Enligt Arbetsmiljölagen har varje arbetsgivare ett ansvar för de anställdas arbetsmiljö. Arbetsgivaren kan vara ett företag eller en juridisk person av annat slag. I vårt fall är arbetsgivaren Umeå universitet som statlig myndighet.
Arbetsmiljöansvar och arbetsmiljöuppgifter
Arbetsmiljöansvaret innebär att arbetsgivaren måste arbeta aktivt och systematiskt med att förebygga ohälsa och olycksfall på arbetsplatsen.
Detta ansvar gäller både
- den fysiska arbetsmiljön
- den organisatoriska arbetsmiljön
- den sociala arbetsmiljön.
Rektor har det övergripande ansvaret för att tillse att det förebyggande arbetet mot ohälsa och olycksfall vid Umeå universitet bedrivs på ett sätt som uppfyller kraven i arbetsmiljölagen och annan lagstiftning som berör arbetsmiljö.
Arbetsmiljöansvaret kan inte delas upp eller delegeras till andra personer i organisationen.
Vad rektor däremot kan göra är att fördela arbetsmiljöuppgifter till dekaner och motsvarande. För detta används bilaga 1 i Regel vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Dekaner och motsvarande kan i sin tur fördela arbetsmiljöuppgifter vidare till prefekter, föreståndare och chefer. Med fördelningen av arbetsmiljöuppgifter följer ett ansvar att arbeta med dessa arbetsmiljöuppgifter.
Läs mer om fördelning av arbetsmiljöuppgifter
Vad du som chef behöver göra
Nedan följer en övergripande beskrivning av vilka arbetsmiljöuppgifter som vanligen tillfaller en prefekt, föreståndare eller enhetschef.
Observera att dina faktiska arbetsmiljöuppgifter är något som du och din överordnade chef kommer överens om när ni fyller i bilaga 2 i Regel vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter.
För verksamhet som omfattar laboratorier och/eller strålning tillkommer ytterligare områden vad gäller den fysiska arbetsmiljön.
Laboratoriesäkerhet
Strålskydd
Du behöver skaffa dig tillräckliga kunskaper
För att du som chef ska kunna säkerställa att allt arbete vid institutionen eller enheten bedrivs i linje med lagar, förordningar, regelverk och avtal behöver du ha kunskap om
- hur man förebygger ohälsa i den fysiska, sociala och organisatoriska arbetsmiljön
- hur man arbetar med att främja lika villkor och aktiva åtgärder mot diskriminering
- grunderna i samverkansavtalet mellan Umeå universitet och de fackliga huvudorganisationerna
- arbetsgivarens rehabiliteringsansvar.
Beroende på institutionens/enhetens/motsvarande verksamhet kan arbetsmiljöarbetet se olika ut i olika verksamheter. Läs mer om vad arbetet med att förebygga ohälsa i den fysiska, sociala och organisatoriska arbetsmiljön omfattar i Arbetsmiljöverkets författningssamlingar. Här finns detaljerad information om hur man förebygger ohälsa och olycksfall i olika typer av arbetsmiljöer.
Du kan även få en fördjupad vägledning i vad arbetet med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön innebär i denna vägledning: Vägledning gällande organisatorisk och social arbetsmiljö
Läs mer om lika villkor och vad arbetet med aktiva åtgärder mot diskriminering innebär på sidan Chefens ansvar och stöd inom lika villkor och aktiva åtgärder
Olika sätt att stärka din kunskaper kan vara:
Interna utbildningar
Umeå universitets Chefsintroduktion innehåller en presentation om chefens ansvar för arbetsmiljö och rehabilitering.
Chefsintroduktion
Du behöver bestämma hur arbetsmiljöarbetet ska organiseras
Prefekt, föreståndare eller enhetschef kan vidarefördela arbetsmiljöuppgifter till direkt underställda chefer eller personer i arbetsledande ställning, exempelvis biträdande prefekt, studierektorer, forskningsledare.
Prefekt, föreståndare eller enhetschef utser också brandskyddsombud och ansvarar för att se till att det finns en lokal krisledningsgrupp.
Om det förekommer brandfarlig verksamhet, laboratoriearbete eller strålkällor tillkommer fler arbetsmiljöroller som behöver utses.
Det finns delar av universitet där personal från flera verksamheter delar lokaler och därmed påverkar varandras arbetsmiljö. I sådana fall ska det finnas en samordningsansvarig. Denna roll utses av prefekt.
Prefekt, föreståndare eller enhetschef ansvarar för att se till att uppgiftsfördelningen fungerar i praktiken, och att alla med arbetsmiljöuppgifter har fått den utbildning de behöver.
