När en sjuk medarbetare inte kan fullgöra sina skyldigheter i anställningsavtalet aktualiseras Umeå universitets långtgående rehabiliteringsansvar som arbetsgivare.
Ju längre en medarbetare är borta från arbetslivet desto svårare blir det att komma tillbaka. Därför är det viktigt att påbörja arbetet med rehabilitering så tidigt som möjligt.
Vad innebär rehabilitering?
Arbetslivsinriktad rehabilitering är något som kan ske inom eller i anslutning till arbetsgivarens verksamhet. Syftet är att universitetet som arbetsgivare ska kunna bereda fortsatt arbete till medarbetaren.
Exempel på arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder är arbetsanpassning, arbetshjälpmedel, arbetsträning och utbildning.
Arbetsanpassning
Som chef/prefekt/motsvarande behöver du ta reda på om någon av medarbetarna behöver arbetsanpassning för att förebygga ohälsa. Detta kan exempelvis planeras in i samband med det årliga utvecklingssamtalet eller i samband med planering vid återgång efter en sjukskrivning. Det kan röra sig om en individuell åtgärd i den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön som syftar till att en medarbetare med nedsatt förmåga att utföra sitt vanliga arbete, kan fortsätta arbeta, eller återgå i arbetet.
Arbetsanpassningen kan vara tidsbegränsad eller bli varaktig beroende på omständigheterna. Därför är det viktigt att anpassningen följs upp och att berörd medarbetare medverkar i utredning, utformning och uppföljning av arbetsanpassningen. Ni kan med fördel använda er av frågeguiden från metodstödet Arbetsplatsdialog för arbetsgivare (AD-A) när ni diskuterar och följer upp eventuella anpassningar. Läs med om metodstödet AD-A längre ned på sidan.
Arbetsanpassning kan till exempel avse:
- Ändrade arbetstider
- Anpassning av arbetsuppgifter
- Omfördelning av ordinarie arbetsuppgifter där vissa arbetsuppgifter ersätts med mer lämpliga eller lättare arbetsuppgifter
- Ändrade arbetsmetoder
- Tillfällig eller permanent omplacering inom ramen för arbetsskyldigheten
Arbetshjälpmedel
Om du har en medarbetare som har en funktionsnedsättning eller en sjukdom som gör att han eller hon behöver speciella arbetshjälpmedel för att kunna utföra sina arbetsuppgifter behöver du som chef se till att medarbetaren får sådana hjälpmedel. Det kan exempelvis röra sig om skoinlägg eller speciella glasögon. Medarbetaren behöver då ett läkarintyg som styrker behovet av det speciella arbetshjälpmedlet. Ett arbetshjälpmedel som även kan användas privat behöver förmånsbeskattas av medarbetaren. Vid behov av skoinlägg kan Företagshälsovården kontaktas Företagshälsovården - Vad ingår? (umu.se).
Det finns också möjligheter att få bidrag från Försäkringskassan för speciella arbetshjälpmedel. Bidrag lämnas inte till sådant som normalt behövs i verksamheten. Exempel på arbetshjälpmedel som man kan få bidrag för är hörseltekniska hjälpmedel som behövs för att komplettera din hörapparat eller syntekniska hjälpmedel som punktskriftsdisplay eller förstoringskamera.
Om ni vill ansöka om bidrag för ett arbetshjälpmedel från Försäkringskassan behöver ni skicka in ansökan till dem innan ni köper hjälpmedlet. Läs mer om arbetshjälpmedel på Försäkringskassans hemsida Bidrag till arbetshjälpmedel (forsakringskassan.se)
Arbetsträning
Arbetsträning innebär att medarbetaren tränar på vissa ordinarie arbetsuppgifter i syfte att få tillbaka arbetsförmåga. Arbetsuppgifterna behöver vara jämförbara med ordinarie arbetsuppgifter. Det ska inte ställas krav på prestation utan medarbetaren ska ha möjlighet att gå ifrån arbetet om han eller hon behöver vila.
