Prefekter och chefer ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete för att förbättra den fysiska, psykiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön för både medarbetare och studenter. Genom att arbeta systematiskt kan institutioner och enheter förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Att arbeta systematiskt ökar förutsättningarna för en god arbetsmiljö.
Systematiskt arbetsmiljöarbete - en process i fyra steg
SAM kan liknas vid ett arbetssätt, en metod. Metoden beskrivs ofta som ett hjul, det så kallade SAM-hjulet. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är en ständig process som sker i fyra steg.
Steg 1: Undersök arbetsmiljön
Arbetsmiljön behöver regelbundet undersökas på institutioner och enheter utifrån de risker som finns. Det finns många olika sätt att undersöka arbetsmiljöriskerna, till exempel samtal på APT, arbetsmiljöronder, enkäter, utvecklingssamtal, och tekniska mätningar.
Steg 2: Bedöma risker
Med undersökningar och utredningar som underlag ska riskerna bedömas och allvarlighetsgraden ska bestämmas. Frågor som ska ställas är "Hur sannolikt är det att ohälsa eller olycksfall i arbetet uppstår?" "Hur stora blir konsekvenserna om det inträffar?"
Steg 3: Åtgärda risker
Utifrån riskbedömningen ska prefekt eller chef ta reda på hur de kan förebygga riskerna, och åtgärda dessa. De risker som både har hög sannolikhet för att inträffa och kan leda till svåra konsekvenser bör såklart prioriteras när det gäller åtgärder.
Åtgärder som prefekt eller chef inte kan genomföra omedelbart, ska dokumenteras i institutionens- eller enhetens handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete och aktiva åtgärder. Där ska det framgå när åtgärderna ska vara genomförda och vem som ansvarar för att genomföra dem.
Steg 4: Följa upp
Prefekt eller chef ska löpande följa upp genomförda åtgärder. Om det är någon åtgärd som inte haft önskad effekt, ska en ny åtgärd prövas. Arbetet med SAM ska även utvärderas årligen. Om processen inte har fungerat bra, ska detta förbättras.
Fördela arbetsmiljöuppgifter
I större organisationer behöver arbetsgivaren fördela arbetsmiljöuppgifter till chefer eller andra personer i arbetsledande befattning så nära verksamheten som möjligt för att kunna uppfylla sitt arbetsmiljöansvar. Med fördelningen medföljer ett ansvar att arbeta med SAM.
På Umeå universitet vidarefördelar rektor arbetsmiljöuppgifter till dekan/motsvarande som i sin tur vidarefördelar arbetsmiljöuppgifter till prefekt/motsvarande.
Prefekt/motsvarande kan sedan vidarefördela arbetsmiljöuppgifter till direkt underställda chefer, arbetsledande personal eller andra lämpliga medarbetare som har bäst förutsättningar att fatta beslut och vidta åtgärder. Det är viktigt att alla på institutionen/enheten vet hur arbetsmiljöuppgifterna är fördelade.
Läs mer om hur arbetsmiljöarbetet är organiserat