Ange alltid fotografens namn
Ange alltid fotografens namn när du publicerar bilder. Det gäller oavsett vem som tagit bilden, även när det inte är en professionell fotograf. En fotograf har rätt att bli erkänd som upphovsperson.
Porträttfoto i studio
Som anställd vid Umeå universitet kan du beställa kostnadsfritt porträttfoto. För att bli fotograferad behöver du boka in en tid i förväg via vår bokningssida. Tiderna som erbjuds för denna tjänst är tisdag eftermiddag mellan kl 14.30-16.30 samt onsdag förmiddag kl 09.30-11.30.
I paketet ingår en bildbehandlad bild per person som fotograferas samt en webboptimerad och beskuren bild för personalsidan. I paketet ingår inte avancerad bildbehandling eller retusch.
Studion är belägen i Samhällsvetarhuset, plan 1: SAM.A.161 (S108 A). Se karta.
Anlita Inhousebyråns fotografer
Genom Inhousebyrån vid Kommunikationsenheten går det att beställa till exempel studiofoto, pressbilder, dokumentationer av event och gruppfoton.
Inhousebyrån har flera fotografer anställda som hjälper dig med just ditt önskemål. När du väljer att anlita en fotograf från Inhousebyrån får du som kund alltid alla rättigheter till de bilder som du beställer.
För att underlätta för dig som beställare finns ett antal olika grundpaket att välja mellan, där vissa uppsatta förutsättningar gäller.
Anlita externa fotografer
Fotografering inom Umeå kommun
Umeå universitet har avtal med fem externa fotografer för fotografering inom Umeå kommun. Anlitar du en extern fotograf för fotografering inom Umeå kommun måste du använda någon av de upphandlade. Avtalet gäller fotografering av stillbild och kortare rörliga sekvenser.
Ge fotografen ett skriftligt uppdrag med en bra beskrivning (brief) av vad du vill att hen ska leverera, när och hur. Du kan anlita fotograf på löpande räkning enligt timpris eller begära in offert på en totalkostnad för ett uppdrag. Tänk på att fotografen tar betalt även för den tid hen lägger på bearbetning av bilderna. Vi betalar inte ersättning för reskostnad och restid för arbeten inom Umeå kommun.
Objektiva villkor för val av fotograf
Som beställare kan du välja fotograf utan inbördes ordning för alla typer av uppdrag enligt något eller några av följande objektiva villkor. Tänk igenom på vilka grunder du väljer fotograf så att du kan motivera ditt val. Det kan vara till exempel:
- Lägsta totalkostnad för beställaren
- Kortast leveranstid
- Särskilda kompetenskrav för uppdraget
Upphandlade fotografer
Malin Grönborg
Tel: 070-678 64 03
E-post: info@malingronborg.se
Timpris: 1 200 kr
Samuel Pettersson
Tel: 070-666 03 50
E-post: info@samuelpettersson.se
Timpris: 1 150 kr
Elin Berge
E-post: elin.berge@gmail.com
Timpris: 1 600 kr
Jonas Westling
E-post: info@jonaswestling.se
Timpris: 950 kr
Jonas Westling är Skellefteåbaserad. Du behöver inte betala ersättning för hans reskostnad och restid för fotografering i Umeå kommun inom detta avtal.
Chilli Media AB
E-post: tobias@chillimedia.se
Timpris: 595 kr
Fotografering utanför Umeå kommun
Universitetet har inga upphandlade fotografer utanför Umeå kommun. Ska du anlita fotograf behöver du därför göra en direktupphandling och i samband med det följa reglerna för direktupphandling. Tänk på att du då också måste komma överens om hur nyttjanderätten till bilderna ska se ut.
Försök åstadkomma samma nyttjanderätt som i fotografavtalet – det vill säga ingen tidsbegränsning, användning i alla universitetets kommunikationskanaler och konton i sociala medier, som pressbild och förvaring i universitetets bilddatabas Mediabanken (en förutsättning för webbpublicering).
Du kan även anlita de upphandlade fotograferna för fotografering utanför Umeå kommun, men då behöver du komma överens med fotografen om att samma avtalsvillkor ska gälla som vid fotografering i Umeå. Tänk också på att resekostnad då kan tillkomma.
Köpa bilder från bildbyråer
Universitetet har inga avtal med speciella bildbyråer för inköp av arkiv- och genrebilder utan direktupphandling gäller.
