EWP har en så kallad hub som varje lärosäte ansluter sitt eget mobilitetssystem till, eller sin leverantörs (Solemove, Moveon, Mobility-Online, m.fl.) system till. Umeå universitet använder sig av ett mobilitetssystem som heter Solemove.
I EWP lagras inga uppgifter, utan systemet fungerar som en förmedlare som säkerställer att data kommer fram i rätt format till rätt mottagare.
Vi följer EU-kommissionens tidplan och vid ändringar kan även Umeå universitets tidplan komma att justeras.
Från och med hösten 2021 finns krav om att Learning Agreement, nomineringar, utbytesavtal och betygsutdrag ska utbytas via EWP.
Aktuellt för Erasmus Without Paper
HT 2023 - Digitala Erasmusavtal (Inter-Institutional Agreements)
EU-kommissionen har meddelat att under perioden 25/3-31/3 2024 kommer version 7.0 av avtalen att implementeras.
- Det innebär att alla system övergår från nuvarande version 6.0 till version 7.0
- Den nya versionen kommer inte att vara kompatibel med tidigare versionen 6.0. Oklart exakt vad detta innebär i nuläget.
- Avtal som är signerade av båda parter, alltså båda versioner godkända av båda parter kommer inte att påverkas!
- Viktigt att snarast uppdatera era avtal för EWP Länk till manualen för detta https://manual.its.umu.se/fylla-i-erasmusavtal-infor-digital-signering/
- Satsa på att signera både er och partnerns versions innan slutet av 2023.
VT 2023 - Digitala Erasmusavtal (Inter-Institutional Agreements)
Umeå universitet signerar avtal genom Solemove till andra mobilitetssystem. EU-konsortiet arbetar intensivt för att förbättra de problem som varit kring digitaliseringsprocessen, inklusive signeringen. Nuvarande avtal finns i systemet men de allra flesta är inte officiellt signerade av båda parter. Så länge avtalen är korrekt förlängda i Solemove kan utlysningar för utresande studenter skapas och partneruniversitet nominera inresande studenter.
Om du som IKP (internationell kontaktperson) inte se knappen 'Sign agreement' och det är du som är utsedd att signera, skicka ett mejl till solemove@umu.se. Beslutsdokumentet för att få signera avtalen i Solemove ligger på Internationaliseringsforum på Teams.
En manual för hur den digitala signeringen finns nu tillgänglig: Digital signering av Erasmusavtal.
Det finns fortfarande många problem kring signeringsprocessen, men det är viktigt att uppdatera alla avtal med all obligatorisk information för EWP så att alla institutioner vid Umeå universitet är förberedda. Fylla i Erasmusavtal inför digital signering
I de fall signeringen inte fungerar är det fortfarande godkänt från UHR och EU-kommissionens sida att förlänga avtal via mejl, alternativ via papperskopia.
För att underlätta signeringsprocessen är det fortsatt viktigt att komma överens med partner via EWP eller via epost om EWP inte fungerar om antal studenter, antal månader, mobilitetstyp, ämneskod och andra detaljer i avtalet innan ni slutligen signerar.
Det är dock viktigt att du som IKP uppdaterar avtalen i Solemove med aktuella uppgifter och förlänger avtalen, helst till 30 juni 2024, om möjligt längre.
VT 2023 - Online Learning Agreement (OLA)
Umeå universitet jobbar vidare mot att även digitalisera processerna för in- och utresande studenter. Förhoppningen är att Online Learning Agreement ska kunna signeras helt digitalt under HT 2023. I de fall den digitala varianten inte fungerar för inresande och för samtliga utresande i nuläget, hanteras Learning Agreement (LA) enligt befintliga rutiner på befintlig mall.
Eftersom Online Learning Agreement inte är ett absolut krav från EU kan det finnas lärosäten som inte tar emot och skickar Online Learning Agreements digitalt via EWP. Det kan också finnas lärosäten som endast accepterar digitala Online Learning Agreements.
Om det inte fungerar att skicka via EWP, måste ni kontakta partnern och komma överens om fortsättningen.
Inresande studenter
Nominering av inresande studenter sker i Solemove.
