Tydlig och enhetlig information som är lätt att hitta och lätt att skicka ut gör det enklare och sparar tid för alla – både för nyantagna svenska och internationella studenter. För de studenter som ska läsa en utbildning på distans behövs extra detaljerad information. De kan vara lite knepigare för dem att enkelt ta reda på saker som de inte förstår eller behöver hjälp med än de studenter som finns på plats på campus. Här hittar du mallar och instruktioner för hur skapar och publicerar de så kallade välkomstbreven.
Så här fungerar det för dig som lägger in informationen
Välkomstbreven skapas i Episerver
Informationen till nyantagna är standardiserad och läggs in i och publiceras på webben genom publiceringsverktyget Episerver – samma som används för utbildningswebben. Det webbformulär som används är en förenklad variant av Episerver, och det krävs en kortare utbildning för att lägga in i formuläret.
I Manual finns instruktioner hur du skapar ett välkomstbrev i Episerver
Behörigheten anmäls av chef/prefekt
Vem som ska arbeta i webbformuläret bestämmer varje institution själv. Rollen för att skapa och redigera välkomstbrev heter Välkomstbrevsredaktör.
Här anmäler chef/prefekt till rollen välkomstbrevsredaktör
Om rollen välkomstbrevsredaktör
Struktur, mallar och malltexter
Välkomstinformationen innehåller gemensamma delar som gäller för alla program och kurser, som till exempel information om Umu-id och Umu-kort. Detta produceras centralt och behöver inte skrivas av dig som arbetar på institution. För program- och kursspecifik information finns ett antal valbara fält.
Här finns svenska malltexter att utgå ifrån
Här finns engelska malltexter att utgå ifrån
Klart innan antagningsbeskeden skickas ut
När de nyantagna studenterna får sina antagningsbesked börjar de genast leta efter information rörande kursstart, kurslitteratur, schema och liknande. Därför bör välkomstbrevet vara publicerad på webben senast dagen innan antagningsbeskeden går ut.
När välkomstbrev publiceras och hur länge de visas är kopplat till de olika antagningsomgångarna. Välkomstbreven publiceras två dagar innan första antagningsbrevet går ut. Det gäller för samtliga antagningsomgångar. Breven visas sedan fram till det att utbildningen startar samt i ytterligare 4 veckor för kurser och 5 för program, räknat från och med utbildningens startdatum.
Terminstider och viktiga datum för de olika antagningsomgångarna
Så här fungerar det för en nyantagen student
Antagningsbesked skickas ut
Antagningsbeskeden publiceras på Antagning.se alternativt Universityadmissions.se. Studenten får då en notifiering, vanligtvis via mejl eller sms, om att hen har fått sitt antagningsbesked och att det finns att läsa via inloggning på Antagning.se.
Hänvisning till umu.se
Som inloggad på Antagning.se har studenten ett välkomstmeddelande från Umeå universitet med bland annat länk till Ny student. Där finns även en lista över de kurser och program hen är antagen till. För varje kurs och program finns en länk till respektive kurs- eller programsida på vår studentrekryteringswebb.
Visas på umu.se
Alla välkomstbrev är kopplade till sin kurs- eller programsida, så det finns flera möjligheter att hitta det utan att gå via länken på Antagning.se.
På vår studentwebb finns funktionen Hitta ditt välkomstbrev, där studenten kan söka fram välkomstbrevet för sin utbildning. Den funktionen finns alltid länkad från sidorna Ny student och veckorna före terminsstart på umu.se och umu.se/utbildning.
Utöver det går det så klart att söka sig fram både via externa sökmotorer och vår interna sök. Om man söker på kurs- eller programnamnet hittar man kurs- eller programsidan och därmed också välkomstbrevet.
Tydligt strukturerad information
Välkomstbreven har en tydlig struktur där fokus ligger på att hjälpa den nyantagna studenten genom registreringsprocessen så att hen dyker upp på det första kurstillfället så väl förberedd som möjligt.