Använd köpta genrebilder med försiktighet i sammanhang där bilden har en mer framträdande och varumärkesstärkande roll som i kampanjer, i presentationsmaterial och i annonser. Du bör också vara medveten om att genrebilder från bildbyråer kan köpas av andra kunder och därmed dyka upp i andra, kanske inte alltid önskade, sammanhang.
Välj gärna bilder från skandinaviska miljöer och utgå i övrigt från riktlinjerna för vårt bildspråk om du köper bilder från någon av de bildbyråer universitetet samarbetar med. Undvik stereotyper och alltför konstruerat arrangerade bilder. Sträva efter en dokumentär känsla.
Exempel på bildbyråer universitetet brukar köpa genrebilder från:
Var noga med att behålla dokumentation i form av kvitto (till exempel en skärmdump) för köpta bilder. Det visar att du i samband med köpet har accepterat deras avtalsvillkor. Av dessa bildbyråer har Mostphotos bäst användarvillkor och priser. Adobe Stock använder vi främst för generiska videoklipp.
Köpa arkivbilder av fotograf – redan tagna bilder
Fotografavtalet gäller bara för bilder som tas på uppdrag av Umeå universitet av en av våra upphandlade fotografer. Det gäller inte vid inköp av arkivbilder. För arkivbilder finns heller inga upphandlade leverantörer. För arkivbilder gäller oftast styckepris per bild och priset beror på hur långtgående rättigheter du vill ha för bilden. Se länkar till prisguider i blocken här intill.
Om du köper arkivbilder är det viktigt att du och fotografen skriftligt kommer överens hur bilden får nyttjas. Detta gäller även om du får använda bilden gratis och även om fotografen inte är yrkesfotograf utan exempelvis en kollega eller student. Använd helst den mall för överlåtelseavtal som finns framtagen på svenska och engelska (länk i bock på denna sida). Det garanterar att vi får samma nyttjanderätt som i det vanliga fotografavtalet.
Om du av någon anledning inte kan använda avtalsmallen, till exempel för att fotografen inte accepterar villkoren eller priset blir för högt är det ändå viktigt att reda ut hur bilden får användas. Ett mejl som skrivs ut och behålls funkar fint. Beskriv i vilka kanaler och hur länge bilden får användas, om den får användas som pressbild och om den får läggas i vår mediabank.
Här är ett förslag på hur nyttjanderätt kan formuleras så att den överensstämmer med vårt fotografavtal:
Jag (fotografens namn) godkänner att Umeå universitet får använda min bild/mina bilder (beskrivning av vilka bilder det rör, gärna angivna filnamn) utan kostnad, i alla sina kanaler och i sociala medier, obegränsat i tid, som nedladdningsbar pressbild samt förvara den i sin bilddatabas.
Lägger du in arkivbilder i Mediabanken är det viktigt att du i fältet "Notering nyttjanderätt" anger om villkoren avviker från fotografavtalet.
När personer skickar egna bilder
Ibland händer det att du ber en person själv bidrar med en bild, till exempel en porträttbild till en intervju. Det kan vara en kollega, en forskare, en student eller annan person som inte är yrkesfotograf har tagit bilden som du vill använda. Det finns vissa saker du bör informera om innan du ber någon att skicka en bild:
- Be att få en så högupplöst bild som möjligt. Ska bilden användas på webben i brödtext eller som puffbild behöver den vara minst 1280 pixlar längs långsidan. Toppbilder behöver vara ännu större.
- Vem är fotograf? Vi måste veta vem som tagit bilden för att kunna använda den och ange fotografens namn.
- Fotografen behöver också ge sitt medgivande till att Umeå universitet använder bilden. Det gäller även amatörfotografer inte bara yrkesfotografer. En fotograf har alltid rättigheter som upphovsperson. En möjlighet är att använda sig av överlåtelseavtal som fotografen får skriva på. Mall för det finns i block på denna sida.
- Be personen som skickar bilden att undvika selfies tagna med mobilkameran. Det är också bra om personen på en porträttbild ser så naturlig ut som möjligt och inte "poserar" överdrivet.
- Be dem välja en lugn bakgrund om det är en porträttbild.
