- Gör planen i ett tidigt skede.
- Ibland räcker det med en enklare aktivitetsplan.
- För stora beslut, projekt eller förändringar kan det behövas en mer ambitiös kommunikationsplan.
Aktivitetsplan
En aktivitetsplan är en konkret handlingsplan med de aktiviteter du planerar att genomföra och kan ingå som en del i en större kommunikationsplan. För mindre projekt och uppdrag där du redan har god koll på nuläge, problembeskrivning och målgrupper eller om du har ont om tid kan du direkt göra en konkret aktivitetsplan.
En aktivitetsplan kan ha rubriker som målgrupper, kommunikationsmål, budskap, kanaler, aktiviteter och ansvar. I blocket finns en mall för aktivitetsplan som du kan utgå från och anpassa efter dina behov.
Kommunikationsplan
För större beslut, projekt eller insatser eller om du behöver göra en kommunikationsplan för hela eller delar av er verksamhet kan det behövas en mer ambitiös kommunikationsplan som baseras på ett gediget förarbete och analys. I blocket finns en mall för kommunikationsplan som du kan utgå från och anpassa efter dina behov.
Delarna i en kommunikationsplan
Nuläge – vad är problemet?
Vilka problem ska kommunikationen lösa? Vilka behov behöver tillgodoses? En plan börjar med kortare eller längre nulägesanalys och bakgrundsbeskrivning.
Det här avsnittet kan också innehålla eventuella avgränsningar, omvärldsanalys och kommunikationsutmaningar.
Att göra en omvärldsanalys
Syfte och mål
Vad vill du uppnå med kommunikationen? Ökad kännedom? Bättre förståelse? Förändrat beteende? Kommunikation är inget självändamål utan ett medel att nå resultat i arbetet. Formulera ett klart mål för att kunna mäta resultatet.
Strategi – hur ska du nå dina mål?
Strategin beskriver hur du ska arbeta för att nå målen och hantera utmaningarna med de resurser du har till förfogande. En stor del av strategin kan handla om att prioritera eller vilka metoder ni kommer att arbeta med.
Budskap – vad ska du säga?
Vilka är dina viktigaste budskap? Är dessa relevanta och anpassade för dina målgrupper? Och vem ska säga det? Vem är den bästa budskapsbäraren i detta fall? För att ett budskap ska vara intressant, begripligt och användbart behöver det utformas ur målgruppens synvinkel. Att berätta allt för alla resulterar ofta i att inget når någon.
Att formulera budskap
Målgrupper – vilka vänder du dig till?
Med vem eller vilka vill du kommunicera? Vad har dessa personer gemensamt? Vad har de för behov, intressen, kunskaper och önskemål? Vilka förkunskaper och attityder har de?
Att göra en målgruppsanalys
Umeå universitets gemensamma målgruppsbeskrivningar
Kanaler – hur ska du nå din målgrupp?
Var brukar din målgrupp söka information? Tidningar, sociala medier, personligt möte, webben, skyltar, utbildning eller annat? Ofta är det en mix av kanaler som ger resultat. Människor är olika och vill dessutom ha variation. Kan det finnas oväntade kanaler som skulle ge extra effekt? Ett budskap behöver också upprepas och koordineras, både i olika kanaler och över tiden, för att få effekt.
Umeå universitets gemensamma kanaler
Tid – när ska du säga det?
När i tiden är det bäst att genomföra kommunikationen för att uppnå bäst resultat? Behöver ni kommunicera vid flera tidpunkter?
Ansvar – vem ska göra vad?
Vilka personer ska göra vad? Det kan vara bra att peka ut ansvariga så att det blir tydligt vad som förväntas av var och en och att aktiviteter inte faller mellan stolarna.
Budget – vad kostar det?
Vilka resurser har du – i tid, pengar och kompetens? Står kostnaderna i rimlig proportion till det du vill uppnå? Vad kostar det att låta bli? Gör en kommunikationsbudget.
Uppföljning och utvärdering – hur ska du utvärdera insatsen och kontrollera effekten?
Fundera över metoder för hur resultatet ska följas upp. Går det att mäta effekterna? Vad gick bra och vad gick mindre bra? Vad kan vi göra bättre nästa gång? Vad hände som vi inte förutsett?
Verktyg och metoder