Medarbetaren kan vara berättigad till rehabiliteringsersättning från Försäkringskassan under arbetsträningsperioden, därför behöver du som chef/prefekt/motsvarande kontakta Försäkringskassan innan en arbetsträningsperiod påbörjas.
Arbetsträning, Försäkringskassans hemsida
Utbildning
Om en medarbetare har varit sjukskriven under en längre period, kan verksamheten eller arbetsuppgifterna ha förändrats så att det kan finnas behov av en kortare utbildningsinsats för att återupprätta eller uppdatera medarbetarens kunskaper i samband med en återgång i arbete.
Även i dessa sammanhang kan Försäkringskassan bevilja rehabiliteringsersättning varför en dialog behöver ske med Försäkringskassan innan uppstart av en utbildningsinsats. Behov av kompetensutvecklingsinsatser kan med fördel även diskuteras vid det årliga utvecklingssamtalet och dokumenteras i den individuella kompetensutvecklingsplanen som man upprättar efter samtalet.
Ditt ansvar som prefekt eller chef
Som prefekt eller chef med personalansvar ansvarar du för den arbetslivsinriktade rehabiliteringen när en medarbetare har blivit sjukskriven och är i behov av särskilda insatser för att bli redo att återgå i arbete.
Om det finns skäl till att du som prefekt/chef inte bör eller kan medverka i rehabiliteringsarbetet får din överordnade chef (dekan eller motsvarande) träda in och att agera arbetsgivarrepresentant.
Systemstödet Adato
Sjukfrånvaro- och rehabiliteringsverktyget Adato finns som ett systemstöd för alla som arbetar med rehabfrågor.
Samtliga steg i rehabiliteringsprocessen ska dokumenteras i Adato. Medarbetaren har rätt att ta del av all dokumentation.
Läs mer om Adato och andra HR-system
Behörighetsblankett Adato
Metodstödet Arbetsplatsdialog för arbetsgivare (AD-A)
Arbetsplatsdialog för arbetsgivare (AD-A) är ett metodstöd som med fördel kan användas i samband med arbetsanpassningar och arbetslivsinriktad rehabilitering. AD-A förenklar dialogen och det blir tydligare både för dig som chef och för medarbetaren hur ni tillsammans kan arbeta med eventuella anpassningar på arbetsplatsen och följa upp om anpassningarna har haft avsedd effekt. Du kan hitta mer information via länkarna nedan
Metodstödet Arbetsplatsdialog för arbetsgivare (AD-A)
Om metodstöd på Prevents hemsida
Inspelat webbinarium om Arbetsplatsdialog för arbetsgivare (AD-A)
Stödfunktioner och samarbetspartners vid rehabilitering
HR-stöd på institution, fakultet och central nivå
HR-stödet på institutioner och enheter kan vara en resurs till prefekten i rehabiliteringsprocessen.
HR-stödet på fakultetsnivå/motsvarande är en intern resurs som arbetar med att stödja fakultetens dekan, prefekter och deras HR-stöd i rehabiliteringsprocessen.
Personalenheten finns som stöd och resurs och bistår med råd och stöd vid val av lämplig åtgärd och finansiering.
Företagshälsovården
Företagshälsovården bistår med arbetsförmågebedömning vid behov samt med konkreta rehabiliteringsåtgärder. Företagshälsovården har medicinsk, ergonomisk, psykosocial och teknisk kompetens. Utifrån en helhetssyn ger företagshälsovården stöd och hjälp till den enskilda och institutionen i rehabiliterings- och arbetsmiljöarbetet.
Läs mer om företagshälsovårdens tjänster
Försäkringskassan
Försäkringskassan ska samordna och ha tillsyn över de åtgärder som behövs för rehabilitering. Försäkringskassan utser kontaktteam som ansvarar för arbetet med universitetets samtliga sjukförsäkringsärenden. Kontaktteamet deltar och kallar till avstämningsmöten.
Medarbetarens arbetstagarorganisation
Den anställdas fackliga organisation, eller en person som den enskilda har förtroende för, kan medverka i rehabiliteringsprocessen om den anställda så begär.