Här följer ett förslag till rutin för introduktion av nya medarbetare på er institution eller enhet. Använd gärna förslaget som utgångspunkt för att ta fram en egen rutin som är skräddarsydd för er verksamhet och arbetsplats.
Skicka välkomstbrev
Ett välkomstbrev från rektor har tagits fram och kan användas för att informera om universitetets introduktionsprogram.
De som är anställda kommer att få välkomstbrevet skickat till sin e-postadress så snart de har aktiverat sitt Umu-id.
För stipendiater behöver du som introduktionsansvarig skicka välkomstbrevet manuellt.
Notera att man behöver ha ett Umu-id för att kunna logga in och registrera sig på introduktionsprogrammets kurser.
Välkommen med länk
Välkommen utan länk
Welcome to employees
Welcome to scholarship holders
Visa lokalerna och var olika hjälpmedel finns
En rundtur i lokalerna kan till exempel omfatta
- fikarum
- postrum
- kopiator
- återvinning
- närmaste servicecenter
- kontorsmaterial.
Håll ett introduktionsmöte
I mötet bör den nya medarbetaren få information och möjlighet att ställa frågor om
- anställningsvillkor eller stipendievillkor
- rutiner för arbetsplatsträffar, gemensamt fika, administration
- datum och anmälan till introduktionsutbildning för nyanställda
- institutionens/enhetens gemensamma information i Microsoft Teams eller annan samarbetsyta
- universitetets webbplats och medarbetarwebben Aurora
- webbsidor på Aurora som är särskilt riktade till nyanställda
- utrymningsplan och återsamlingsplats.
Universitetets introduktionsprogram för nyanställda och stipendiater
Det centralt samordnade introduktionsprogrammet ger nyanställda grundläggande kunskaper om Umeå universitet, från vision och värdegrund till arbetsmiljö och säkerhet. Programmet består i sin helhet av ett antal kortare utbildningsfilmer och texter, fördjupande seminarier och ett socialt event.
Information om programmet
Del 1: digitalt program med utbildningsfilmer och texter
Introduktionsprogrammets första del består av ett antal moduler med utbildningsfilmer och fördjupande texter. Det tar ca 2-3 timmar att gå igenom samtliga moduler.
Del 2: Introduktionsseminarium för nya forskare, lärare och doktorander
Introduktionsprogrammets andra del består av ett halvdagseminarium utformat speciellt för ny forskande och undervisande personal samt forskarstudernade hålls varje termin. Huvudsyftet med seminariet är att ge deltagaren kunskap om karriärvägar inom akademin, viktiga saker att tänka på i den nya rollen samt vilket stöd man kan få i sitt arbete.
Del 3: Gemensamt socialt event
En gång per termin hålls ett gemensamt socialt event på Curiosum på konstnärligt campus efter arbetstid.
För att gå programmet behöver man ha ett Umu-id för inloggning i Canvas, universitetets lärplattform.
Programmets innehåll är målgruppsanpassat för forskande-undervisande personal eller tekniskt- administrativ personal. Det finns även ett program till utländska medarbetare och ett till postdoktorer som har ett stipendium.
Bekanta dig gärna själv med programmet om du har en roll kring introduktionen på din arbetsplats.
Programmet kan genomföras i dator, surfplatta eller mobil. För surfplatta och mobil behöver man ladda ner "Canvas Student". I lärplattformen är alla som ska gå ett program studenter, det har inget med titel i befattning att göra.
Introduktionsprogram för nyanställda
Information till internationella medarbetare
Information och checklistor för medarbetare finns på externa webben.
Get established
Ta en kopia på arbets- eller uppehållstillståndet
Kopian av den nya medarbetarens arbets- eller uppehållstillstånd arkiveras i personakt på institutionen.
Stöd till att hitta social gemenskap
Den första tiden i Umeå är det värdefullt att få stöd att komma in i den sociala gemenskapen på arbetsplatsen.
Finns det någon förening eller grupp från samma hemland kan det vara värt att förmedla en kontakt.
Den nya medarbetaren behöver få en social tillvaro och ett fungerande liv även utanför universitetet.
Ansöka om folkbokföring eller samordningsnummer
En nyanställd internationell medarbetare behöver få ett personnummer eller ett samordningsnummer för att kunna betala skatt och ha kontakt med myndigheter.
Läs mer i HR-guiden:
Folkbokföring och personnummer för internationella medarbetare
Information riktad till nya internationella medarbetare om personnummer finns på externwebben:
Moving to Umeå
Meddela Skatteverket om anställningen
När universitetet anställer en person från ett land utanför EU eller Schweiz ska Skatteverket meddelas. Chef eller prefekt ansvarar för att detta görs.
Meddela skatteverket om anställning av tredjelandsmedborgare
Skaffa ett bankkonto
Alla som har laglig rätt att vistas i Sverige har också rätt att öppna ett bankkonto.
Medarbetare och stipendiater som stannar en längre tid bör öppna ett bankkonto i Sverige. I vissa fall kan medarbetare behöva ett bankkonto i Sverige även vid en kortare vistelse.
Svenska banker har olika rutiner för att säkerställa att potentiella kunder är tillförlitliga. Frågor kan komma att ställas om
- inkomstkällor
- familjeförhållanden
- andra ämnen som rör privata förhållanden.
Det är bra om den nya internationella medarbetaren är införstådd och beredd på att svara så utförligt som möjligt.
På sidan Bankkonto i HR-guiden finns information kring att öppna bankkonto.
Bankkonto
Information som riktar sig direkt till den internationella medarbetaren finns under My employment - Opening a bank account
Skaffa ett ID-kort
Den som har blivit folkbokförd i Sverige kan ansökan om ett ID-kort hos Skatteverket.
Ett svenskt ID-kort gör att den som är folkbokförd i Sverige och har ett svenskt personnummer kan styrka detta, till exempel gentemot sin bank.
Information om ID-kort