Universitetsstyrelsen har fastställt att prefekten fattar de beslut vid institutionen som följer av rektors besluts- och delegationsordning, samt respektive fakultets vidaredelegationer.
Enligt universitetsstyrelsens beslutade arbetsordning gäller att Prefekten fattar beslut vid regelbundna och protokollförda beslutsmöten utifrån en i förväg upprättad dagordning. Dagordning och protokoll ska offentliggöras. Studenterna har rätt att närvara vid beslutsmötena och vid behov kunna få anteckna avvikande mening i protokollet. Beslutsmötena ska föregås av samverkan i enlighet med det lokala samverkansavtalet.
Beslutsmötet ska äga rum med regelbunden periodicitet beroende på institutionens storlek och ärendemängd enligt en på förväg uppgjort planering. Samtliga beslut som fattas vid beslutsmötet ska föregås av samverkan vid lokal samverkansgrupp enligt lokalt samverkansavtal. Deltagare vid beslutsmötet beror på institutionens storlek och institutionsledningens sammansättning. Som minimum deltar prefekt som ordförande och beslutsfattare, studentrepresentant, samt protokollförare/sekreterare. Ställföreträdande prefekt fattar de beslut som ankommer på prefekt vid dennes frånvaro. Därutöver avgör prefekt vilka övriga funktioner som ska delta, exempelvis biträdande/ställföreträdande prefekt, studierektor eller föredragande för specifikt ärende m.m.
Nedan följer en exemplifiering av vanligt förekommande ärenden vid prefektens beslutsmöte. Ärendekategorierna beror på respektive fakultetstillhörighet och aktuell delegationsordning.
• Lokala styrdokument för institutionen
• Anställningsärenden (exempelvis anställningsbeslut, sakkunniga m.m.)
• Kursplaner (exempelvis beslut om att fastställa kursplan)
• Budget, budgetuppföljning och bokslut
• Verksamhetsplan och verksamhetsberättelse
• Beslut om att utse examinator för kurser på grund- och avancerad nivå.
• Avtal och överenskommelser som ingås av institutionen.
• Antagning till utbildning forskarnivå.
• Beslut om att utse handledare för doktorander.
• Beslut om att utse studierektor.
• Utbildningsutbud i form av kurstillfällen på grund- och avancerad nivå som är sökbara som programkurs respektive fristående kurs.
• Beslut om större inköp till institutionen.
• Anställningsärenden (exempelvis anhållan, annonser, beslut om att utse rekryteringsgrupp m.m.)
• Kursplaner (exempelvis beslut om att föreslå aktuell fakultet att fastställa kursplan).
• Kompetensförsörjningsplan
• Arbetsmiljöplan och arbetsmiljöuppföljning
• Remissyttranden från institutionen
• Bemanningsplanering
• Beslut om att utse kursansvarig lärare för kurser på grund- och avancerad nivå
• Beslut om att utse referensgrupper för doktorander
Utöver de beslut där prefekten är beslutsfattare enligt gällande delegationsordning, ska även andra principiella beslut av strategisk vikt för institutionen fattas vid beslutsmötet. Sådant beslut kan exempelvis avse anställningsärenden där överordnad nivå (fakultet) avgör ärendet, men där det ankommer på prefekt att inkomma med en anhållan eller liknande.
Ärenden som följer av rektors besluts- och delegationsordning, samt aktuell fakultets vidaredelegation, och där beslutanderätten har vidaredelegerats till prefekt, får lov att vidaredelegeras ytterligare om inte denna rätt uttryckligen undantagits av antingen rektor, eller dekan/fakultetsnämnd. Ett sådant eventuellt vidaredelegationsförbud framgår av aktuell delegationsordning. Prefektens vidaredelegationer ska dokumenteras i institutionens delegationsordning. Vid upprättande av institutionens delegationsordning ska utöver eventuella vidaredelegationsförbud, också eventuella vidaredelegationsbegränsningar beaktas (exempelvis Får ej vidaredelegeras längre än till avdelningschef). Ärenden som följer av rektors besluts- och delegationsordning, samt respektive fakultets vidaredelegationer behöver inte tas upp vid beslutsmötet om det anses vara av ringa karaktär eller är uppenbart obehövligt, exempelvis rutinärende såsom att teckna utbetalningsorder eller attesterandet av faktura.
Prefekt har möjlighet att fatta skyndsamma beslut i ärenden som inte tål uppskov, utanför protokollförda beslutsmöten. Dessa beslut ska alltid anmälas och noteras till protokollet i samband med nästkommande beslutsmöte (så kallad anmälan av beslut). Besluten som fattas ska expedieras till den som berörs av eller behöver få kännedom om beslutet. Till vem beslutet ska expedieras ska anges i protokollet. Besluten arkiveras och diarieförs enligt gällande dokumenthanteringsplaner.