Teams är en av universitetets tjänster för digitala möten. Teams är tillgängligt för alla med ett Umu-id. Du kan ansluta till ett Teams-möte från webbläsare, via teams-appen på din dator eller mobiltelefon. Teams går även att använda med personer eller grupper utanför Umeå universitet.
I Teams kan du bland annat:
- sätta upp virtuella grupprum för grupparbete (breakout rooms)
- genomföra projektmöten
- hålla föreläsningar, workshops m.m.
- dela skärm med andra för att ha presentationer och visa videoklipp
- chatta och skapa korta undersökningar
- samarbeta i en digital whiteboard.
Välj rätt typ av möte
Det finns tre olika mötestyper i Teams: Möte, webinar och livehändelser. Vilken mötestyp du ska använda beror på hur dina behov ser ut. I översikten nedan ser du några av de viktiga skillnaderna mellan mötestyperna.
Möte i Teams
Mötestypen möte i Teams är lämpligt när du vill att alla deltagare ska kunna interagera med varandra och dela ljud, video och/eller skärm.
- Innehåller ljud, video och skärmdelning. Dessa är frivilliga att använda och det är möjligt för mötesorganisatören att stänga av funktionerna för alla eller vissa deltagare.
- Upp till 10 000 personer kan delta men endast 1000 av dessa kan använda alla mötesfunktioner, resten kan bara visa mötet.
- Du behöver inte vara medlem i organisationen eller ha ett konto i Teams för att delta.
- Alla deltagare kan interagera med varandra genom diskussioner, chatt och reaktioner (om inte mötesorganisatören har begränsat detta).
Webinar i Teams
När du vill hålla ett möte med mer kontroll än ett vanligt Teams-möte, där deltagarna per automatik inte delar ljud eller bild, samt när du vill att deltagarna ska registrera sig till mötet i förväg. Webinariet kan vara offentligt eller privat. För att registrera sig till ett privat webinar krävs inloggning med Umu-id.
- Skapar mer värde för deltagarna när de kan få en anmälningsbekräftelse, med mer info om webinariet.
- Skapar mer värde för dig som organisatör, då du på ett strukturerat sätt kan hålla presentationer, utbildningar, etc. och innan webinariet se hur många som anmält sig.
Ett webinar kan ha tre roller
-
Organisatör – Schemalägger webinariet, skapar registreringsformuläret, bjuder in både presentatörer och deltagare, har tillgång till registrerings- samt närvarorapporten.
-
Presentatör – Delar ljud, video och skärm.
- Deltagare – Registrerar sig för händelsen, delar initialt inte ljud eller video.
Registrering
För dig som deltagare:
- Du får ett mejl som bekräftelse, med info inför webinariet.
- Du får en bokning i din Outlook-kalender.
För dig som organisatör:
- Du kan sätta en gräns för hur många som kan delta på webinariet (max 1000st).
- Du väljer vilken information deltagarna ska ange vid registrering.
- Du kan innan webinariet se hur många deltagare som registrerat sig
Mötesalternativ
Innan webinariet, se till att kontrollera mötesinställningarna. Per automatik startas en inspelning och transkribering av webinariet när det startas. Detta kan stängas av i Mötesinställningar, innan webinariet, där du också kan kontrollera andra förinställda inställningar.
Livehändelse i Teams
Mötestypen livehändelse är lämpligt när du vill direktsända ett möte (exempelvis en föreläsning) till en större målgrupp som du inte behöver kunna interagera med. Om du vill anordna en livehändelse rekommenderar vi att du kontaktar Servicedesk för stöd.
- Strukturerade möten som kan direktsändas online för upp till 10 000 personer.
- Kan endast hållas för personer inom organisationen och inloggning med Umu-id krävs.
- En livehändelse kan ha fyra roller:
Organisatör - Schemalägger livehändelsen och ansvarar för behörigheter för deltagarna och händelsegruppen som består av producenter och presentatörer (organisatören kan själv välja att vara en producent eller en presentatör under händelsen).
Producent - En värd som ser till att deltagarna kan visa händelsen utan problem, startar och avslutar händelsen samt kontrollerar vad som delas, har även samma uppgifter som en presentatör.
Presentatör - Delar ljud, video eller en skärmbild under händelsen, eller modererar frågestunden.
Deltagare – Tittar på och deltar i modererade frågeaktiviteter, kan inte dela ljud eller video.
Inspelning och transkribering i Teams
I ditt teamsmöte tillåts du att både transkribera och spela in om behovet finns. Innan du startar en transkribering eller inspelning behöver du fundera över syftet med din inspelning.
Läs mer på sidan om säkerhet i digitala möten
Inspelning och transkribering är möjligt i både vanliga telefonsamtal och möten. Du startar din inspelning under fliken "Mer" inne i samtalet.
Spela in möten i Teams, Manual
Inspelningar i Teams lagras i OneDrive för den som bokat mötet eller startat samtalet. Inspelningen sparas i 180 dagar om du inte själv väljer att spara om den. Om mötet är skapat i en teamskanal kommer inspelningen att sparas automatiskt i teamets filbibliotek och finnas tillgängligt för alla medlemmar.
Tillgänglighet i möten
Liveundertextning
I Teams möten finns även möjlighet att aktivera liveundertextning. Denna lagras inte efter mötet utan visas enbart under mötets gång. Deltagarna väljer själva om de vill aktivera liveundertextning i sina möten och samtal. Liveundertextningen har stöd för flertalet språk.
PowerPoint live
Om du ska dela en presentation under ditt digitala möte rekommenderar vi att ni använder funktionen PowerPoint live. Detta gör det möjligt för deltagarna att ändra färgkontrast, ta stöd av en skärmläsare, översätta dina slides till föredraget språk osv.