Ta emot lärare och personal på utbyte

Universitetet får ofta förfrågningar från personal på utländska lärosäten om att besöka oss för att ta del av hur vi arbetar. Det handlar ofta om lärar- och personalutbyte inom Erasmus+.

Dessa besök är vanligtvis några dagar eller veckor men kan vara upp till en par månader. När du får en förfrågan om att vara värd för en person från ett annat lärosäte, finns det en hel del saker att tänka på för att besöket ska bli så bra som möjligt. Det är viktigt att båda parter har samma förväntningar på besöket.

Det finns ingen central samordning av internationella besök, men International Office har tagit fram rekommendationer och dokument för att ta emot personal inom Erasmus+. Dokumenten kan även användas som underlag till besök som inte sker inom ramen för Erasmus+.

Förfrågan och process

Ett lärar- eller personalutbyte brukar börja med att man får en förfrågan, ofta på mail, om ett besök. Om du bedömer förfrågan som intressant går du vidare med följande steg innan ansökan accepteras:

1. Skicka "Application Form - Statement of Intent" till personen att fylla i. Acceptera inte otydligt formulerade ansökningar. Be personen komplettera om ansökan är för svävande.
2. Diskutera besöket med kollegor som eventuellt kan bli inblandade. Förhandla med personen ifall det är något som ni inte kommer att kunna erbjuda eller ifall det finns en tidsperiod som skulle fungera bättre än den som personen föreslår.

Frågor som kan hjälpa er

• Vad är bakgrunden till besöket? Vilket syfte har besökaren? Vilket mervärde blir det för vår institution/enhet?
• När har personen planerat att komma?
• Var kan personen ha sin arbetsplats?
• Vilka planerade arbetsuppgifter kan personen genomföra?
• Vem är kontaktperson vid institutionen/enheten? Hur mycket tid kommer det att ta i anspråk?
• Andra medarbetare/institutioner/enheter som kommer att engageras i besöket?

Försäkring

Utländska besökare omfattas av en samlingsförsäkring. Försäkringen tillhandahålls av Kammarkollegiet och gäller per automatik – det behövs ingen manuell beställning för en enskild person. Om gästen behöver ett intyg så kan administratör, HR/chef vid institutionen utfärda detta.

Försäkring för internationella medarbetare och gäster

Om gästen som kommer reser inom Europa så bör ni uppmana hen att ta med sitt europeiska sjukförsäkringskort som ger rätt till nödvändig sjuk- och tandvård på samma villkor och kostnad som de som är försäkrade i landet.

Uppehållstillstånd

Läs mer på denna sida om det är aktuellt med ett uppehållstillstånd för besök för den inresande personen.

Vad du som kontaktperson förväntas göra

Innan ankomst

• Skicka ett inbjudningsbrev och en work plan (enligt mallar).
• Tipsa besökaren om sidan Finding a home för att hitta bostad, speciellt vid längre besök.
• Om det rör sig om en kortare vistelse kan du tipsa besökaren om hotell/vandrarhem exempelvis via Visit Umeå.
• Håll kontakt med gästen så att du vet att hen planerar att komma, och vilka datum hen anländer och reser hem.
• Beställ ett tillfälligt gästkort.
• Boka in en guidad tur på campus.
• Boka in eventuella möten med andra enheter eller institutioner.
• Skicka ett schema (se mall i högerkolumnen) till besökaren minst en vecka innan ankomst.
• Vid kortare besök: dubbelkolla ifall hen tänker ta med egen laptop. Om inte, undersök vilka möjligheter det finns till en lånedator.
• Skapa ett besökskonto för Wifi. Om gästen behöver tillgång till något av universitetets system så kan er katalogansvariga göra en så kallad anknytning.
• Förbered informationsmapp med material, t.ex. kriskort, broschyrer: Informationsmaterial
• Skicka ett mejl till alla på din enhet/institution så att de vet att gästen kommer.
• Uppdatera vid behov Work plan med mer detaljerad information om hur arbetsuppgifterna ska genomföras.

Första dagen

• Se till att eventuell gästdator fungerar.
• Presentera kollegorna och visa besökaren runt.
• Gå en kort tur i omgivningarna och visa var man kan köpa lunch. Tipsa om fritidsaktiviteter.
• Gå igenom Work Plan och schemat och förklara arbetstider, flextid, fika och lunch samt arbetsuppgifterna och de olika mötena som är inbokade. Lämna över informationsmapp och gå igenom den.
• Ge en övergripande presentation av Umeå universitet och er institution/enhet.
• Ät lunch med besökaren.

Löpande

• Tänk på att alltid prata engelska när besökaren är närvarande.
• Om er gäst behöver göra utskrifter under perioden så kan kontaktperson eller annan anställd skriva ut via sitt konto.
• Ha en kort avstämning en gång per vecka för att se till att allt är okej och flyter på enligt plan.
• Hjälp till att boka nya möten vid behov.
• Se till att inkludera personen i enhets-/institutionsgemensamma möten, fikan, after-work o.s.v.

Mot slutet

• Håll ett avslutande möte för att fånga upp synpunkter och erfarenheter.
• Anordna någon slags avslutningsfika eller lunch.
• Köp en liten Umu-/Sverigepresent. Kolla gärna in utbudet av universitetets profilprodukter.