Bilder och dataskyddsförordningen (GDPR)

Fotografering och filmning av evenemang

När du fotar eller filmar event är den rättsliga grunden Allmänt intresse, då vi enligt Högskolelagen ska samverka med det omgivande samhället. Syftet med fotograferingen är att informera allmänheten om vår verksamhet. Det är också ofta en del av upplevelsen för inbjudna gäster att kunna få ta del av mingelbilder från tillställningen. Personer som är med på bilderna har rättigheter och den som anordnar eventet har en skyldighet att informera om att fotografering ska ske.

Informera före och under evenemanget

Informera att det ska fotas eller filmas i samband med att du bjuder in till eventet, i e-postinbjudan, kalenderhändelser och liknande. Informera också på plats under eventet med tydlig skyltning om att fotografering eller filmning äger rum.

Du kan till exempel ladda ner dessa anslag som pdf:er på svenska och engelska och anslå på flera ställen i lokalen:

Informationsanslag svenska + engelska med figur
Informationsanslag svenska + engelska utan figur

Var tillmötesgående

Du bör så långt det är möjligt och rimligt tillmötesgå personer som hör av sig och inte vill vara med på bild. Det innebär dock inte att du behöver avstå från att fota eller filma eventet.

Hör personen av sig i förväg eller på plats kan du tipsa om var i lokalen personen bäst placerar sig för att undvika att komma med på bild även om det inte går att garantera att så kan ske vid svepningar över publiken. Informera också fotografen om var personen sitter.

Personer kan också erbjudas att i efterskott rensa ut bilder som de är med på. Kom ihåg att i så fall rensa bilder från alla ställen de kan tänkas finnas – exempelvis din dator, Mediabanken, på webben och i sociala medier.

Bilder på anställda

Även vid fotografering av anställda gäller den rättsliga grunden Allmänt intresse, då vi enligt Högskolelagen ska samverka med det omgivande samhället. Att få sin bild publicerad på internet kan av många upplevas som särskilt känsligt. Fråga därför alltid innan du fotograferar eller publicerar bilder på anställda.

När Inhousebyrån fotar porträttbilder på medarbetare i studio får alltid beställaren via mejl information om att porträttbilderna kommer att laddas upp och förvaras i Mediabanken, att de kan komma att användas för framtida publiceringar på webb eller som pressbild och att den avbildade får meddela ifall hen inte önskar få sin bild förvarad i Mediabanken.

Bilder på personlig sida på umu.se

Anställda avgör själv om de vill ha porträttbild på sin personliga sida på umu.se och laddar även upp den. Det är önskvärt men inget tvång att kontaktpersoner på vår externa webbplats har bild. Om en person inte vill vara med på bild samtidigt som chefen bedömer att det är nödvändigt på grund av att hen till exempel har en publik roll bör universitetsjuristen rådfrågas.

Bilder på anställda i andra sammanhang

Ibland kanske du fotar anställda i samband med någon kommunikationsinsats, till exempel för en nyhet eller ett reportage på webben. Det naturliga är att göra upp om fotografering i samband med att du kommer överens med personen att göra artikeln eller motsvarande.

Informera att hur bilderna ska användas och att de kommer att förvaras i Mediabanken. Vill personen i efterhand plocka bort bilder på sig själv från webben eller ur Mediabanken får du inom rimliga gränser försöka tillgodose det. Det kan ju innebära att artikeln blir oanvändbar och att du behöver avpublicera även den.

Bilder på studenter och externa personer

När du fotar eller filmar studenter och externa personer i närbild gäller även då den rättsliga grunden allmänt intresse. För att skydda den personliga integriteten bör den du fotar även lämna sitt samtycke. Den avbildade personen tillfrågas om att Umeå universitet får fotografera och använda bilden i sin kommunikation. Den avbildade kan när som helst dra tillbaka sitt samtycke. Är syftet att bilden ska användas under längre tid genom att den exempelvis trycks upp i informationsmaterial bör personen du fotar skriva ett medverkandeavtal. Är det kända personer som fotas (politiker, idrottsstjärnor m.m) behöver du inte inhämta ett samtycke som integritetshöjande åtgärd.

När vi fotar en student eller extern person är det oftast för att ett specifikt syfte, till exempel en intervju, ett reportage eller en nyhet som handlar om den personen. Men syftet kan också vara att samla på oss miljöbilder för framtida bruk där vill ha människor i miljö som motiv. Bilden kommer då att användas som genrebild vilket är viktigt att den avbildade känner till och accepterar.

Ta alltid namn på den du fotar och ange namnet i fältet "Medverkande i bild" när du laddar upp den till Mediabanken samt klicka "Ja" i fältet "Samtycke från studenter och externa personer".

Muntligt samtycke grundregeln

Umeå universitet arbetar med muntligt samtycke när vi fotar personer från 13 år och uppåt.  

Vid varje fototillfälle när en eller flera personer är fokus för bilden måste fotografen ställa följande fråga, formulerad så här eller på liknande sätt i talspråk:

"Samtycker du till att Umeå universitet fotograferar dig och publicerar bilderna i sina kommunikationskanaler och i sociala medier samt förvarar bilderna i sin bilddatabas?"

Ska bilden användas som pressbild behöver du fråga även om det. Informera också de som ska fotas om hur de gör om de vill dra tillbaka sitt samtycke. Komplettera gärna din muntliga information med att dela ut följande samtyckeskort, som finns att skriva ut som pdf:

Samtyckeskort svenska + engelska

Fota barn under 13 år – skriftligt samtycke

Ska du fota barn under 13 år gäller skriftligt samtycke. Du använder då en samtyckesblankett som en vårdnadshavare skriver under. I övrigt märker du bilderna på samma sätt som vid muntligt samtycke vid uppladdning till Mediabanken.

Samtyckesblankett för fotografering av barn under 13 år

Använd medverkandeavtal i vissa fall

Ska du använda bilder eller filmat material i marknadsföring, i filmer eller i tryckt material kan ett tillbakadraget samtycke vara svårt att hantera. Då bör du hellre skriva ett medverkandeavtal som är mer bindande.

Läs mer om avtal i avsnittet Rättsliga grunder

När personer befinner sig i bakgrunden

Ibland befinner sig andra personer i bakgrunden när man fotograferar personer i miljö. Och ibland uppehåller sig eller passerar personer förbi när man fotograferar miljöbilder. Här blir det en avvägning. Hur nära personerna går du? Går du nära och de blir del av fokus för bilden bör du be om samtycke. Är det många personer på långt avstånd som snabbt passerar förbi är det kanske ogörligt.

En möjlighet är även här, likt vid fotografering av event, att via skyltar informera om att fotografering eller filmning sker, för vilket syfte, under vilken tid och kontaktperson.

När en person drar tillbaka sitt medgivande att vara med på bild

Vill någon dra tillbaka sitt medgivande att vara med på bild raderar du den från alla de ställen den finns publicerad.

Via Mediabanken kan du se vilka webbsidor bilden används på. Sök reda på bilden och klicka på "View". Har bilden använts i sociala medier finns ingen sådan koppling utan den behöver sökas reda på separat i respektive kanal. Finns bilden kvar på datorer, servrar eller i kameror behöver du radera även dessa.