International Office ansvarar fortfarande för att hantera inresande studenters Online Learning Agreement:s i Solemove, oavsett vem studenten har angett som kontaktperson. Personen som är inloggad i Solemove kommer stå som den som har signerat studentens Online Learning Agreement. Studenterna kan själva skriva in kontaktperson för mottagande institution och det kan vara ditt namn de lägger in. Om ditt namn blir inlagt av studenten kommer du få ett e-postmeddelande men du behöver inte göra någonting, utan kan ignorera mejlet.
Om du inte medger att International Office signerar inresande studenters Online Learning Agreement:s där du står som kontaktperson, hör av dig till incoming.io@umu.se.
Utresande studenter
Vi uppmuntrar från och med VT 2023 alla institutioner att använda Solemove för utresande studenter för att studenterna ska få ESI (European Student Identifier) på sitt Online Learning Agreement. ESI ska underlätta att personuppgifter och studieresultat överförs korrekt mellan de inblandade lärosätena. Om studenten gör ansökan via Solemove kan hen på ett tidsbesparande sätt ladda upp nomineringsbrev, språkintyg och försäkringsintyg i själva ansökan.
Nu skall du som IKP ha behörighet att se utresande studenters Online Learning Agreement i Solemove. Kan du inte se fliken Learning agrement i Solemove och det är du som ska signera dem kontakta solemove@umu.se. För höstens utresande Erasmusstudenter ska du som IKP nu signera Online Learning Agreement:s.
Fram till att vi meddelar annat är det fortfarande International Office som hanterar inkommande Online Learning Agreement:s.
HT 2022 - Online Learning Agreement (OLA)
Under höstterminen 2022 testar Umeå universitet Online Learning Agreement:s i Solemove för inresande och utresande studenter. Förhoppningen är att Online Learning Agreement:s ska kunna signeras digitalt inför höstterminen 2022. Fram till dess hanteras Learning Agreement (LA) enligt befintliga rutiner på befintlig mall.
Eftersom Online Learning Agreement inte är ett absolut krav från EU kan det finnas lärosäten som inte tar emot och skickar LA digitalt via EWP under 2021/22.
Underteckna Online Learning Agreement för inresande studenter
Studenterna kan skriva in kontaktperson för mottagande institution. Om ditt namn blir inlagt av studenten kommer du få ett e-postmeddelande där det står:
Ämnesrad: You have incoming LAs waiting for processing in Solemove.
E-postmeddelande: You have incoming Online learning agreements waiting for processing in Solemove. Login at: länk till learning agreements i Solemove.
Eftersom denna process är i testfasen ansvarar International Office för att hantera inresande studenters Online Learning Agreement:s i Solemove, oavsett vem studenten har angett som kontaktperson.
Personen som är inloggad i Solemove kommer stå som den som har signerat studentens Online Learning Agreement. Om du inte medger att International Office signerar inresande studenters Online Learning Agreement:s där du står som kontaktperson, hör av dig till incoming.io@umu.se.
HT 2022 - Digitala Erasmusavtal (Inter-Institutional Agreements)
Erasmusavtal som är giltiga från läsåret 2022/2023 planeras att kunna tecknas i Solemove under vårterminen 2022, eller senast under höstterminen 2022. För att underlätta signeringsprocessen är det viktigt att komma överens med partner via epost om antal studenter, antal månader, mobilitetstyp, ämneskod och andra detaljer i avtalet. Detta arbete kan påbörjas så snart som möjligt så att avtalet är klart att signeras under våren.
Det kan hända att ett partneruniversitet uppmanar dig att signera ett avtal i t.ex. Dashboard. Det är fortfarande inte möjligt eftersom Umeå universitet ännu är i implementeringsfasen gällande signering. Det är dock viktigt att du som internationell kontaktperson (IKP) uppdaterar avtalen i Solemove med aktuella uppgifter och förlänger avtalen, helst till 30 juni 2023, om möjligt längre.
VT 2022 - Utbildning för Internationella kontaktpersoner
International Office kommer att hålla en utbildning för IKP under vårterminen 2022.
HT 2021 - Test för att signera avtal genom Solemove
Under höstterminen 2021 testar Umeå universitet att signera avtal genom Solemove till andra mobilitetssystem. Nuvarande avtal finns i systemet men är inte officiellt signerade. Det går ändå att skapa utlysningar för utresande studenter och för partneruniversitet att nominera inresande studenter.
'Transcript of records' och 'Nominations'
- Inte obligatoriska ännu, endast på frivillig basis.
- Testas av Eu-kommissionen och bör vara färdigtestat i slutet av 2023.