Notera att redovisningsperioderna förkortas RP på sidan.
Hur vet jag när projektet ska rapporteras/redovisas?
Rapporteringsperioder finns angivet i Grant Agreement (GA). Redovisningsperioderna, RP, ska även registreras i Raindance i samband med upplägg av projektet.
De flesta EU-projekt har flera RP under projektets gång. Institutionen ska själv hålla reda på och förbereda underlag inför varje redovisning i god tid. Slutredovisning kan komma att ändras om projektet har förlängts – och forskaren ska meddela om det blir någon förändring i redovisningsperioderna.
Hur redovisar jag?
Institutionens ekonomiadministratör tar fram underlag för RP och redovisar projektets kostnader i Funding & Tenders-portalen (EU:s projektsystem). Efter att det har signerats av Fsign vid Umeå universitet, för närvarande Per Ragnarsson, går detta vidare till koordinator respektive till EU.
Men, för att Fsign ska kunna signera ska redovisningen först granskas av ekonom på Enheten för Forskningsstöd, så ta kontakt med hen i god tid innan deadline för att komma överens om hur denna granskning ska gå till.
Vilken växelkurs ska jag använda?
Du ska utgå från snittkursen för RP och använda växelkursen du får fram via Europeiska centralbankens sida:
https://www.ecb.europa.eu/stats/policy_and_exchange_rates/euro_reference_exchange_rates/html/eurofxref-graph-sek.en.html
Ange första respektive sista dagen för RP i boxarna ovanför grafen för att få fram snittkursen (average).
Hur lång tid har jag på mig att färdigställa den finansiella redovisningen?
Koordinatorn har totalt 60 dagar på sig att samla in uppgifter från samtliga partners i projektet, granska dem och skicka in till EU. Därför önskar koordinatorn ofta ha in redovisningen redan 30 dagar efter RP:s slut.
Det är viktigt med regelbunden uppföljning av projektet under respektive RP. Förbered så mycket som möjligt under hela perioden; samla in och stäm av sådant som tidrapporter och reseräkningar regelbundet. Detta för att säkerställa att eventuella felaktigheter blir korrigerade inom respektive RP.
Tänk på att en redovisning kan komma mitt i ett bokslut, i budget- eller semestertider. Ju mer som är klart när projektet ska redovisas desto bättre. Om projektet vid slutredovisningen ska till revisorn för granskning (audit) är det extra viktigt att alla underlag och bokförda kostnader är klara vid tid för redovisning.
Varför måste mitt projekt granskas av extern revisor?
EU kräver att projekt som överstiger 325 000 euro i direkta kostnader ska inkomma med en revisionsrapport granskad av extern revisor i samband med slutredovisning. Revisorns uppdrag från EU är bland annat att granska:
- att redovisade lönekostnader stämmer med tidrapporterna,
- utförda resor i projektet (reseräkningsunderlag),
- att leverantörer är upphandlade, samt
- att upptagna kostnader är korrekt bokförda i ekonomisystemet.
Umeå universitets upphandlade revisionsbyrå är för närvarande Ernst & Young, så kontakta deras Umeå-kontor i god tid innan det är dags för revision.
Hur redovisar vi revisionskostnaden?
Revisionskostnaden får enbart redovisas i samband med slutredovisningen. Detta gäller även om det har utförts tidigare stickprovs-granskningar under projektperioden. Vid varje granskning skickar revisorn en faktura. Samtliga fakturor från revisorn sammanställs i samband med slutredovisningen till en kostnad och redovisas som Other direct costs.
Vilka underlag ska revisorn ha?
Ernst & Young kommer att förse dig med en checklista över vilket material de önskar få, men de kommer bland annat att vilja se eller göra stickprov på följande:
- Uträkningsfilen där upptagna redovisade kostnader ingår.
- Tidrapporter – genomgångna, signerade och klara.
- Transaktionslistor fördelat (direkta kostnader och löner).
- Utdrag ur Primula (lönehändelser per person).
