Kravet på skyndsam hantering innebär att om den som normalt hanterar utlämnandet inte är på plats måste någon annan hantera begäran. Det är bara om det är ett omfattande material som ska gås igenom inför ett utlämnande som handläggningen i undantagsfall får överstiga ett par dagar. Är begäran omfattande eller frekvent kan du ta stöd av tipsen på den här sidan.
Kontakta gärna universitetsjurist, arkivarie eller registrator om du har frågor eller vill ha råd i frågor om utlämnande av allmänna handlingar eller sekretessprövning.
Hur ska begäran om allmänna handlingar se ut?
Det finns inga formella krav på hur en begäran om att få ta del av en allmän handling ska se ut. Det räcker att den är så preciserad att universitetet kan identifiera handlingen. Däremot måste den som begär handlingen inte ha exakt information om handlingen, ex rubrik eller diarienummer. Om det är oklart vilka handlingar som avses kan du kontakta frågeställaren för att i dialog precisera begäran.
Rätt att vara anonym
Alla har rätt att ta del av allmänna handlingar och det kan ske helt anonymt. Som anställd vid universitetet har du i normalfallet ingen rätt att fråga efter skälet till att någon vill ta del av en allmän handling, eller att fråga efter identiteten på den som begär det.
Hur ska handlingarna lämnas ut?
Originalhandlingen ska inte lämnas ut. Istället får sökanden ta del av en kopia av handlingen som sänds per post eller lämnas till sökanden på plats i universitetets lokaler.
Umeå universitet som myndighet är skyldig att lämna ut dels allmänna handlingar och dels uppgifter ur allmänna handlingar om de är offentliga, dvs om det inte föreligger sekretess.
Huvudregeln är att handlingar ska lämnas ut i pappersform. Bara i undantagsfall ska utlämnande ske i elektronisk form om det underlättar för universitetets handläggning. Om handlingen ska lämnas ut elektroniskt måste du säkerställa att den når rätt mottagare samt att nödvändig säkerhetsnivå vid överföringen kan upprätthållas. Detta undantag ska nyttjas med stor restriktivitet. Innehåller handlingen personuppgifter ska utlämnande alltid ske i pappersform. Information och vägledning om hur personuppgifter ska hanteras i allmänna handlingar och e-post finns i FAQ om Personuppgiftsfrågor.
Handlingen ska sekretessprövas innan den lämnas ut
Alla allmänna handlingar måste sekretessprövas innan de lämnas ut. Finns det uppgifter i handlingen som skyddas av någon bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen får de uppgifterna inte röjas. Läs mer på sidorna om sekretess och tystnadsplikt.
Kontakta universitetsjurist om du är osäker på om uppgifterna kan lämnas ut eller inte.
Det kan vara så att inte all information i en handling omfattas av sekretess. De uppgifter som inte omfattas av sekretess ska då lämnas ut. Uppgifter som skyddas av sekretess ska strykas över så att det inte går att se utan att det påverkar delarna som är offentliga.
Om handlingen inte lämnas ut
Om handlingen eller en del av handlingen inte lämnas ut ska den som begärt ut handlingen erbjudas att få frågan prövad av universitetsdirektören. Ett sådant beslut kan överklagas hos kammarrätten. Du kan skriva så här till den som begärt men inte fått handlingarna:
Du har begärt att få del av [Ange vilka handlingar som inte lämnas ut].
Vi har bedömt att det föreligger sekretess för handlingarna enligt X § X kap offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) [ange här hänvisning till exakt vilken paragraf där sekretessen står].
Du har rätt att få denna fråga prövad formellt av oss. Vi kan då meddela ett myndighetsbeslut. Ett sådant beslut måste du ha för att kunna överklaga att vi inte lämnar ut handlingarna. Om du vill ha ett myndighetsbeslut ska du skicka begäran till registrator@umu.se eller Umeå Universitet, 901 87 Umeå.
Universitetet ska ta ut avgift
Universitetet ska ta ut avgift enligt avgiftsförordningen (1992:191) för kopior av allmänna handlingar som begärs ut. För papperskopior är normalt de nio första sidorna gratis, men om beställningen omfattar tio sidor eller mer tas en avgift ut per sida. Tio sidor kostar 50 kronor och varje sida därutöver kostar 2 kronor styck. Även avgift för porto eller annan särskild kostnad för att skicka den begärda handlingen får tas ut. Avgift ska även tas ut om handlingen i undantagsfall kan lämnas ut elektroniskt.
I ett enskilt fall kan beslutas att avgiften ska betalas helt eller delvis innan kopiorna lämnas ut. Kontakta universitetsjurist innan ett sådant beslut om förskottsbetalning fattas. Ingen avgift ska tas ut om sökanden tar del av handlingen på plats hos universitetet.
Det finns vissa undantag för när universitetet inte tar ut en avgift, t.ex. om det är en annan myndighet som begär att få ta del av handlingar.