Procentsatser beslutade inför nästa års övergång till nytt sätt att beräkna UGEM

I dagens fördelningsmodell betalar institution/motsvarande ett fast belopp per år till fakultet eller universitetsförvaltningen samt till universitetsgemensam nivå baserat på historiska löne- och driftskostnader under de närmaste två föregående åren, vilket innebär att kostnaden blir retroaktiv.

Utifrån önskemål från fakulteterna har en översyn av fördelningsmodellen genomförts i syfte att undersöka om det finns alternativa fördelningsmodeller som leder till att fördelningen blir mer tydlig, transparant och förutsägbar för samtliga organisationer.

Översynen resulterade i förslaget att istället fördela de gemensamma kostnaderna med fasta procentsatser. Förslaget har tidigt i år remissbehandlats och ledde fram till att rektor i mars 2021 beslutade om en förändrad metod för att fördela universitetsgemensamma kostnader inom Umeå universitet.

Läs mer: Ny modell for fördelning av gemensamma kostnader (Aurora-nyhet, 9 april 2021)

Den nya metoden bygger inte på fasta belopp, utan finansiering för de universitetsgemensamma kostnaderna hämtas in genom en procentuell debitering av kärn- och stödverksamhetens löne- och driftskostnader under innevarande år – den så kallade "kostnadsbasen".

Kostnaderna för universitetets gemensamma stödverksamhet blir inte högre som en följd av förändringen. Skillnaden handlar bara om hur debiteringen av kostnaderna går till.

Samma metod kommer även att gälla för fakultetsgemensamma kostnader eller motsvarande på Universitetsförvaltningen och Universitetsbiblioteket.

Förändringen ska göra det lättare att planera

Carina Henningsson som är controller på Planeringsenheten förklarar vad skillnaden blir och varför förändringen görs:

- Den gamla metoden med fasta belopp syftade till att skapa en förutsägbarhet i och med att det kommande årets gemensamma kostnader bestämdes på förhand.

– Men i praktiken har metoden inneburit att debiteringen inte har följt institutionens volymförändring under ett år, vilket bland annat har lett till negativa effekter vid organisationsförändringar eller när en verksamhet har växt eller krympt. Detta har gett en större osäkerhet när det gäller att förutse omfattningen av gemensamma kostnader över tid och därmed gjort det svårare att planera, säger Carina Henningsson.

Patrik Danielson, dekan för Medicinska fakulteten, säger han och fakulteten är positiva till den nya metoden att fördela gemensamma kostnader:

– På sikt tror vi att det här kommer att innebära flera fördelar. Men vi inser också att övergången kan komma att medföra visst tillfälligt merarbete. Man får säkert räkna med en del "barnsjukdomar", men förhoppningsvis är det i längden värt eventuella besvär.

Patrik Danielson tror och hoppas att förändringen kommer att göra det lättare för kärnverksamheten att förstå och förutse hur de gemensamma kostnaderna beräknas:

– Vår förhoppning, och bedömning, är att övergången till fasta procentsatser medför att institutionerna får en ökad stabilitet och förutsägbarhet över tid vad gäller debitering av gemensamma kostnader, vilket även underlättar för den enskilde forskningsledaren, exempelvis vid upprättande av kalkyler för externa projektansökningar.

Han bedömer också att den nya metoden kommer att ge en mer korrekt debitering av gemensamma kostnader jämfört med tidigare:

– Hädanefter kommer man att debiteras för gemensamma kostnader baserat på nuvarande lön- och driftskostnader för sina egna projekt, och inte som tidigare baserat på tidigare års utfall för fakultetens och institutionens samtliga projekt

Så blir de nya procentsatserna för 2022

I och med rektors detaljbeslut i budget 2022 finns det nu för första gången ett beslut om vilka procentsatser som kommer att gälla för nästa års universitetsgemensamma kostnader. Påslaget görs enbart på löne- och driftskostnader, inte på kostnader för lokaler, avskrivningar och stipendier.

De nya procentsatserna innebär att all utbildning på grundnivå och avancerad nivå kommer att betala 24,3 procent som debiteras kostnadsbasen (det vill säga löne- och driftskostnader) för att finansiera de universitetsgemensamma kostnaderna.

Forskning och utbildning på forskarnivå ska betala 15,8 procent i påslag på löne- och driftskostnader. Denna procentsats anger alltså påslaget , med det faktiska uttaget för gemensamma kostnader i en forskningsbudget blir 13,6 procent. Och ännu lägre på totalen, i och med att inget uttag görs på lokaler, avskrivningar och stipendier.

De övriga verksamhetsgrenarna är uppdragsutbildning som ska betala 10,5 procent samt universitetsgemensam verksamhet som ska betala 10,3 procent för att finansiera de universitetsgemensamma kostnaderna.

Carina Henningsson säger att den nya fördelningsmodellen införs i syfte att ge ökad stabilitet och större förutsägbarhet över tid när det gäller debitering av gemensamma kostnader:

- Den här fördelningsmetoden hoppas vi kommer att bli enklare att beskriva och enklare att förstå, då tidigare modell med fasta belopp varit komplex och pedagogiskt svår att förklara, säger Carina Henningsson.

- Ytterligare en fördel med den nya fördelningsmetoden är att samma procentsats för debitering av universitetsgemensamma kostnader kommer att gälla för all verksamhet inom till exempel forskning och utbildning på forskarnivå, oavsett var i organisationen man befinner sig inom Umeå universitet, menar Carina Henningsson.

Införandet av den nya modellen fortsätter under hösten

Att procentsatserna för de universitetsgemensamma kostnaderna (UGEM) nu är klara innebär ett första steg mot att kunna påbörja budgetarbete och beräkna de ekonomiska förutsättningarna inom varje institution, enhet eller motsvarande.

Under hösten kommer procentsatser att beslutas även för de fakultetsgemensamma kostnaderna (FGEM). Procentsatserna för FGEM på universitetsförvaltningsgemensam nivå har i dagarna redan fastställts för 2022.

Fördelningen av institutionsgemensamma kostnader (IGEM) omfattas inte av förändringarna utan institutions-/enhetsspecifika procentsatser kommer att gälla precis som tidigare.

Eftersom införandet av fasta procentsatser kräver samordning mellan olika delar av organisationen har rektor beslutat om att starta ett universitetsgemensamt projekt för att implementera förändringarna i fördelningsmodellen.

Projektet leds av Carina Henningsson och Patrik Holmkvist som arbetar som ekonom på Ekonomienheten. Projektgruppen består av controllers på de olika fakulteterna och motsvarande.