- Kompletta reseräkningar (inklusive samtliga kvitton).
- Omföringar, inklusive underlag som förklarar varför omföringen är gjord.
- Anställningsavtal.
- Beräkningsunderlag till internfakturor (som visar vad som ingår i fakturerat belopp).
- Upphandlingsunderlag per leverantör (i de fall upphandling gjorts för just ditt projekt).
Vi tycker att revisionskostnaden blev hög, vad kan det bero på?
Om det är undermåliga underlag och brister i redovisningen tar revisionen längre tid och blir sålunda också dyrare. Därför är det viktigt att se till att ha alla tidrapporter genomgångna, insamlade, signerade och klara. Reseräkningarna ska också vara kompletta och eventuella omföringar tydligt förklarade och utförda inom rätt period.
Vad är UoR?
UoR står för Use of Resources, en specifikation av kostnaderna i Financial Statement. Av de totalt redovisade direkta kostnaderna ska det belopp som överstiger 15 procent av redovisade lönekostnader specificeras. Du ska alltså noga ange vad kostnaderna rör. Som exempel räcker det inte att bara skriva labbmaterial, utan du behöver förklara vad för slags labbmaterial som redovisas.
Varför tidrapporter?
Tidrapporter är ett EU-krav. De används för att kontrollera att bokförd lön och rapporterade timmar i projektet stämmer överens. De används även som underlag för att räkna fram lönekostnad; antal timmar i projektet/1720 timmar beräknat på lönekostnaden per senast stängda bokföringsår.
Hur fylls tidrapporten i?
Det som ska framgå på tidredovisningsblanketten är:
- Projektakronym och projektnummer.
- Namn på dig som fyller i rapporten.
- Antal timmar per dag som du arbetar i projektet/månad.
- Antal timmar för VAB/sjukfrånvaro/semester fylls i de dagar detta gäller.
- Antal timmar som du jobbar i annat projekt.
- Antal timmar som föräldraledig/tjänstledig (notera att detta gäller enbart föräldraledighet och inte ska förväxlas med VAB).
- Kort förklaring av vad som är gjort i projektet under respektive månad.
Tidsredovisningsblanketten ska dateras månadsvis, signeras av personen som har fyllt i rapporten och godkännas och signeras av ansvarig forskare för projektet. Om det är ansvarig forskare som fyller i tidrapporten ska dennes närmaste chef godkänna och signera.
OBS! TIDRAPPORTERNA SKA LÄMNAS IN TILL EKONOMIADMINISTRATÖR MÅNADSVIS.
Vilka måste fylla i tidrapporter?
Forskningsstöd rekommenderar att alla som jobbar i EU-projekt (även de som arbetar 100 procent) ska tidsredovisa, då det är det enklaste sättet att visa att arbete har utförts i projektet.
Notera att i ERC-projekt så ska PI (Principal Investigator) tidsredovisa den i GA:t angivna dedicerade tiden (min. 50 procent för StG, 40 procent för Con, 30 procent för AdvG), oavsett om lön utgår eller inte.
Vem ska ha tidrapporterna?
När ansvarig forskare har signerat tidrapporterna lämnas dessa till den ekonomiadministratör som hanterar projektet. Det är viktigt att ekonomiadministratör och forskare följer upp tidrapporten, så att tid och kontering i ekonomisystemet stämmer överens. Vid revision ska dessa finnas tillgängliga för granskning av revisor och de ska då överensstämma med bokförda lönehändelser. Detta är extra viktigt vid schablonsemester.
EU:s timkostnadsberäkningsmetod, 1720-modellen, som är baserad på senast stängda år gör att vissa av våra redovisade lönekostnader blir lägre än bokförda lönekostnader. Vad händer med underskottet som uppstår?
Detta underskott landar på institutionen och hanteras där enligt dennas interna regler.
Hur blir det med tidrapporten när schablonsemester läggs ut?
