Tips för att lyckas med ditt hybrida möte

Ett hybridmöte är ett möte som sker både fysiskt och digitalt. Vissa deltagare befinner sig på plats i det fysiska mötesrummet medan andra deltar på distans.

Före mötet

• Boka en lokal där du kan anordna ett hybridmöte. Om du planerar ett möte med hybrida gruppdiskussioner kan du med fördel boka en ytterligare lokal eller grupprum i anslutning till möteslokalen. 
  Boka lokal för digitalt möte
• Se till att vara så förberedd som möjligt innan mötet. Skicka ut eventuell mötesagenda, mötesunderlag och möteslänk i god tid till deltagarna. Om du har planerat att mötesdeltagarna ska diskutera i hybrida grupper under mötet behöver du informera deltagarna om att alla ska ta med sig en egen dator och hörlurar.
• Bekanta dig gärna med lokalen i förväg. Notera att du måste boka lokalen för att få tillgång till den. Behöver du hjälp med tekniken? Meddela då Infocenter eller Universitetsservice i respektive byggnad senast 2 dagar innan du ska använda lokalen.
• Var i lokalen i god tid innan mötet börjar, ställ i ordning, koppla upp och starta mötesutrustningen. Se till att ljud och bild fungerar. Stäng av ljudet på din egen dator för att undvika rundgång. 
• Har du många deltagare i mötet är det en fördel att vara två mötesvärdar alternativt utse en person som har koll på chatten eller virtuell handuppräckning. Ett annat alternativ kan vara att du regelbundet lägger in pauser för frågor så att deltagarna kan vara delaktiga oavsett om de är i sal eller på distans.

• Om du ska spela in mötet måste du få ett godkännande av deltagarna först. Läs mer om att spela in digitala möten. 
  Säkerhet i digitala möten

Under mötet

Ljud och bild

• Ljudet är väldigt viktigt. Om hybridmötet ska bli meningsfullt måste allt som sägs på plats också kunna uppfattas av dem som deltar på distans. Kontrollera ljudet en extra gång när alla är på plats så att du är säker på att alla hör dig. Upprepa efter varje paus.
• Du kan behöva upprepa frågor och svar du får i lokalen så att alla kan höra.
• Om de som deltar på plats förväntas diskutera med dem på distans i grupprum (breakout rooms) måste deltagarna på plats använda hörlurar och egna datorer. Möjlighet till ytterligare lokal är viktig för att inte skapa rundgång.
• Den som inte talar bör ha sin mikrofon avstängd.

• Tänk på var kameran är placerad och hur du kan förhålla dig till den för att de som deltar digitalt ska kunna se dig. 
• Vill du dela en presentation gör du det via det digitala mötet. Tänk på att under en presentation kan mötesdeltagarna på distans inte se varandra (finns det flera skärmar går detta att lösa).

Gör ditt möte interaktivt

Det finns många sätt att öka delaktigheten i din hybridundervisning. Nedan listas några av dem.

• Gruppdiskussioner går bra att ha även i hybridmöten. Pröva gärna att mixa grupperna så att deltagare på plats och distansdeltagare blandas.
• Du kan använda Whiteboard för att skapa digitala whiteboardtavlor för samarbete. Whiteboard passar exempelvis att använda när du har workshops, projektplanering eller gruppdiskussioner.
• Med Forms kan du samla in feedback, planera aktiviteter, skapa quiz eller test för dina mötesdeltagare. Det är även möjligt att bjuda in personer utanför organisationen att svara via valfri webbläsare och mobila enheter.
  Forms
• Mentimeter har stöd för ett antal olika frågetyper där deltagarna kan rösta eller skriva in svar och få en visuell sammanställning. Verktyget är användbart för att samla in feedback, göra omröstningar, brainstorma idéer och använda resultatet som diskussionsunderlag.
  Mentimeter
• Du kan använda videotjänster som exempelvis Stream och Umu play för att spela upp förinspelat material.
  Umu play
  Instruktioner för Umu Play, Manual

Efter mötet

• Ställ i ordning lokalen efter mötet. 
• Var det någonting i lokalen som inte fungerade? Rapportera det till Universitetsservice genom att ringa 090-786 50 00.
• Kom ihåg att skicka ut minnesanteckningar eller fördelade arbetsuppgifter från mötet.