När en person
- har fått en anställning vid Umeå universitet och
- saknar svenskt personnummer/samordningsnummer
så kan Löneadministrationen upprätta ett fiktivt personnummer som gör det möjligt att registrera personen i personalsystemet Primula.
Registrering i Primula behöver ske för att ett anställningsavtal ska kunna upprättas.
Det är också rekommenderat att personen blir registrerad med det fiktiva personnumret i koncernkatalogen om anknytning i koncernkatalogen behöver ske innan anställningsavtalet är upprättat. På så vis undviker man att personen får dubbla Umu-id.
Begära ett fiktivt personnummer
Institutionen där medarbetaren har fått en anställning ansvarar för att kontakta Löneadministrationen och begära att ett fiktivt personnummer skapas.
Underlag som krävs för ett fiktivt personnummer är
- personens födelsedatum (år, månad och dag)
- anställningsperiod
- vistelsetid i Sverige
- Passkopia
Ansvarsfördelning efter att ett fiktivt personnummer har upprättats
Lönespecialist på Löneadministration lämnar uppgift om det fiktiva personnumret via mail för att det ska finnas i skriftlig form.
Institutionen ansvarar för att lägga upp personärende samt anställningsärende med det fiktiva personnumret.
Anställningsavtalet skrivs under, efter facklig samverkan, av den anställde och beslutande chef. Expediering, arkivering, diarieföring av beslut på samma sätt som andra anställningsärenden. Lämna rutorna för skatteuppgifter tomma i personärendet.
Att ersätta det fiktiva personnumret med ett svenskt personnummer eller samordningsnummer
Institutionen bör ha bevakning på när personen får beslut om folkbokföring och svenskt personnummer från Skatteverket.
Institutionen ska aldrig lägga upp ett nytt anställningsärende för person som har fått svenskt personnummer. Ändring från fiktivt till svenskt personnummer/samordningsnummer får endast göras av Löneadministrationen.
Så snart personen har fått ett svenskt personnummer ska kopia på beslutet från Skatteverket samt beslut om A-skatt skickas till institutionens lönespecialist som byter från fiktivt personnummer till svenskt personnummer i Primula. (Ändringen syns först dagen efter registreringen i Primula).
Om personen får ett samordningsnummer kommer beslutet skickas direkt från Skatteverket till löneadministration som byter från fiktivt personnummer till svenskt personnummer i Primula. (Ändringen syns först dagen efter registreringen i Primula).
Lönespecialist kopplar även bankkonto i Danske Bank till det svenska personnumret/samordningsnumret.