grund för anförande på ett möte eller som annars endast har till uppgift att utgöra ett stöd för en tjänsteperson samt sammanfattande anteckningar av information som finns i andra allmänna handlingar.
- Utkast och förslag till beslut, rapporter eller liknande, så länge de inte expedieras, färdigställs eller tas om hand för arkivering.
- Intern post, interna e-postmeddelanden och interna chattmeddelanden som inte ingår i den slutliga behandlingen av ett ärende.
- Facklig post eller annan post som skickas till anställda i egenskap av innehavare av annan ställning, exempelvis information som lämnas från en facklig organisation till ett platsombud på universitetet eller partipost till en politiker.
- Privat post, även om den skickats till universitetet.
Fördjupande information om vad som är allmänna handlingar finns i universitetets vägledning om offentlighet och sekretess.
Diarieföring och arkivering
Allmänna handlingar ska vara lätta att hitta. Det innebär att handlingarna ska registreras i ett diarium, så kallad diarieföring eller hållas ordnade på annat sätt. Syftet med registrering och arkivering är bl.a. att:
- underlätta att hålla ordning på och hitta allmänna handlingar,
- säkerställa rätten att ta del av handlingar,
- säkerställa behovet av information för rättskipning och förvaltning samt,
- tillse forskningens behov.
Registrering och arkivering skapar insyn i universitetets verksamhet, vilket är en viktig demokratisk princip. Du ska registrera allmänna handlingar så snart handlingen har inkommit eller upprättats. Det är dock inte registreringen som avgör om handlingen blir allmän eller inte utan det är handlingen i sig som har betydelse.
Allmänna handlingar får bara gallras (förstöras) om det anges i universitetets dokumenthanteringsplan. Övriga handlingar ska bevaras för framtiden i universitetets arkiv. På universitetet tillämpas decentraliserad diarieföring vilket innebär att handlingar i de flesta fall diarieförs och arkiveras på den institution eller motsvarande där handlingen hör hemma.
Läs mer om diarieföring och arkivering på registratur och arkivs sidor.
Exempel på allmänna handlingar
Nedan ges exempel på när några vanliga typer av handlingar blir allmänna.
Allmänna handlingar i förvaltning och administration
Inkommande post: oavsett om det inkommer på papper, i e-post eller i ett IT-system, blir som regel allmänna handlingar när de anländer till universitetet.
Beslut och utgående post: blir allmänna handlingar när de skickas från universitetet.
Rapporter och liknande som inte expedieras blir allmänna handlingar när ärende som handlingen hör till avslutas och handlingen omhändertas för arkivering.
Allmänna handlingar i forskning
Handlingar som rör ett forskningsprojekt är allmänna handlingar på samma sätt som andra handlingar. Umeå universitet ansvarar för dessa handlingar och de ska hanteras i enlighet med universitetets regler och rutiner för forskningshandlingar.
En forskningshandling kan bli allmän när den
- publiceras,
- upprättas (till exempel labbanteckningar),
- inkommer (till exempel svar på en enkät).
Läs mer om hantering av forskningsmaterial.
Umeå universitet har antagit en policy för hantering av forskningsdata som slår fast att forskningsdata ska göras tillgängliga för andra att ta del av så långt det är möjligt enligt etik, lagstiftning och god forskningssed. Läs mer om tillgängliggörande av forskningsdata på UB:s sidor.
Allmänna handlingar i undervisning
Tentamensuppgifter eller annan examinationsuppgift: blir en allmän handling när den lämnas ut i samband med examinationstillfället.
Studenters tentamenssvar, uppsatser och rapporter: blir allmän handling då de lämnas till ansvarig lärare för bedömning alternativt till skrivningsvakt.
Handlingar som laddas upp på en lärplattform: blir allmänna handlingar när de laddas upp eftersom de anses expedierade eller inkomna.
Examensarbeten och andra uppsatser under grundutbildningen: räknas som inkommen allmän handling när de lämnas för slutlig bedömning. Eventuella versioner som lämnas till handledare innan slutlig bedömning ses i regel inte som allmän handling.