Tidrapporter måste alltid stämma överens med lönehändelser enligt Primula. Därför är det viktigt att den anställda är medveten om när schablonsemestern dras och att tidrapporterna stämmer överens med semestern. Om personen väljer att korrigera sin semester måste det kontrolleras att tidrapport och inrapporterad semester i Primula överensstämmer.
I juli har inga timmar rapporterats på tidrapporten eftersom personen har haft semester, men vi har ju ändå en bokförd lönekostnad för juli. Hur brukar vi göra med detta?
Eftersom man räknar fram en timkostnad så kommer denna lönekostnad att tas med.
Varför måste vi samla in samtliga reseräkningsunderlag för resor inom projektet?
Vid redovisningen ska den totala kostnaden för resan specificeras: syftet med resan, vart man åkt (vilket resmål), hur länge och vilka som deltog. Vid revision ska samtliga reseräkningsunderlag finnas tillgängliga för granskning. En komplett reseräkning ska innehålla:
- Mötes-/konferensagenda eller inbjudan,
- biljetter,
- boardingkort, samt
- kvitton från hotell, taxi, lokaltrafik etc.
En av forskarna arbetar deltid (halva dagar) i projektet och har varit på en resa. Hur tidrapporterar forskaren?
För de dagar som forskaren har varit på resa så måste hen fylla i hela dagar i tidrapporteringen. Om inte detta görs kan enbart halva eller del av resekostnaden yrkas. Fördela därför timmarna i tidrapporten för aktuell månad så att det motsvarar total deltid i procent, det vill säga heldagar för resdagarna, och färre timmar andra dagar.
Om en resa ska göras efter rapporteringsperioden, men flygbiljetten är bokad i nuvarande, hur gör jag då med kostnaden för flygbiljetten?
Redovisa kostnaden i den RP som resan utförs. Gör en notering i uträkningsfilen i nästa RP att flygbiljetten ska inkluderas, så att denna kostnad inte glöms bort.
Projektet ska slutredovisas nu och vi ser att vi inte förbrukat hela budgeten. Får vi använda budgeten efter projektslut?
Oförbrukad budget ersätts inte av EU. Enbart rapporterade och godkända kostnader ersätts.
Undantag är revisionskostnader, resekostnader avseende close-out meeting, samt löneavstämning för MSCA. Dessa kan bokföras efter projektslut, men måste då vara inkluderade i redovisningen till EU.
Jag har felkonterat en persons lön, får jag omföra?
Omföring ska enbart göras i undantagsfall och inom respektive RP, samt inom bokföringsåret (undvik omföringar efter stängt bokföringsår). Därför är det viktigt att forskare/ekonom stämmer av kostnader löpande och samtidigt som tidrapporterna.
Vi har en forskare som är anställd hos annan huvudman, exempelvis Region Västerbotten (Norrlands universitetssjukhus), och de kommer att fakturera forskarens tid till projektet. Hur gör vi?
Detta måste i så fall finnas med i Grant Agreement/Annex I och vara inkluderat i budgetberäkningen (third party). Annars är detta inte tillåtet, då endast egen personal kan tas upp som personalkostnad.
Vi har köpt in ett par datorer till två av forskarna som arbetar i projektet. Varför nekas denna kostnad?
EU godkänner inga persondatorer, telefoner eller dylikt, då de anser att detta är inkluderat i bidraget för OH. Enligt EU är datorn överlag att betrakta som ett arbetsmaterial och inte något projektspecifikt.
Här finns det dock ett par undantag:
- MSCA IF/ITN får lov att köpa sin dator när de börjar och då använda sig av RTN-medlen.
- En dator (utrustning) kan få lov att köpas in för att användas till att köra analyser eller dylikt och då användas till 100 procent i projektet. Detta ska i så fall vara angivet i Annex I.
I projektets budget är det budgeterat subcontracting. Vad innebär det?
Det är budgeterat för köp av någon form av tjänst från ett externt företag (näringsliv). EU ger inget bidrag till indirekta kostnader för subcontracting. Anledningen till detta är att företag lägger in vinst i sina fakturor och detta är inget som statliga medel finansierar.
