Institutionen eller enheten ska löpande bokföra ekonomiska händelser. Alla typer av ersättningar till privatpersoner, anställda såväl som externa uppdragstagare, betalas ut löpande under det kalenderår kostnaden uppstod. Övriga skulder som uppstått till följd av interna och externa köp av varor och tjänster ska regleras löpande och senast inför tertial-/årsbokslut.
Tjänster som utförts för interna och externa uppdragsgivares räkning ska faktureras löpande och senast inför tertial-/årsbokslut liksom eventuell övrig försäljning.
Som chef ansvarar du för att hanteringen av kundfordringar sker i enlighet med "Förordning (1993:1138) om hantering av statliga fordringar" samt Kammarkollegiets föreskrifter till förordningen. Om fordran inte betalas efter det att betalningspåminnelse sänts ansvarar du som chef för att ärendet utreds. Uteblir betalning trots de åtgärder enheten vidtar ska ekonomienheten snarast informeras om vilka åtgärder som ska vidtas.
Bidrag från externa finansiärer till grundutbildning och forskning ska rekvireras så att inbetalningen kan bokföras på rätt period.
Redovisningen vid institutioner/enheter ska vara fullständig så att universitetets redovisning kan sammanställas till rättvisande tertial- och årsbokslut.
Anläggningstillgångar och stöldbegärliga förbrukningsinventarier
I Ekonomistyrningsverkets (ESV) föreskrifter till 22 § Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring föreskrivs att statliga myndigheter ska upprätta och föra register över anläggningstillgångar. Även förbrukningsinventarier som bedöms vara stöldbegärliga ska rapporteras in i registret.
Leasing
Leasing är ett alternativt sätt att finansiera anläggningstillgångar. Det innebär att en leasetagare ges rätt att på avtalade villkor under en avtalad period använda en tillgång i utbyte mot leasingavgift (hyra) till leasegivaren.
Läs mer om anläggningstillgångar och leasing av anläggningstillgångar
Externa medel
Universitetets verksamhet finansieras på flera olika sätt. Den traditionella finansieringsformen är via anslag från regering och riksdag. Andra sätt att finansiera verksamheten är genom intäkter från externa bidrag och gåvor/ donationer samt genom intäkter av uppdrag (dvs uppdragsutbildning och uppdragsforskning). En mindre del av finansieringen sker genom försäljning av varor och tjänster. Intäkter av uppdrag och försäljning utgör så kallad avgiftsfinansierad verksamhet.
Läs om externfinansierad verksamhet
Redovisningsmodell för gemensamma kostnader
På rekommendation av SUHF (Sveriges universitets- och högskoleförbund), har Umeå universitet fr.o.m. 2010-01-01 infört en ny redovisningsmodell för gemensamma kostnader, vilket innebär att Umeå universitet har övergått från en tidigare intäktsbaserad modell till en kostnadsbaserad modell.
Syftet är att skapa en modell som på ett enkelt, rättvisande och kostnadseffektivt sätt bidrar till god intern styrning och kontroll samt stödjer högskolans behov av tillförlitliga beslutsunderlag för verksamhetsstyrning och uppföljning.
Läs om redovisningsmodellen