Serviceskyldighet

Universitetet ska lämna upplysningar, vägledning, råd och annan hjälp till enskilda personer i frågor som rör vår verksamhet. Den som kontaktar universitetet ska få den information eller hjälp den behöver för att ta tillvara sina rättigheter. Vilken hjälp du ska ge beror alltså på vad frågan handlar om, den enskilda personens behov av hjälp och universitetets verksamhet.

Umeå universitet ska vara tillgängligt

Serviceskyldigheten innebär att frågor från enskilda personer ska besvaras så snart som möjligt. Dessutom ska frågor om att få ta del av allmänna handlingar hanteras skyndsamt. Det innebär att post, e-postlådor och telefonsvarare inte får lämnas obevakade under längre perioder. Läs mer på sidorna om post och postöppning. Varje institution eller enhet ska säkerställa att det finns rutiner för att bevaka inkommande post, e-post och telefonsamtal vid anställdas frånvaro, t.ex. sjukdom, längre tjänsteresor och semester.

Universitetet ska också ta emot besök och telefonsamtal. Om det finns bestämda tider för det ska det finnas information om tiderna på till exempel hemsidor.

Om den som kontaktar dig är otydlig i sin förfrågan ska du ställa följdfrågor för att försöka förstå vad personen vill och hur du kan hjälpa denna på bästa sätt.

Hänvisa vidare

Om du har kontaktats av någon i en fråga som du inte ansvarar för ska du berätta det och om möjligt hänvisa personen vidare till rätt person eller funktion. Du ska även hjälpa den som av misstag vänt sig till universitetet, när frågan egentligen rör någon annan myndighet, genom att hänvisa vidare till rätt myndighet.

Ta hjälp av Infocenter

Infocenter besvarar allmänna frågor om Umeå universitet. De frågor de inte kan besvara vidarebefordras via sitt ärendehanteringssystem. Vid frånvaro kan du hänvisa allmänna frågor till Infocenter genom att lägga in en länk till https://www.umu.se/kontakta-oss/ i ditt frånvaromeddelande. 

Det här ska du göra för att vara tillgänglig

• Läs din e-post varje arbetsdag och besvara frågor så fort som möjligt.
• När du är frånvarande längre än en arbetsdag ska du använda frånvaromeddelanden för din e-post. Av frånvaromeddelandet ska det framgå vem som kan kontaktas istället. Läs mer i Manual om hur du gör för att lägga in ett frånvaromeddelande i Outlook. 
• Vid sjukdom eller annan oplanerad frånvaro ska prefekt eller enhetschef kontakta ITS för att lägga in frånvaromeddelande om du inte kan göra det själv.
• Om möjligt, vidarebefordra e-posten till en överenskommen kollega eller en funktionsbrevlåda som läses regelbundet.
• Kom ihåg att det inte är tillåtet att vidarebefordra e-posten till e-postkonton utanför universitetet, t.ex. din privata e-postadress. 
• Hänvisa allmänna frågor till Infocenter. 
• Vidarekoppla telefonen eller aktivera röstbrevlåda vid frånvaro. Läs mer i Manual om hur du gör för att hänvisa samtal i Teams. 
• Säkerställ att institutionens eller enhetens funktionsbrevlåda läses även under semesterperioder.
• Lämna fullmakt till prefekt, enhetschef eller till den denne utser, att ta del av inkommen post och inkomna röstmeddelanden i röstbrevlådan.
• Ange eventuella telefon- eller besökstider på institutionens eller enhetens hemsida.