- Om en person skickar en bild som en yrkesfotograf har tagit så är det inte säkert att Umeå universitet får använda den. Det beror på hur avtalet såg ut när bilden togs. De flesta fotografer tillåter inte att man upplåter bilden till tredje part. Ta därför reda på vad som gäller. Ibland kan man behöva betala för att få använda bilden som arkivbild.
Gratisbilder från nätet
Creative Commons är en enkel licensiering för bilder som är fria för alla att använda under mycket enkla förutsättningar. Oftast vill upphovspersonen endast ha ett omnämnande. Det finns fyra olika villkor inom CC, som tillsammans bildar sex olika licenser när de kombineras med varandra. Läs mer om Creative Commons licenser här.
Gratisbilder hittar du bland annat på:
Nyttjanderätt till bilderna
När du anlitar en upphandlad fotograf gäller automatiskt fotografavtalets nyttjanderätt. Samma nyttjanderätt gäller när du anlitar Inhousebyråns fotografer. Den innebär fri nyttjanderätt utan tidsbegränsning i universitetets alla kanaler och sociala medier samt rätt att använda bilderna som pressbilder och i kommunikationsaktiviteter i samarbete med Umeå kommun. Däremot har du inte rätt att överlåta bilderna till tredje part i andra sammanhang. Ange fotografens namn när du publicerar bilderna.
I andra fall måste du komma överens med fotografen om vilken nyttjanderätt som ska gälla. Sträva efter en så generös nyttjanderätt som möjligt utan tidsgräns.
Tänk på det här när du anlitar fotograf
- Om du anlitar en upphandlad extern fotograf ska urvalet ske på objektiva grunder. Se Upphandlade fotografer för mer information, vilka fotografer som finns att välja på och timpriser.
- Begär eventuellt in offert om det är ett större uppdrag.
- Boka fotografen och ge ett skriftligt uppdrag – en så kallad brief – för att undvika eventuella missförstånd och för att kunna stämma av mot fakturan.
- Ge fotografen ett tydligt underlag, så kallad bildbrief, se checklista nedan.
- Lägg gärna in bilderna i Mediabanken ifall du har behörighet till den. Bilder går också att ladda upp till Mediabanken via Episerver av webbredaktörer.
- Kontrollera att fakturan stämmer med uppdraget vad avser omfattning och timpris.
Bildbriefen – checklista
Tänk igenom vad du vill ha ut av fotograferingen. Formulera det i en skriftlig uppdragsbeskrivning eller så kallad brief för att få en bättre leverans, undvika missförstånd och för att kunna stämma av mot eventuell faktura.
Vad ska fotas?
Kort beskrivning av uppdraget. Vad ska fotas? Hur många personer? Ange också om du avropar från fotografavtalet, ramavtal FS 2.1.2-460-19.
Antal bilder
Hur många bilder vill du ha levererade i slutleveransen? Det kan påverka priset.
Tider
När och var ska fotograferingen äga rum? Hur länge ska fotografen vara på plats om hen ska fota ett evenemang?
Användning
Hur ska bilderna ska användas? I tryck, webb, sociala medier eller kanske i flera olika sammanhang?
Målgrupp
Vilka riktar sig innehållet till? Presumtiva studenter, andra forskare, journalister, allmänhet eller andra?
Format
Vill du ha bilder i stående eller liggande format, eller en blandning? Ska bilderna kunna beskäras och hur? Tänk på att bilder på webben förlorar något i höjd när de beskärs till formatet 16:9.
Tonalitet
Vad vill du ha för motiv, känsla och tilltal i bilderna?
Bildpalett
Vilken "bildpalett" vill du ha? Porträttbilder, personen i miljö eller interaktion med andra? Detaljbilder? Hela bildpaletten?
Kontakt med den som ska fotas
Ska fotografen själv kontakta de personer som ska avbildas och göra upp om tid? Eller gör du det?
Medgivande av avbildad
Behövs samtycke eller medverkandeavtal från avbildade personer och vem sköter det, du eller fotografen?
Urval
Hur ska urvalet göras? Vanligt är att fotografen skickar en kontaktkarta av något slag från vilken du gör ett urval i enlighet med antal bilder ni kommit överens om.
Leverans
Hur ska bilderna levereras och när?
Fördjupa dig
Fotografens rättigheter
I den här filmen går vi igenom fotografens rättigheter och skillnad mellan äganderätt och nyttjanderätt till en bild.