Umeå universitet använder det digitala rapporteringssystemet IA för att anmäla och utreda arbetsskador, tillbud och riskobservationer.
Logga in i IA-systemet
Så fungerar IA-systemet
Så här fungerar IA-systemet:
- En medarbetare eller student rapporterar sin arbetsskada/tillbud/riskobservation till IA-systemet.
- När en händelse är registrerad får du som chef en avisering om det via systemet. Även arbetsmiljöombudet i din verksamhet får en avisering och kan logga in och läsa om vad som händer i ärendet.
- Sedan ska du som är arbetsmiljöansvarig samverka med ditt arbetsmiljöombud för att utreda och åtgärda händelsen. Det kan antingen vara du eller en annan utsedd händelseansvarig som genomför utredningen.
- IA-systemet fungerar som ett diariesystem för de händelser som rapporteras. All dokumentation som hör till ärendet ska förvaras i IA-systemet och behöver inte registreras någon annanstans.
- Om du vill byta språk i systemet så gör du det genom att trycka på figuren bredvid ditt namn och sedan välja språk under fliken "Fler inställningar".
Därför ska du använda IA-systemet
Att rapportera, utreda och åtgärda arbetsskador, tillbud och riskobservationer är en viktig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Det är viktigt att du som chef uppmuntrar dina medarbetare och studenter att rapportera arbetsskador, tillbud och riskobservationer. Det ger dig som chef en möjlighet att få fram ett bra underlag kring vilka risker och brister som finns inom din verksamhet. Du kan då utreda orsaken till händelsen och därmed minska risken att det händer igen.
Om händelsen rapporteras så kan den som blivit drabbad söka ersättning för en eventuell skada. Statistik och rapporter, som du tar ut från systemet, ger dig en större överblick och kan med fördel användas i samband med undersökningar, riskbedömningar och åtgärder.
Alla arbetsskador, tillbud och riskobservationer ska rapporteras, oavsett om de har skett på arbetsplatsen, under arbetstid i hemmet, utomlands eller på andra platser.
Ditt ansvar som chef
Som prefekt/chef är du ansvarig för att:
- Säkerställa att medarbetarna har kunskap om att arbetsskador, tillbud och riskobservationer ska anmälas och hur de anmäler dessa.
- Uppmuntra medarbetare och studenter att anmäla.
- Utreda arbetsskador och tillbud tillsammans med medarbetaren/studenten och arbetsmiljöombudet.
- Samverka med studerandearbetsmiljöombud och/eller huvudstuderandearbetsmiljöombud i ärenden som gäller studenter.
- Utreda rapporterade riskobservationer.
- Åtgärda rapporterade risker och brister och skapa handlingsplaner för de åtgärder som inte kan hanteras omedelbart.
- Återkoppla relevanta händelser och åtgärder till medarbetarna/studenterna.
- Anmäla arbetsskador till Försäkringskassan, AFA Försäkring (PSA) och Arbetsmiljöverket via IA-systemet.
- Anmäla händelser som lett till dödsfall, allvarlig personskada, skador som drabbat flera medarbetare samtidigt samt allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket utan dröjsmål. Anmälan görs via IA-systemet under anmälan. Du kan också ringa Arbetsmiljöverket för att få råd kring din anmälan, 010-730 90 00.
- Informera medarbetaren/studenten att hen kan söka ersättning för en eventuell skada eller arbetssjukdom via Försäkringskassan och Kammarkollegiet.
- Anmäla de som ska utreda rapporterade händelser i IA till ia-systemet@umu.se med namn, arbetsplats och Umu-id.
- Meddela till ia-systemet@umu.se om någon inte längre ska ha behörighet i IA, exempelvis om de byter befattning eller institution.
Begrepp och exempel - arbetsskada, tillbud och riskobservationer
Arbetssjukdom
En sjukdom som upkommer eller blir sämre på grund av arbetet eller arbetsförhållandena, exempelvis en skadlig inverkan i arbetet under en längre tid. Det kan exempelvis handla om:
- Att bli fysiskt sjuk på grund av ett skadligt ämne du arbetar med (cancer, astma, allergi).
- Att få fysiska problem på grund av tungt eller ensidigt arbete, vibrationer eller buller.
- Att må psykiskt dåligt av stress.
Olycksfall
Med olycksfall menas en oönskad händelse som leder till skada eller sjukdom. Det ska handla om ett kortvarigt förlopp som har uppkommit i samband med en särskild händelse. Exempel:
- Stukad eller bruten fot på grund av ett fall
- Ont i ryggen efter att ha burit något tungt
- Exponering för smitta i laboratoriemiljö
- Brännskada
- Chocktillstånd till följd av till exempel en hotfull situation.
Färdolycka
Oönskad händelse på väg till eller från arbetet som leder till skada eller sjukdom. Exempel:
- Trafikolycka på väg till arbetet
- Fallolycka utanför hemmet eller arbetsplatsen.
Tillbud och allvarliga tillbud
Ett tillbud är en oönskad händelse som hade kunnat leda till ohälsa och olycksfall. Något höll på att hända. Ett allvarligt tillbud är en oönskad händelse som hade kunnat leda till stor fara för ohälsa och olycksfall. Händelser av organisatorisk och social natur kan vara svåra att avgöra om de ska klassas som tillbud. Ett tillbud skulle kunna vara:
- att någon halkar till, men inte ramlar
- att någon nästan går in i ett hörn av en bokhylla
- att någon får en riskklassad kemikalie på sin skyddsrock, men inte på huden.
Ett allvarligt tillbud skulle kunna vara:
- En tung hylla faller ned bredvid en person som inte skadas.
- En explosion sker i ett laboratorium, men ingen skadas.
- Hot om våld (om händelsen inneburit allvarlig fara för liv och hälsa eller om det upplevs vara allvarligt menat exempelvis gjort genom knivhot eller mordhot).
Riskobservation
En riskobservation innebär att du har sett en risk eller en brist som skulle kunna leda till ett tillbud eller en arbetsskada. Det kan exempelvis handla om lösa sladdar i en korridor, bristande belysning, en hal trappa eller hög arbetsbelastning under en längre tid.
Vanliga frågor om att hantera arbetsskador och tillbud
Jag får ett felmeddelande när jag försöker logga in - vad beror det på?
Om du ser felmeddelandet ovan så beror det på att du inte har ett konto i systemet.
Om tanken är att du ska ha behörighet i systemet så kan du beställa behörighet genom att skicka ett mejl till ia-systemet@umu.se.