Måste en Marie Skłodowska Curie post doc alternativt doktorand fylla i tidrapporter?
Ja, eller annat likvärdigt bevis för att personen har arbetat på plats 100 procent.
Var hittar jag mer info om hur jag hanterar MSCA-projekt?
Forskningsstöd har, tillsammans med Personalenheten, tagit fram en lathund som du hittar här:
https://www.aurora.umu.se/utbildning-och-forskning/stod-till-forskning/forskningsstod/dokument-och-mallar/
Hur beräknar jag personalkostnader i H2020-projekt?
Vid Umeå universitet använder vi kommissionens schablon att vi arbetar 1 720 timmar per år vid heltidsarbete. Arbetar en person till exempel 50 procent på Umeå universitet blir schablonen: 1 720*0,5=860 produktiva timmar per år.
Beräkning av personalkostnader (timkostnaden) i H2020-projekt beräknas baserat på årslönen från det senast stängda räkenskapsåret, delat med årsarbetstiden. Den timkostnaden multipliceras sedan med de angivna arbetade timmarna som finns i tidrapporterna.
Vid föräldraledighet, tjänstledighet och särskilda omständigheter förändras beräkningarna.
Exempel:
Säg att en person har varit anställd 50 procent på institution A under 2019, med en årslön senast stängda räkenskapsår (år 2018) på 600 000 kr. Av sina 860 produktiva timmar så har personen detta år arbetat 435 timmar i projektet.
Steg 1: Beräkning av timkostnaden (årslönen/årsarbetstid = timkostnad). Timkostnaden blir då: 600 000/(1720*0,5)=697,67 kr.
Steg 2: Beräkning av personalkostnader i projektet (timkostnad * timmar i projektet = personalkostnad). Personalkostnaden i projektet blir då: 697,67*435=303 488,37 kr.
Vad händer om de bokförda personalkostnaderna är högre än vad jag rapporterat in?
Alla underskott på projektet landar på institutionen och hanteras där enligt era interna regler.
Jag är ny ekonom och har inte varit med på startmötet. Kan vi ha ett nytt startmöte för mig och projektet?
I första hand är det institutionens ansvar att överlämna information och instruktioner till ny personal. Forskningsstöd har tyvärr ingen möjlighet att för varje ny ekonom vid institutionen erbjuda ett nytt startmöte. Istället föreslås att närvara vid de workshops, kurser och genomgångar som Forskningsstöd erbjuder.
Ansvarig forskare för projektet vill ändra i budgeten och ta upp mer kostnader för material och mindre på lönekostnader, eller tvärtom. Hur gör vi?
Det är helt okej att flytta mellan budgetkategorierna. Dock måste det kunna förklaras varför och hur man lyckas utföra det som är utlovat i Annex I med mindre antal personmånader (PM) än budgeterat.
Vad är personmånader (PM)?
Det är antalet månader som är angivet i Annex I för att tala om hur många månader man behöver för att arbeta i projektet.
Vad är work package (WP)?
Varje projekt är indelat i olika områden som ska utföras inom projektet, så kallade arbetspaket eller work packages (WP). För varje WP har varje deltagare i projektet räknat på sin insats och hur många personmånader (PM) som krävs.
Ni nämner Grant Agreement (GA) och Annex I. Vad är det?
Grant Agreement är kontraktet med EU som visar budget, vilka som är med i projektet och redovisningsperioder. Annex I är en del av Grant Agreement och här beskrivs vad som ska göras i projektet, liksom projektets work packages (WP) och hur många personmånader (PM) som krävs per organisation och work package. Kort sagt handlar Annex I om att lista vem som gör vad i projektet, när det ska göras och hur det ska göras.
Jag är osäker på hur jag ska ta hänsyn till In-kind i projektet. Är det tid (25 procent) som är bokförd på projektet eller tid som bokförts på annan verksamhet som kan tas upp som In-kind?
In-kind är tid som forskaren har lovat att jobba i projektet, men som inte konteras på verksamheten.