Gäller din fråga:
Generella frågor
Utlämnande av allmän handling
Sekretessprövning
Allmänna handlingar och personuppgifter
Allmänna handlingar och e-post
Allmänna handlingar i utbildning
Allmänna handlingar i forskning
Generella frågor
Vad är en allmän handling?
Alla medier som kan innehålla information kan utgöra allmän handling. Förutom traditionella pappersdokument kan även fotografier, databaser, kartor, ritningar och ljud- och bildupptagningar med mera vara allmänna handlingar. För att en handling ska anses allmän ska den förvaras hos en myndighet samt vara inkommen, upprättad eller expedierad. Umeå universitet är en myndighet.
Jag har fått arbetsrelaterad post skickad hem till mig. Är det en allmän handling?
Alla handlingar som rör ditt arbete på universitetet kan vara allmänna handlingar. Om du får post skickad hem till dig som rör ditt arbete anses handlingen inkommen till universitetet när du tar emot den. Handlingen ska då hanteras i enlighet med universitetets riktlinjer.
Utlämnande av allmän handling
Vem ska handlägga en begäran om allmän handling?
Det är den tjänsteman som har handlingen i sin vård som ansvarar för att göra sekretessbedömning och lämna ut en allmän handling på begäran.
För allmänna handlingar som har arkiverats är det den institution där handlingen har arkiverats som ansvarar för utlämnandet. Utlämnande av handlingar som arkiverats centralt handläggs av arkiv och registratur.
Kan den som begär ut en allmän handling vara anonym?
Ja, den som begär ut en allmän handling har alltid rätt att vara anonym. Bara om uppgifter i en handling omfattas av sekretess kan du ställa frågor om sökandens identitet om det är nödvändigt för sekretessprövningen.
Hur ska begäran om allmänna handlingar se ut?
Det finns inga formella krav på hur en begäran om att få ta del av en allmän handling ska se ut. Det räcker att den är så preciserad att universitetet kan identifiera handlingen. Däremot måste den som begär handlingen inte ha exakt information om handlingen, till exempel rubrik eller diarienummer. Om det är oklart vilka handlingar som avses kan du kontakta frågeställaren för att i dialog precisera begäran.
Hur snabbt måste jag lämna ut allmänna handlingar?
Du ska lämna ut allmänna handlingar så snabbt som möjligt, i normalfallet samma dag som de begärs ut. Det är bara om begäran är mycket omfattande eller om en komplicerad sekretessbedömning behöver göras som utlämnandet kan fördröjas, dock högst ett par dagar.
Hur ska jag lämna ut allmänna handlingar?
Den som begär ut en allmän handling får ta del av handlingen på plats på universitetet eller som en kopia. Kopior av allmänna handlingar ska som regel lämnas ut på papper, inte elektroniskt. För kopior av allmänna handlingar som omfattar mer än 9 sidor ska universitetet ta ut en avgift.
Får en person som tar del av en allmän handling på plats på universitetet fotografera den?
Ja, den som tar del av handlingen får fotograferar den, t ex med sin mobiltelefon.
Måste en begäran om allmän handling besvaras skriftligt?
På vilket sätt en begäran om allmänna handlingar ska besvaras får avgöras med hänsyn till omständigheterna, bl.a. det sätt som begäran har gjorts. En telefonförfrågan om en enstaka offentlig uppgift ur en allmän handling bör kunna besvaras vid telefonsamtalet.
Vad ska jag tänka på när någon begär ut stora mängder allmänna handlingar?
Här finns tips på hur du kan agera om någon begär ut stora mängder allmänna handlingar eller om begäran kommer ofta. Om begäran avser personuppgifter behöver du också ta hänsyn till reglerna om personuppgiftsbehandling. Läs mer i FAQ om personuppgifter.
Måste jag lämna ut alla handlingar som finns i ett ärende eller ett projekt?
Du behöver bara lämna ut de handlingar som begärs och som inte skyddas av sekretess. Är du osäker på vilka handlingar som avses kan du kontakta den som begärt handlingarna och be denne precisera. Du behöver inte heller skapa handlingar med just de uppgifter som efterfrågas om en sådan handling inte finns. Ett undantag från detta är om en sammanställning kan tas fram ur IT-system med enkla, rutinbetonade åtgärder, dvs utan större arbetsinsats och utan nämnvärda kostnader. En sådan sammanställning måste som regel tas fram och lämnas ut.
Sekretessprövning
När ska jag göra en sekretessprövning?
