Umeå universitet erbjuder flera olika tjänster för att lagra filer. Här kan du läsa mer om vilka tjänster som rekommenderas och vad du behöver tänka på. För att läsa mer om varje lagringstjänst finns mer information på våra undersidor.
Rekommendation lagring och delning
ITS rekommendation är att använda verktygen i Microsoft 365 för att lagra och dela filer.
- Använd OneDrive för att lagra dina egna filer, denna tjänst tar automatisk backup på allt du sparar där.
- Använd SharePoint eller Teams för att lagra gemensamma filer vid samarbeten.
- Tänk på att inte lagra filer som innehåller känsliga personuppgifter eller information som omfattas av sekretess i dessa verktyg
- Dela dina filer upp till nivå konfidentiell med hjälp av länkar och använd den inbyggda versionshistoriken för att minska antal filer.
Instruktion för versionshistorik
Gör inte såhär! Många sparar ner flera kopior av samma dokument och delar de sedan vidare till andra via e-post, chatt eller kanal. Detta arbetssätt skapar en större informationsmängd än nödvändigt och osäkerhet om vilken version som är den senaste.
Verktyg för att lagra filer
I tabellen beskrivs de olika verktygen och vad de kan användas till.
Observera att Microsoft 365 inte ska användas för långstidslagring. Det pågår ett arbete med att ta fram en lösning för långtidslagring av data.
| Jag vill... |
Teams, Sharepoint |
OneDrive* |
Skyddade dokument |
Min backup |
| Lagra egna filer |
|
X |
X |
|
| Lagra gemensamma filer |
X |
|
X |
|
| Lagra filer av högt skyddsvärde (se information längst ned på sidan) |
|
|
X |
|
| Spela upp lagrat ljud och video |
X |
X |
Går ej att lagra eller spela ljud eller video |
|
| Dela filer med personer inom Umu |
X |
X |
X |
|
| Dela filer med personer utanför Umu |
X |
X |
X** |
|
| Redigera filer samtidigt med andra |
X |
X |
X |
|
| Komma åt filer utanför campus |
X |
X |
X, via VPN |
|
| Ta backup på mina filer |
X |
X |
X |
X, Om du vill kunna återställa dina filer själv. Borttagna filer finns kvar i 90 dagar. Lagra ej OneDrive-filer här. |
| Långtidslagra filer |
|
|
|
|
Viktigt att tänka på
Låt informationen i filen styra var den ska lagras
En viktig del av att besluta vilken tjänst du ska använda för att lagra filer är att göra en informationsklassning. Genom informationsklassningen gör du en bedömning av filernas skyddsvärde – vilken nivå av skydd som krävs för dina filer. Skyddsvärdet påverkar vilken tjänst du får använda för dina filer. För mer stöd besök sidan om informationsklassning.
Lagra bara filer i de rekomenderade tjänsterna
För att säkerställa att informationen förvaras på ett sätt som uppfyller lagar och regler, bland annat att det är skyddat från obehöriga och har backup, är det viktig att lagra filer i de system som Umeå universitet rekomenderar ovan. Detta innebär att du inte ska använda egna aktiverade tjänster som exempelvis: Dropbox, Box, Googles molntjänster (t.ex. Drive, Apps) och iCloud.
Lagra på rätt sätt
När du väljer system är det viktigt att du väljer tjänst utifrån vilket innehåll du har tänkt att lagra. Det betyder att du bara ska använda tjänsterna för det ändamål som de är avsedda för. Felaktig lagring kan exempelvis leda till att ett system inte kan arkiveras korrekt när det ska avvecklas. Om du är osäker på hur du får använda ett system, skicka gärna en fråga till Servicedesk.
* Observera att Onedrive är till för din egen fillagring och är kopplad till din användare. Om du avslutar din anställning så kommer dina filer att bli raderade.
** För att kunna använda Skyddade dokument behöver personen vara anknuten samt ha aktiverat multifaktorautentisering.