Arbetsmiljöombud
Arbetsmiljöombud nomineras av medarbetarna via en särskild blankett och utses sedan av de fackliga organisationerna. Som chef behöver du skapa tillfälle för medarbetarna att nominera en eller flera arbetsmiljöombud inför en ny mandatperiod. Nuvarande mandatperiod pågår till och med februari 2026.
Läs mer om nominering av arbetsmiljöombud
Läs mer om arbetsmiljöombudets roll
Du behöver ha dialog med medarbetarna om deras arbetsmiljö
Som chef behöver du kommunicera löpande med dina medarbetare så att signaler om psykisk och fysisk ohälsa kan fångas upp i ett tidigt skede.
Medarbetare som arbetar minst 1h/dag vid bildskärm ska erbjudas synundersökning hos avtalad optiker. Om synundersökningen visar på behov av bildskärmsglasögon/terminalglasögon ska institutionen/motsvarande bekosta dessa. Medarbetaren bokar själv tid hos avtalad optiker, och du som chef godkänner beställningen via ett mejlfrån optikern. Medarbetare kan också vara i behov av skyddsglasögon i samband med laborativ verksamhet. Båda beställs genom samma tjänst.
Läs mer om beställning av arbetsglasögon
Frågor om arbetsmiljö behöver regelbundet tas upp på arbetsplatsträff (APT).
I utvecklingssamtal ska arbetsmiljön finnas med som en punkt på agendan.
Utvecklingssamtal
Om en medarbetare är sjukskriven och under rehabilitering är det extra viktigt att du som chef håller kontakten fortlöpande.
Rehabilitering
Om en medarbetare uppvisar tidiga tecken på ohälsa eller upprepad korttidsfrånvaro är det också viktigt att du som chef kommunicerar och håller dig informerad om hur personen mår.
Du ska se till att det bedrivs ett systematiskt arbetsmiljöarbete på arbetsplatsen
Som chef är du ansvarig för att undersöka, analysera, åtgärda och följa upp arbetsförhållanden på arbetsplatsen. Detta kallas för systematiskt arbetsmiljöarbete,
Detta arbete behöver göras fortlöpande, inte som en engångsinsats. De fyra stegen brukar illustreras med ett hjul där varje steg leder vidare till nästa.
Varje år ska det systematiska arbetsmiljöarbetet sammanställas och redovisas till dekan eller motsvarande.
På sidan Systematiskt arbetsmiljöarbete kan du läsa mer om aktiviteter att bedriva under alla fyra steg av processen.
Systematiskt arbetsmiljöarbete
Filmer från Arbetsmiljöverket
Arbetsmiljöverket har tagit fram en rad korta och längre filmer om systematiskt arbetsmiljöarbete.
Introduktion till systematiskt arbetsmiljöarbete (2:30 min)
Så här definieras systematiskt arbetsmiljöarbete – SAM (2:07 min)
Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (2:37 min)
Du ansvarar för att arbetsskador och tillbud anmäls
En arbetsskada är en skada som har uppstått på grund av olycksfall eller någon annan skadlig inverkan i arbetet. Ett tillbud är en oönskad händelse som kunnat leda till skada.
Vissa händelser ska utan dröjsmål (samma dag) anmälas till Arbetsmiljöverket:
- dödsfall på grund av arbetsolycka
- allvarliga skador (t.ex. benbrott, svåra blödningar, chock)
- skador i arbetet som drabbat flera medarbetare samtidigt
- allvarliga tillbud utan personskada som inneburit allvarlig fara för liv eller hälsa (t.ex. fall från hög höjd, kemikalieutsläpp, svårare fall av kränkningar och trakasserier)
Hantera arbetsskada och tillbud
Du behöver se till att medarbetarna hålls informerade om arbetsmiljöarbetet
Alla medarbetare behöver känna till
- hur arbetsmiljöuppgifterna är fördelade och vem man ska vända sig till
- vilka som ingår i krisledningsgruppen
- rutiner för utrymning vid brand
- var det finns brandredskap, första hjälpen-utrustning och eventuell skyddsutrustning
- rutiner för arbete som är riskfyllt
- hur man anmäler arbetsskador och tillbud
- vilket stöd som finnas att få från företagshälsovården.
Alla medarbetare behöver få en brandskyddsutbildning minst vart femte år.
Brandskyddsutbildning
Nya medarbetare behöver få en introduktion till arbetsplatsen med grundläggande information om arbetsmiljöarbete och säkerhet.
Introduktion av nyanställda
Du ska samverka med medarbetare och ombud i frågor som rör arbetsmiljön
Arbetsmiljö är en av de frågor som ska behandlas systematiskt och samordnat inom ramen för samverkan.
Samverkan omfattar
- arbetsplatsträffar
- utvecklingssamtal
- partsammansatta samverkansgrupper.
Läs mer i HR-guiden om formerna för samverkan med de fackliga parterna:
Samverkan