Tips för att lyckas med ditt digitala möte

Före mötet

• Se till att vara så förberedd som möjligt innan mötet. Skicka ut eventuell mötesagenda, mötesunderlag och möteslänk i god tid till deltagarna. 
• Testa gärna din teknik innan mötet, se till att ljud och bild fungerar. Om du ska anordna ett möte och saknar tillgång till en webbkamera av bra kvalitet så kan du boka kamera via Timeedit.
  Boka utrustning
• Använd en stabil internetuppkoppling (nätverkskabel direkt in till datorn om du har möjlighet). Kom ihåg att även påminna dina deltagare om detta.
• Om du ska dela din skärm, se till att ha eventuell PowerPoint, film eller webbsida redo när mötet startar.
• Om du ska spela in mötet måste du få ett godkännande av deltagarna först. Läs mer om att spela in digitala möten.
  Säkerhet i digitala möten

Under mötet

Ljud

• Påminn deltagarna om att använda headset för bättre ljudkvalitet. 
• Om du håller i ett större möte kan du påminna deltagarna om att stänga av mikrofonen. Du som är värd för ett möte har även möjlighet att stänga av mikrofonen för alla deltagare.
• Vid mindre arbetsmöten kan mötet bli mer effektivt om alla har igång mikrofonen för att få ett mer aktivt deltagande.

Bild

• Det är trevligt att se varandra i ett digitalt möte. Be gärna deltagarna sätta på sin video. Om någon har en väldigt långsam uppkoppling kan personen testa att stänga av kameran för att förbättra sin ljudkvalitet. 
• Om du vill dölja din bakgrund finns det virtuella bakgrunder att använda. Umeå universitet har tagit fram egna bilder som du kan använda. 
  Lägg till bakgrundsbild i Zoom

Gör dina möten interaktiva 

• Inled gärna mötet med att berätta om vilka kommunikationsvägar du föredrar med deltagarna, exempelvis chattfunktionen, handuppräckning eller andra reaktionsknappar. 
• För att aktivera deltagarna i ditt möte kan du dela in deltagarna i så kallade breakout-rooms eller grupprum.
• Om ni är flera personer som håller i mötet är det bra om en person kan ha koll på chatten eller virtuella händer som räcks upp.

• Du kan använda Whiteboard för att skapa digitala whiteboardtavlor för samarbete. Whiteboard passar exempelvis att använda när du har workshops, projektplanering eller gruppdiskussioner.
• Med Forms kan du samla in feedback, planera aktiviteter, skapa quiz eller test för dina mötesdeltagare. Det är även möjligt att bjuda in personer utanför organisationen att svara via valfri webbläsare och mobila enhet.
  Forms
• Mentimeter har stöd för ett antal olika frågetyper där deltagarna kan rösta eller skriva in svar och få en visuell sammanställning. Verktyget är användbart för att samla in feedback, göra omröstningar, brainstorma idéer och använda resultatet som diskussionsunderlag.
  Mentimeter

• Du kan använda videotjänster som exempelvis Stream och Umu play för att spela upp förinspelat material.
  Umu play
  Instruktioner för Umu Play, Manual

Efter mötet

• Kom ihåg att skicka ut minnesanteckningar eller fördelade arbetsuppgifter från mötet.