Med eduSign kan du som anställd ersätta din handskrivna signatur med en digital signatur när du behöver skriva under ett dokument. Detta gör att dokument inte behöver skrivas ut och underlättar hanteringen vid påskrift av avtal som ska skrivas under av flera parter.
Du kan också använda tjänsten för att validera ett redan signerat dokument – det vill säga bekräfta att signaturen är äkta och att dokumentet inte har blivit ändrat efter signering.
Observera att införandet av eduSign vid Umeå Universitet är en pågående process. Detta innebär att det kommer att ta tid innan digital signering är infört på universitetets enheter och institutioner.
Innan du börjar använda eduSign
Att använda eduSign kommer att förenkla vissa processer vid universitetet. Införandet innebär också en förändrad process för universitetets enheter och institutioner – då nya rutiner krävs för att hantera dokument med digitala signaturer. Detta är nödvändigt för att följa de lagar och regler som berör digitala signaturer. Exempelvis är universitetet skyldiga att bevara vissa typer av elektroniska handlingar. Du hittar mer information om detta på sidan Bevarande av elektroniska handlingar.
Som anställd är det därför viktigt att du kontaktar ansvarig chef/prefekt innan du börjar använda tjänsten. Detta för att säkerställa att det finns rutiner på berörd enhet/institution för hantering av dokument signerade med digitala signaturer. Om du vill använda digital signatur på en intern blankett – kontakta berörd enhet för att fråga om det går att skicka in blankett med digital signatur. Det finns också faktorer som begränsar vilka dokument som kan ha digitala signaturer:
- Det kan finnas myndigheter eller organisationer som inte godkänner alla typer av digitala signaturer. Detta måste kontrolleras innan enheten/institutionen börjar använda tjänsten mot en extern part.
- Det finns begränsningar i hur verktyget kan användas mot externa parter. Eftersom en utskriven version av ett digitalt signerat dokument betraktas som en kopia så innebär det att ett dokument med både digitala och fysiska signaturer inte kan räknas som ett original.
- Det kan finnas tekniska eller juridiska begränsningar som styr vilka blanketter som kan använda digitala signaturer.
Information om rutiner för respektive blankett kommer att läggas ut på Aurora samt gå ut via nyhetsbrevet Chefsnytt.
Exempel på hur du kan använda eduSign
Du kan använda eduSign både internt på universitetet och externt mellan organisationer. Endast organisationer som har tillgång till eduSign och använder SWAMID kan signera dokumentet. Du kan läsa mer om SWAMID längst ned på sidan.
Exempel på hur du kan använda eduSign:
Internt inom Umeå universitet
Du kan använda digital signering för att ersätta en handskriven signatur på blanketter, beslut, protokoll m.m.
Mellan lärosäten där alla har tillgång till tjänsten eduSign
Om du samarbetar med lärosäten som har tillgång till eduSign kan du använda verktyget för att alla lärosäten ska kunna skriva under dokument. Detta kan exempelvis vara beslut, protokoll, avtal eller överenskommelser.
Delning av signerade dokument till lärosäte och myndighet/organisation som saknar tjänsten eduSign
Organisationer som saknar eduSign kan inte skriva under dokumentet. Däremot är det möjligt att skicka ett elektroniskt signerat dokument till organisationer som saknar tjänsten så att de kan använda valideringstjänsten för att validera dokumentet.
Exempel: en organisation behöver ett underskrivet skriftligt underlag från universitetet. Om organisationen accepterar ett digitalt signerat underlag, kan de verifiera det digitalt signerat dokumentet via SUNET:s tjänst eduSign, även om de själva inte använder tjänsten.
Vanliga frågor om eduSign
Kan studenter eller anknutna använda eduSign?
Nej, endast anställda vid Umeå universitet som har Umu-id kan använda eduSign.
Hur använder jag eduSign?
Instruktioner för hur du använder eduSign hittar du på universitetets webbplats Manual: Digital signering via eduSign
Kan jag ha både digitala och fysiska signatur på samma dokument?
Nej, eftersom ett digitalt signerat dokument som skrivs ut betraktas som en kopia.
Går det att signera ett dokument med flera underskrifter?
Ja. Signera dokumentet som vanligt och skicka den sedan vidare till nästa person som ska signera dokumentet. Person nummer 2 upprepar processen – laddar upp dokumentet i eduSign och signerar dokumentet digitalt.
Person nummer 2 skickar dokumentet vidare till eventuellt nästa person. Processen fortsätter tills att dokumentet innehåller alla nödvändiga signaturer.
Kan jag lägga in flera ärenden i en sammansatt pdf och signera?
Nej, vi rekommenderar att du signerar varje ärende var för sig. Detta då varje ärende behöver diarieföras och arkiveras var för sig. Det är inte möjligt att efter signering dela upp ett signerat dokument som består av ett flertal ärenden eftersom alla förändringar av ett signerat dokument efter signering gör signaturen ogiltig.
Varför står det att signaturen inte är verifierad och att signerarens identitet är okänd när jag försöker använda Adobe Acrobat för att validera ett dokument signerat med eduSign?
Du får detta meddelanden eftersom dokument signerade med eduSign inte går att validera i Adobe Acrobat Reader. Du kan bara validera dokumentet genom att använda valideringstjänsten för eduSign.
Det står i eduSign att min tillhörighet är student@umu.se men jag är anställd. Vad beror detta på?
Om du har varit student vid universitetet och numera är anställd så har du två tillhörigheter men i eduSign visas bara en av dem. Informationen om tillhörighet visas bara i gränssnittet och lagras inte i själva signaturen. Felet är anmält till leverantör.
Vad är SWAMID?
Tjänsten använder sig av SWAMID för åtkomst. SWAMID är en identitetsfederation som drivs av SUNET och omfattar de flesta lärosäten, forskningsinstitut och andra myndigheter som är relaterade till svensk forsknings- och utbildningssektor. De organisationer som är medlem i SWAMID har tillgång till tjänsten.
Mer om SWAMID, Sunet