Varför flyttas e-posten till Microsoft 365?
Till grund för flytten ligger rektorsbeslutet att Umeå universitet ska införa Microsoft 365 som huvudsaklig plattform för samarbete, kommunikation, e-post och telefoni.
Vad innebär det att e-posten flyttas?
Den nuvarande e-postmiljön ligger på egna servrar i ITS drifthallar. Nu flyttar vi e-posten till molntjänsten Microsoft 365.
Du som användare kommer inte uppleva någon större skillnad i funktion och utseende av skrivbordsappen Outlook. Däremot får webmailen ett nytt utseende och nås via o365.umu.se.
Har du däremot använt en annan e-postklient kommer du uppleva en större skillnad eftersom du nu, på grund av säkerhetsskäl, behöver börja använda Outlook istället.
Kommer jag förlora e-post under flytten?
Nej, du kommer inte förlora någon e-post och kan jobba som vanligt i Outlook under tiden flytten pågår.
Måste jag använda Outlook som e-postklient?
Ja Outlook är den e-postklient som stödjs och supportas vid universitetet.
Om du tidigare använt någon annan e-postklient så är det inte säkert att den kommer att fortsätta fungera efter att din e-post flyttats. Därför rekommenderar vi att du börjar använda Outlook som e-postklient.
Hur gör jag som använder Linux?
Du med Linux kan läsa din mejl via webmailen. Gå till o365.umu.se och logga in med ditt Umu-id. Till vänster i menyn klicka på Outlook.
Varför kan jag inte använda någon annan e-postklient?
Den e-postklient som används vid universitetet ska vara godkänd ur ett säkerhetsmässigt, tekniskt, avtalsmässigt och juridiskt perspektiv. Det innebär att det ska finnas ett avtal och att personuppgiftsbiträdes-avtal, risk- och sårbarhetsanalys, informationsklassning samt konsekvensbedömning ska vara genomförd och godkänd.
Under 2023 införs dessutom ytterligare säkerhetshöjande åtgärder inom Microsoft 365 och den e-postklient som vi använder vid universitetet måste kunna stödja dessa åtgärder. Andra epostklienter har i dagsläget inte stöd för dessa åtgärder, men vi följer utvecklingen ifall något ändras.
Outlook är godkänt ur alla dessa aspekter och är den e-postklient som stödjs och supportas vid universitetet.
Varför stödjs inte IMAP i Microsoft 365?
Vi har tillsvidare inaktiverat mailprotokoll som inte kan garantera att multifaktorautentisering (MFA) kan användas. Det finns ingen möjlighet att använda MFA på IMAP idag, och därför kommer det inte vara tillgängligt.
Det är inte heller möjligt att köra IMAP via OAUTH authenticering såvida applikationen inte är registrerad och godkänd och att personen som använder den har rätt att hämta ut rättigheter för den, för att kunna använda modern authenticering. Detta eftersom vi inte tillåter tredjepartsapplikationer i Microsoft 365.
Flyttas min kalender?
Ja, även din kalender flyttas. Ingen information går förlorad under flytten.
För att synka din kalender till mobilen behöver du använda Outlook-appen.
Ställ in Outlook på iPhone
Ställ in Outlook på Android
Synka dina kontakter i Outlook
Flyttas mina kontakter?
Ja, även dina kontakter i Outlook flyttas. För att synka dina kontakter från Outlook till mobilen behöver du använda Outlook-appen och sedan synka/spara ner dina kontakter.
Ställ in Outlook på iPhone
Ställ in Outlook på Android
Synka dina kontakter i Outlook
Obs! På iPhone kan du synka kontakter från Outlook till enhetens kontaktapp. Ändringar som görs direkt i din enhets kontaktapp sparas dock inte i Outlook. Därför rekommenterar vi att du skapar och sparar dina kontakter i Outlook och inte i enhetens kontaktapp.
Behöver jag göra något för att flytten ska kunna genomföras?
Du behöver inte göra något för att starta flytten.
Vilket värde ger flytten för mig?
- Din e-postlåda får större utrymme.
- Alltid tillgång till de senaste funktionerna inom e-post och Office-paketet.
- Full funktionalitet i och sömlös koppling till de olika tjänster som finns i Microsoft 365.
- Tillgång till Microsoft ToDo – En digital att göra-app tillgänglig som fristående app i mobilen, via webben eller integrerad med Teams, Planner och Outlook.
- Tillgång till Microsoft Bookings – Digital bokningssida som användare själva sätter upp med tjänster och tider. Integrerad med Outlook-kalender.
- Ny app för Outlook på webben som du når direkt från Office-portalen (o365.umu.se).
- Antivirusfiltrering utökas med ökad säkerhet och fler skydd mot skadlig kod och informationsläckage.
Kan jag använda e-posten som vanligt efter flytten?
Ja det kan du göra och e-posten fungerar på samma sätt som tidigare, förutsatt att du använder Outlook.
Om du har PC och den senaste versionen av Office kommer din Outlook skrivbordsapp på datorn uppdateras automatiskt. Du kan behöva logga in på nytt i Outlook.
Om du har Mac behöver du göra vissa inställningar för att ställa in Outlook.
För att läsa e-posten i mobilen behöver du ladda ner och använda Outlook-appen.
Mer om vad du behöver göra efter flytten finns här