Statliga myndigheter har ett särskilt ansvar för tillgänglighet när det gäller lokaler, verksamhet och information.
Vägledande är förordningen (2001:526) om de statliga myndigheternas ansvar för att funktionshinderspolitiken genomförs. Förordningen anger att FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning ska vara vägledande.
Förutsättningar för den fysiska tillgängligheten i lokaler
Kraven på offentliga verksamheters lokaler är högre än bygglagstiftningens minimikrav. Offentliga verksamheter ska sträva efter att hålla den kravnivå som Myndigheten för delaktighet anger i sina riktlinjer för tillgänglighet och varje myndighet måste därför analysera sin egen verksamhet och ta ställning till vad tillgänglighetskraven innebär specifikt för dem. Alla lokaler på Umeå universitet är inte offentliga miljöer och en avvägning ska därför göras i varje projekt vilka delar som måste uppfylla kraven på offentlig myndighet och vilka som kan anpassas vid behov. Alla lokaler planeras alltid för att kunna ställas om så enkelt som möjligt när behov uppstår, och universitetets grundkrav är att vi ska uppfylla lagstiftningen.
Generellt ska arbetslokaler vara tillgängliga och användbara om det inte är obefogat med hänsyn till den verksamhet som lokalerna är avsedda för (8 kap. 6§ PBL). Undantag kan vara till exempel generella speciallaboratorier. Universitetet som arbetsgivare jämställer studenter och anställda. Utöver den generella tillgängligheten kan studenter och anställda också behöva individuella anpassningar.
Tillgänglighet i befintliga lokaler
Alla lokaler som universitetet har verksamhet i inventerades 2005-2012 enligt rådande riktlinjer från motsvarande Myndigheten för delaktighet. I alla ombyggnadsprojekt efter inventeringarna används "passa-på-principen", vilket innebär att alla tillgänglighetsbrister i lokaler åtgärdas vid ombyggnad, oavsett anledningen till ombyggnaden.
Tillgänglighet i projekt
I alla projekt görs en tillgänglighetsgranskning. I små och mellanstora projekt utförs den av uppdragets arkitekt eller en konsult utsedd av hen, och i stora projekt av en extern konsult specialiserad på tillgänglighetsfrågor. Denna granskning ingår i underlaget för ombyggnationen.
Individuella tillgänglighetsåtgärder
Individuella studentärenden handläggs enligt en handläggningsordning fastställd 2017. Individuella ärenden för anställda hanteras på i princip samma sätt men har ingen fastställd handläggningsordning utan hanteras från fall till fall mellan respektive lokalplanerare och prefekt eller enhetschef och har alltid högsta prioritet.