Som katalogansvarig har du en viktig administrativ roll vid din institution eller enhet. Du administrerar information om anställda och anknutna i tjänsten Personaladministration och du hanterar abonnemang för fast telefoni i tjänsten Telefonianknytning.
Personaladministration är ett gränssnitt kopplat till den så kallade koncernkatalogen. Koncernkatalogen samlar uppgifter om universitetets anställda, studenter och organisationer från system som Ladok och Primula. Syftet med att samla all information på ett ställe är att minska kostnaderna för administration och höja informationskvaliteten. I koncernkatalogen finns bland annat information om namn, personnummer, befattning och e-post. Information från koncernkatalogen används i sin tur av andra centrala system, som personalkatalogen på umu.se.
Många system rapporterar automatiskt in information till koncernkatalogen men vissa uppgifter måste verksamheterna manuellt skicka in. Du som är katalogansvarig är ett stöd för din institution eller enhet med detta.
Mer information om rollen som katalogansvarig
Detta gör en katalogansvarig
Rollen som katalogansvarig innebär att du gör administrativt arbete i tjänsterna Personaladministration och Telefonianknytning.
I Personaladministration kan du göra följande:
- Lägga till, ta bort och förlänga anknutna (personer med anställningsliknande förhållanden).
- Lägga till/ändra kontaktinformation för anställda och anknutna.
- Tilldela vissa roller på din institution eller enhet.
- Återställa lösenord för Umu-id.
- Lägga till och ta bort avdelningar samt tilldela avdelningschef och områdeschef för dessa.
I tjänsten Telefonianknytning kan du göra följande:
- Tilldela en ny fast anknytning (Teamstelefoni) till anställda eller anknutna.
- Ta bort och ändra fasta anknytningar för anställda och anknutna.
Förkunskaper och omfattning
Rollen som katalogansvarig kräver inga förkunskaper. Det underlättar dock för arbetet om du som är katalogansvarig arbetar exempelvis inom administration, ledning eller personalfrågor för din verksamhet.
Rollens omfattning beror på storleken på din institution eller enhet och hur många katalogansvarig som finns. Varje institution eller enhet kan ha flera katalogansvariga.
Chef/prefekt utser katalogansvarig
Det är chef eller prefekt som ansvarar för att utse en katalogansvarig. För att anmäla katalogansvarig för er enhet eller institution - skicka ett ärende till Servicedesk.
Meddelandet behöver innehålla uppgifter om namn och Umu-id för den person som ska vara katalogansvarig. Ni kan utse flera katalogansvariga.
Bara den som är anställd eller anknuten vid din enhet kan ha rollen som katalogansvarig.
Vilket stöd finns för dig som katalogansvarig
Som stöd för ditt arbete finns en Teams-yta för alla katalogansvariga. Där hittar du instruktioner och hjälp för Personaladministration och Telefonianknytning men kan också ställa generella frågor och diskutera. När du blir katalogansvarig kommer du att få en inbjudan till teamet. Om du behöver hjälp med ett ärende som berör en specifik person istället, kontakta Servicedesk.
Vid behov så håller vi även träffar för katalogansvariga.