För att uppgifter ska kunna sekretessbeläggas måste det finnas stöd för det i offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). I universitetets vägledning för offentlighet och sekretess finns viss fördjupad information om sekretess.
Tystnadsplikt
Det är straffbart att röja sekretessbelagda uppgifter för en utomstående oavsett om detta sker muntligen, genom utlämnande av allmän handling eller på något annat sätt. Tystnadsplikt och sekretess gäller även inom universitetet, mellan olika medarbetare och mellan ärenden. Det är enbart den eller de personer som har behov av en sekretessbelagd uppgift för fullgörande av sina arbetsuppgifter som får ta del av den.
Brott mot tystnadsplikten
Brott mot tystnadsplikten kan medföra en disciplinär åtgärd eller polisanmälan. Tystnadsplikten är personlig och gäller dig som anställd vid universitetet men även andra som har uppdrag inom universitetet eller som har en sådan anknytning till universitetet att de kan sägas delta i verksamheten, exempelvis praktikanter. Du omfattas av tystnadsplikten även efter det att du har lämnat din tjänst eller ditt uppdrag.
Undantag från tystnadsplikt
Det finns undantag från tystnadsplikten. Som statligt anställd omfattas du av meddelarfrihet. Det innebär att du kan lämna uppgifter till massmedier utan risk för påföljder. Det gäller i viss utsträckning även uppgifter som omfattas av sekretess. Om du anmäler missförhållanden enligt den så kallade visselblåsarlagen kan du i vissa fall avslöja sekretessbelagda uppgifter utan risk för påföljder. Läs mer om meddelarfrihet och visselblåsning under Om något händer.
Exempel på sekretess
Nedan följer exempel på vanliga situationer när sekretess föreligger inom Umeå universitets verksamhet.
Sekretess i förvaltning och administration
Offentlighets- och sekretesslagen innehåller bestämmelser om sekretess för bland annat vissa uppgifter rörande personal och arbetssökanden, för universitetets och andras ekonomiska intressen, exempelvis i samband med upphandling, och för biblioteksverksamhet samt för vissa uppgifter om enskilda personer, t.ex. hälsa.
Den som är part i ett ärende har i princip rätt att ta del av alla uppgifter som har tillförts ett ärende även i det fall uppgiften omfattas av sekretess för att parten ska kunna ta tillvara sina intressen i ärendet.
Sekretess i forskning
I forskningsprojekt kan det förekomma uppgifter som omfattas av sekretess. Det kan till exempel vara uppgifter om enskildas hälsa och personliga förhållanden.
Sekretess i företagssamarbeten
Om du i din forskning samarbetar med ett företag kan uppgifter om företagets driftförhållanden, uppfinningar och forskningsresultat vilka omfattas av sekretess. Uppgifter kan också anses hemliga på grund av immaterialrättsligt skydd, till exempel vid patentansökan.
Oavsett att sekretesskydd kan föreligga för uppgifter som ett företag lämnar till universitetet kan universitetet aldrig garantera fullständig sekretess i ett avtal. Eventuella avtal om sekretess, kallas ibland non-disclosure agreements (NDA), ska tecknas med universitetet som part, inte av dig som enskild forskare. Kontakta universitetsjurist om du samarbetar med eller har för avsikt att samarbeta med ett företag som önskar ett avtal som innehåller sekretessbestämmelser. Sekretessbestämmelser i ett avtal kan utöver brott mot offentlighetsprincipen även innebära att du som forskare skriver ifrån dig rätten till att publicera resultaten, varför universitetsjurist alltid bör granska dessa avtal.
Överförd sekretess
Om du i ett forskningsprojekt begär ut handlingar från en annan offentlig verksamhet, t.ex. myndighet eller region, kan dessa handlingar vara sekretessbelagda hos den utlämnande myndigheten. I sådant fall omfattas uppgifterna av samma sekretessregler vid universitetet. Som forskare måste du vara observant på om de handlingar som du hanterar i projektet omfattas av sådan överförd sekretess. Överväger du att dela forskningsdata med annan part i projektet behöver en prövning ske om ett sådant utlämnade kan ske med hänsyn till eventuell sekretess.
Sekretess gällande studenter och utbildning
Många uppgifter om studenter är offentliga men det finns flera bestämmelser om sekretess som gäller studenter i offentlighets- och sekretesslagen. Dessa bestämmelser rör bland annat studentens personliga förhållanden i kontakt med studenthälsan eller andra uppgifter om hälsotillstånd och personliga förhållanden.
Sekretess kan i vissa fall gälla för uppgifter om affärs- och driftförhållanden hos ett företag i studentarbeten som genomförs tillsammans med företaget. Studentarbetet bör så långt det är möjligt utformas så att sådana uppgifter undviks.