En sekretessbedömning måste göras vid varje tillfälle en uppgift begärs ut. Det är inte tillåtet att endast hänvisa till att uppgiften har omfattats av sekretess tidigare.
Hur gör jag en sekretessprövning?
När du gör en sekretessbedömning måste du börja med att identifiera om uppgiften är sekretessbelagd enligt någon paragraf i offentlighet- och sekretesslagen (OSL). Bedömningen utgår från de villkor som anges i lagrummet. Du ska som regel bedöma om någon fysisk eller juridisk person lider skada eller men (psykiskt, fysiskt eller ekonomiskt lidande) på det sätt som beskrivs i paragrafen av att uppgiften röjs. Sekretessbestämmelserna i OSL är tidsbegränsade. När en uppgift blivit tillräckligt gammal gäller inte sekretessen längre.
Läs mer på sidorna om sekretess och tystnadsplikt.
Sekretessbestämmelserna kan innebära antingen stark sekretess eller svag sekretess. Stark sekretess betyder att sekretess råder om det inte är uppenbart att uppgifterna kan röjas utan att skada eller men uppstår. Svag sekretess innebär att uppgiften endast får sekretessbeläggas om det kan antas att visst men eller viss skada kan uppstå. Du behöver därför göra en prövning av om en skada eller ett men kan uppstå på det sätt som anges i bestämmelsen. Det finns även bestämmelser som bryter sekretessen och tillåter att uppgifter lämnas ut i vissa fall.
För vissa uppgifter råder absolut sekretess. I sådant fall behöver du inte pröva om någon kan lida men av att uppgiften röjs.
Kontakta gärna universitetsjuristerna om du är osäker på om en handling omfattas av sekretess.
Sekretessprövning steg för steg
1. Är uppgiften sekretessbelagd enligt någon bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen?
Om det inte finns någon bestämmelse om sekretess för uppgiften ska den lämnas ut.
2. Om uppgiften är sekretessbelagd finns någon annan bestämmelse som gör att uppgiften kan lämnas ut ändå?
Du ska undersöka om det finns undantag eller någon sekretessbrytande bestämmelse, såsom exempelvis samtycke eller utlämnande till vissa myndigheter under vissa förutsättningar, som kan tillämpas. Om så inte är fallet kan det i vissa fall behövas fler upplysningar från den som efterfrågat handlingen för att du ska kunna göra en fullständig sekretessprövning. Som hjälp vid sekretessprövning kan två frågor ställas:
- Vem är det som begär uppgifterna?
- Vad ska uppgifterna användas till?
Observera att dessa frågor endast får ställas i undantagsfall och om det är nödvändigt för sekretessprövningen.
3. Om handlingen i sin helhet omfattas av sekretess ska den inte lämnas ut. Om enbart vissa uppgifter omfattas av sekretess ska dessa avidentifieras (maskas).
Maskning sker t.ex. genom att du först skriver ut handlingen och därefter stryker över de sekretessbelagda uppgifterna.
4. Lämna uppgift om rätt till skriftligt avslagsbeslut.
Du måste informera om varför handlingen eller del av handlingen har bedömts sekretessbelagd. Du måste också informera om att sökanden har rätt att få ett skriftligt avslagsbeslut som går att överklaga till kammarrätten.
5. Om ett skriftligt avslagsbeslut begärs ska det fattas enligt universitetets delegationsordning.
Allmänna handlingar och personuppgifter
Kan jag lämna ut personnummer?
Personnummer kan som huvudregel lämnas ut om inte sekretess hindrar ett utlämnande. Om fler än enstaka personuppgifter begärs ut behöver en bedömning av om det kan råda GDPR-sekretess. Läs mer i FAQ om personuppgifter.
Allmänna handlingar och e-post
Får jag lämna ut allmänna handlingar via e-post?
Huvudregeln vid Umeå universitet är att allmänna handlingar lämnas ut på papper. Om handlingen innehåller personuppgifter ska utlämnande alltid ske på papper om det inte finns särskilda skäl, till exempel att den som begär ut handlingen är en forskare vid ett annat lärosäte som ska använda uppgifterna i forskning. Om handlingar lämnas ut elektroniskt måste du säkerställa att överföringen kan ske med tillräcklig säkerhetsnivå och att de når rätt mottagare.
Är jag skyldig att lämna ut min e-post?
Inkommande och utgående e-post till och från avsändare och mottagare utanför universitetet är som regel allmänna handlingar som ska lämnas ut efter sekretessprövning. Även en förteckning av e-postloggar är en allmän handling. Däremot är interna e-postmeddelanden som inte hör till ett avslutat ärende inte allmänna handlingar. Inte heller e-post som skickats till dig som privatperson bedöms vara allmänna handlingar om de inte har anknytning till ett pågående ärende. Det rekommenderas att i möjligaste mån undvika att använda universitetets e-postsystem för privata meddelanden.
Måste jag lämna ut min e-postlogg?
E-postloggar och så kallade cookies (filer som innehåller information om vilka webbsidor en användare besökt) betraktas som allmänna handlingar.
Allmänna handlingar i utbildning
Är tentamen eller examinationsuppgift allmän handling?
Tentamensuppgifter eller annan examinationsuppgift blir en allmän handling när den lämnas ut i samband med examinationstillfället. Studenters tentamenssvar, uppsatser och rapporter blir allmän handling då de lämnas till ansvarig lärare för bedömning alternativt till skrivningsvakt.
Är examensarbeten och andra studentarbeten allmänna handlingar?
Handlingar som exempelvis laddas upp på en lärplattform är att se som allmänna handlingar eftersom de anses expedierade eller inkomna. Examensarbeten och andra uppsatser under grundutbildningen räknas som allmänna handlingar när de lämnas för slutlig bedömning. Eventuella versioner som lämnas till handledare innan slutlig bedömning ses i regel inte som allmän handling.
Vad ska vi göra med tentor som studenter inte hämtat ut?
Tentor som inte har hämtats ut av den student som lämnat in tentan ska gallras efter två år.
Är jag skyldig att lämna ut en lista över studenter på en specifik utbildning?
Ja, vilka som har antagits till och studerar (eller har studerat) en viss utbildning är en allmän handling. Här är det lämpligt att säkerställa att inte fler uppgifter än som begärts lämnats ut. Har t.ex. endast namn och e-post begärts bör du inte lämna ut personnummer och adress till studenterna även om dessa uppgifter i sig är allmänna handlingar. Läs mer i FAQ om personuppgifter.
Allmänna handlingar i forskning
Får jag ta med mig forskningsdata eller andra dokument om min forskning när jag byter jobb?
Forskningsdata är allmänna handlingar. Original av allmänna handlingar får inte tas med till din nya arbetsgivare om du byter arbetsplats. Du kan begära att få en kopia av dessa. I sådant fall görs alltid en sekretessbedömning innan handlingarna lämnas ut. I de flesta fall finns större möjlighet att få ut handlingar för forskningsändamål än för andra ändamål även om de omfattas av sekretess.
Du som har en läraranställning på universitetet äger resultat som du framställt i ditt arbete enligt lärarundantaget. Ett exemplar ska arkiveras hos Umeå universitet enligt gällande dokumenthanteringsplan.
Den tidskrift som jag ska publicera min artikel i vill ha rådatat som jag bygger artikeln på. Får jag lämna forskningsdatat till tidskriften?
Innan du lämnar ut data till tidskriften eller ett repositorium måste du bedöma om det finns uppgifter som omfattas av sekretess eller som utgör personuppgifter. Om du vid en sekretessbedömning kommer fram till att data omfattas av sekretess får du inte lämna ut uppgifterna. Läs mer på sidorna om sekretess och tystnadsplikt samt utlämnande av allmänna handlingar.
Hur får jag del av allmänna handlingar från andra myndigheter till mitt forskningsprojekt?
Kontakta den myndighet, region eller liknande som har handlingarna du är intresserad av. Begäran om allmänna handlingar ska göras i universitetets namn. Då kan du i de flesta fall få ta del av handlingarna i sin helhet med samma sekretess som hos den utlämnande myndigheten, så kallad överförd sekretess. Den utlämnande myndigheten tar inte heller ut avgift i dessa fall.
Du som är anställd både hos Umeå universitet och den utlämnande myndigheten får inte handlägga både begäran och utlämnandet av handlingarna.
Privata e-postdomäner har inte samma säkerhet som universitetets. Att skicka handlingar som omfattas av sekretess till privata e-postadresser utgör ett otillåtet röjande av sekretess och brott mot tystnadsplikten. Det är därför inte tillåtet att skicka handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter eller personuppgifter till e-postdomäner till privata e-postadresser. Använd därför alltid din umu.se e-postadress när du begär ut handlingar i ditt arbete.